Em razão das mudanças no comportamento dos consumidores e do mercado em geral, os processos de transporte de cargas estão se tornando cada mais complexos, custosos, burocráticos e extensos. Para reduzir a complexidade e simplificar a rotina de trabalho, faz-se necessário que as empresas implementem um software controle de frota.

As empresas precisam se livrar dos métodos de gestão ultrapassados, que eram baseados em papéis físicos e planilhas limitadas do Excel, e contar com o suporte de plataformas eficientes e modernas, capazes de satisfazer as necessidades da empresa e impulsionar seu desenvolvimento.

Nos tópicos a seguir, explicamos brevemente quais são os tipos de softwares de gestão para empresas, incluindo seu funcionamento, características e vantagens, bem como o impacto do uso de Enterprise Resource Planning (ERP) ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial em português. Além disso, no final também trazemos o processo de escolha do software ideal para sua empresa. Boa leitura!

Software de gestão de cargas

Esse software ajuda a empresa a organizar todos os processos envolvidos no transporte de cargas. Além de auxiliar no planejamento das operações, ele também processa os dados relacionados às cargas e processos e os entrega para os gestores.

Assim, eles não precisam coletá-los manualmente, o que reduz as chances de erros e melhora a sua tomada de decisão. Com o software de gestão, é possível:

• determinar as tabelas de preço e taxas extras;

• realizar orçamentos e cotação de frete, incluindo comissão de promotores, propostas de preços de preço etc.;

• realizar melhor aproveitamento da capacidade do veículo e alocação em rotas;

• ter conhecimento de problemas que ocorreram durante os processos;

• emitir documentos para realização do transporte (CT-e e MDF-e);

• trocar informações com cliente via arquivos EDI, agilizando a operação e evitando falhas de digitação;

• permitir que o cliente da transportadora acompanhe as operações de embarque, entrega e cobrança;

• possibilitar que os parceiros ou despachadores da transportadora tenham acesso às informações de cargas destinadas a eles;

• controlar os prazos de entrega.

Software controle de frota

O software de gestão de frota é usado, como o próprio nome já diz, para administrar os veículos utilizados pela empresa. Este gerenciamento engloba desde a compra de peças para os veículos até a sua manutenção.

Com todo o controle proporcionado por esse sistema, a empresa consegue contar com uma frota de alta performance, que dificilmente o deixará na mão. Com uma boa plataforma de gestão de frota, os gestores conseguem:

• registrar os defeitos ao término das viagens;

• acompanhar a km das peças aplicadas em cada veículo e acompanhar o melhor rendimento por marca ou modelo;

• gerenciar as peças desde a sua compra até o descarte;

• saber quantos pedidos de peça foram feitos;

• controlar de estoque e sugestões de compras com base em vários parâmetros;

• fazer o controle detalhado dos pneus e criar regras de rodízio, parâmetros de alinhamento e calibragem. Também gera relatórios com dados sintéticos e analíticos para tomada de decisões;

• ter uma visão geral dos custos da frota e individual de cada veículo.

Software de gestão fiscal

O gerenciamento das obrigações é fundamental para a empresa de transporte não deixar de pagar nenhum tributo e não ser multada pelos órgãos fiscalizadores.

O software de gestão fiscal auxilia nesse controle, facilitando bastante as rotinas do setor fiscal da empresa e assegurando que ela cumpra suas obrigações e atenda à legislação. Ao utilizar este software, o pessoal da área fiscal das empresas de transporte pode:

• controlar as faturas a pagar e a receber;

• efetuar lançamentos contábeis;

• apurar os tributos Federais, Estaduais e Municipais;

• emitir notas fiscais como CT-e, CTE-OS, NF-e, NFS-e entre outras;

• gerar e emitir documentos como DARFs, GPS etc.;

• controlar as obrigações fiscais.

Software de gestão financeira

Por sua vez, o aplicativo para gestão financeira tem o objetivo de automatizar diversas tarefas relacionadas às finanças. Muitas vezes essas são atividades excepcionalmente complexas, exigem de um controle preciso e não admitem erros, já que podem gerar prejuízos de difícil reparação.

Para minimizar riscos e garantir o equilíbrio financeiro da empresa, é fundamental utilizar o software que efetue operações rotineiras como:

• enviar e receber dados de instituições bancárias e financeiras, incluindo administradoras de cartões;

• disponibilizar relatórios gerenciais, como demonstrações de resultados, balanços, apurações financeiras, entre outros;

• estruturar um planejamento orçamentário, garantindo controle de todas as receitas e despesas, possibilitando até mesmo avisos de bloqueios;

• controlar cobranças de clientes inadimplentes, essa atividade inclui a possibilidade de conferir registros das cobranças feitas, agendá-las e até negociar faturas em aberto.

Estas são apenas algumas das tarefas que podem ser realizadas pelos softwares. É importante lembrar que a integração de todos eles é um fator muito importante para que os responsáveis possam acessá-los a partir de uma única plataforma. Com todos esses sistemas, a gestão da empresa de transporte de cargas certamente será elevada a outro patamar.

O impacto do uso de ERPs nas empresas

O ERP é um tipo de software de gestão mais completo disponível no mercado que engloba diferentes módulos e funcionalidades, como também pode ser customizável para atender a diferentes tipos de empresas e suas necessidades.

O grande benefício do ERP que maximiza o desenvolvimento das empresas é a possibilidade de integrar os seus diversos setores, como o contábil, financeiro, fiscal, logística, estoque, entre outros. As diferentes áreas da organização são unificadas em uma única plataforma, o que garante maior velocidade na troca de informações.

Como os dados da empresa são coletados por um único sistema, os gestores conseguirão ter uma visão globalizada do negócio. O programa gera relatórios gerenciais que abrangem os processos e fluxos de toda a empresa, tudo isso gerado de forma rápida, sem que seja necessário aguardar dias ou semanas para que os documentos fiquem prontos.

As informações obtidas também permitem que os gestores identifiquem onde estão os maiores ganhos e tome as medidas para potencializá-los, bem como pontuar os maiores gastos para reduzi-los.

Faz-se importante considerar que as plataformas podem aproveitar da tecnologia nuvem para potencializar os benefícios, essa inovação que permite que a empresa acesse o ERP pela internet, sem precisar investir em equipamentos de ponta, servidores etc. Considerando suas qualidades, entre os principais benefícios fornecidos pelo ERP estão:

• facilidade de acesso: pode ser utilizado diretamente por computadores de mesa, notebooks, tablets e até smartphones;

• mobilidade: acessível de qualquer localidade, bastante acesso à internet;

• segurança de dados: são dotados de sistemas de segurança e realizam backups automaticamente;

• redução dos custos: diminui custos com documentos físicos, espaços e até mesmo energia elétrica, já que o ERP em nuvem utiliza servidores de terceiros;

• aumento da produtividade: como várias operações burocráticas são automatizadas, os colaboradores se concentram em suas atividades principais e entregam melhores resultados;

• maior controle na gestão: administradores conseguem tomar melhores decisões para o negócio.

Todas essas vantagens permitem que a transportadora tenha uma melhor escalabilidade, ou seja, capacidade de atender maiores demandas com qualidade, fornecer novos serviços, expandir a área de atuação, entre outras formas de desenvolver a empresa.

O processo de escolha do software ideal para sua empresa

O mercado de ERP é amplo e antes de efetuar a sua escolha, é preciso considerar diversas particularidades sobre as opções disponíveis. Confira a seguir alguns exemplos das características a serem estudadas no ERP.

Necessidades da empresa

Todos os negócios operam sob diferentes condições, têm diferentes estruturas e podem oferecer diferentes serviços. Apesar de o ERP ser bastante completo, é preciso que os responsáveis devem estudar quais são as necessidades da empresa e estudar se o programa detém as funcionalidades capazes de satisfazê-las.

Orçamento

Apesar de o preço não ser o aspecto principal na escolha de um ERP, é preciso analisar o seu custo-benefício para o negócio. A fornecedora do ERP pode enviar orçamentos customizados e adequados para cada empresa, de forma que o investimento seja o mais benéfico possível.

Feedback de clientes

A melhor forma de averiguar a qualidade de um ERP é solicitando a opinião de clientes ou ex-clientes. Normalmente uma empresa de sucesso apresenta cases de sucesso para seus potenciais clientes, comprovando que eles entregaram uma plataforma vantajosa. Mas também é possível que você entre em contato com eles diretamente para solicitar feedbacks, opiniões, experiências e características da empresa.

Modularidade

Essa qualidade consiste na possibilidade de adquirir módulos do ERP de forma individual, ou seja, a empresa pode adquirir somente aqueles que são necessários para suas operações e minimizar os custos.

Apesar de ser possível implementar o sistema parcialmente, faz-se importante entender que toda a empresa deve passar por um processo de transformação digital se ela quer usufruir de todos os benefícios da tecnologia, bem como maximizar sua competitiva no mercado.

Suporte oferecido

Não basta simplesmente adquirir a plataforma, é fundamental que a desenvolvedora também forneça um bom suporte para treinar o pessoal da empresa, auxiliar na implementação do ERP, solucionar dúvidas dos gestores e corrigir eventuais “bugs” (falhas na programação) que forem identificados.

Maturidade

O último aspecto considerado consiste na maturidade da plataforma. Uma empresa com dezenas de anos de experiência no mercado, com franquias e representações em diversos Estados do país, que conta com uma carteira de milhares de clientes e sistemas que atendem diferentes áreas, tem a qualidade de seus ERPs presumida.

Um software controle de frota, juntamente a outros sistemas de gestão, terá funcionalidades capazes de maximizar toda a competitividade da transportadora, já que permite a entrega de melhores resultados, gera maior satisfação dos clientes e maximizar os lucros. Mas é necessário escolher o ERP mais completo e que satisfaça as necessidades da empresa.

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