Uma das responsabilidades do setor de contabilidade de uma empresa é prevenir, detectar e evitar que cometa qualquer fraudes contábeis. Boas práticas de controle e auditoria podem reduzir ou até eliminar essa prática, que é extremamente prejudicial não só para as finanças como para a credibilidade da organização.

Além disso, as fraudes contábeis que, muitas vezes, atendem pelo eufemismo de contabilidade criativa, também podem aumentar o risco jurídico da empresa, fazendo com que ela sofra sanções pesadas do poder público e possa até encerrar as suas atividades.

Neste artigo, explicaremos melhor o que são as fraudes contábeis, quais são os tipos de ocorrências mais comuns e como a contabilidade deve combatê-las. Boa leitura!

O que é uma fraude contábil?

Por definição, uma fraude é um ato intencional ou de má-fé executado com o objetivo de lesar outra parte ou se eximir de suas responsabilidades e deveres. No contexto da contabilidade, essa atividade usualmente visa a falsificação ou a não comunicação de registros de gastos ou receitas em uma organização, seja uma empresa privada ou um órgão público.

Quando uma fraude contábil é realizada, o perpetrador usualmente visa omitir receitas para direcionar os recursos ao próprio bolso ou declarar despesas não-existentes para angariar reembolsos indevidos, o que é mais comum em fraudes de escala menor.

Um outro tipo de fraude contábil é quando uma empresa omite receitas para reduzir a incidência de impostos ou inflaciona os custos dos seus serviços prestados ao poder público com a intenção de maximizar os seus lucros indevidamente.

Em alguns casos, esse excedente é utilizado, inclusive, para o suborno de agentes públicos que facilitarão o acesso da organização a editais e a licitações, por exemplo.

Quais são as fraudes contábeis mais comuns em empresas?

Existem inúmeros tipos de fraudes contábeis e, muitas vezes, a criatividade dos golpistas pode ser surpreendente. Mas algumas delas acabam sendo mais comuns em empresas, pois exploram vulnerabilidades mais frequentes no mundo de negócios.

Boa parte dessas fraudes são aquelas que envolvem o chamado caixa pequeno ou fundo fixo, que é uma parte do orçamento da empresa destinado ao cobrimento de despesas menores de centro de custo.

Algumas vezes, esse fundo pode realmente ser fixo, o que minimiza, mas não elimina a ocorrência de fraudes. Em outros casos, pode ser variável, o que dificulta mais o controle e classificação contábil. As fraudes envolvendo o caixa pequeno são, por exemplo, o superfaturamento de custos de uma viagem de trabalho, transportes ou alimentação, visando um reembolso acima do que seria justo.

Também podem acontecer com a falsificação de registro de compras de artigos pequenos de necessidade como lâmpadas ou materiais de papelaria, o que, muitas vezes, é feito em conluio com lojistas locais.

Fraudes em instituições bancárias

Uma outra categoria de fraudes contábeis são aquelas que envolvem o relacionamento com bancos. Apesar de em teoria o extrato ser uma prova simples e acessível das movimentações financeiras nas contas de uma empresa, golpistas mais ardilosos conseguem mascarar ou manipular esses dados para realizar fraudes contábeis.

Em alguns casos, as fraudes são realizadas pelas próprias instituições bancárias ou pelos seus gerentes, com o objetivo de sugar mais recursos dos seus clientes para cumprir metas agressivas.

Para combater esse tipo de fraude, a contabilidade deve realizar a conciliação bancária para verificar se existem tarifas de serviços não prestados sendo cobradas.

Nessa mesma categoria, é possível também incluir as fraudes envolvendo cartões corporativos, que podem ser tanto oriundas de atos de má-fé dos seus utilizadores reais como de golpes externos como clonagens. É fundamental averiguar os gastos do cartão com os seus utilizadores e realizar auditorias frequentes nesta área.

Por fim, um outro tipo de fraude contábil relativamente comum é aquela envolvendo compras superfaturadas. Nesta modalidade, os golpistas inflam o preço de um produto ou serviço adquirido para abocanhar uma parte dos gastos da empresa.

Em muitos casos, as fraudes em compras são feitas em acordo com os vendedores, que vão emitir uma nota fiscal condizente com o valor superfaturado para dificultar a detecção da fraude.

Como combater as fraudes contábeis?

A principal responsabilidade pelas fraudes contábeis é, naturalmente, do setor de contabilidade de uma empresa. Os profissionais deste departamento devem atuar como fiscais para combater essas práticas e reforçar a importância de uma contabilidade limpa e correta.

Para essa árdua tarefa, os contadores devem se valer, principalmente, de mecanismos de controle interno para verificação e monitoramento dos gastos e receitas da empresa. Uma dica aqui é adotar um software especializado que possa automatizar parte desse trabalho e conferir constantemente as movimentações financeiras da organização.

Com base nos dados coletados pelo software, é possível identificar melhor o perfil do colaborador que comete fraudes e as motivações que os levam a cometer esse delito.

Além do monitoramento, é recomendável a execução de auditorias internas para uma checagem mais profunda de cada setor, o que pode revelar golpistas dentro da organização.

Essas auditorias podem ser conduzidas tanto pela contabilidade como também por uma equipe externa terceirizada especializada em fraudes contábeis. A vantagem da equipe externa e que como a princípio ela não tem nenhuma ligação de coleguismo com os times da empresa, ela tem mais capacidade de encontrar essas irregularidades.

É importante ressaltar que nem todo tipo de erro encontrado na contabilidade é resultado de uma fraude. Muitas vezes, por falta de informação ou compreensão de como as finanças são geridas, colaboradores podem comprometer erros não intencionais que serão tão ou mais danosos para a contabilidade que atos de má-fé.

Ferramentas essenciais de boas práticas contábeis

Por isso, é interessante que a contabilidade invista também em ferramentas de comunicação para atingir todos os departamentos da empresa e reforçar as boas práticas de contabilidade, alertando para os danos causados pelas fraudes contábeis.

Também é recomendável segregar as funções: quem compra não deve receber e quem recebe não deve pagar. Se essas responsabilidades são todas concentradas em uma única pessoa, um mecanismo natural de controle é afrouxado e aumenta os riscos de fraude.

Por fim, outra dica interessante é punir de forma exemplar os casos de fraude detectados, pois o efeito moral vai auxiliar a impedir que novas fraudes contábeis ocorram.