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Como todos sabemos, o eSocial vem com o objetivo de substituir as ferramentas que utilizamos hoje, para prestar as informações trabalhistas e previdenciárias aos entes do governo. Neste artigo vamos falar sobre a segunda fase do eSocial.

O projeto vem sendo implantado em fases para facilitar o ingresso das empresas de forma segura e mais tranquila possível.

Estamos agora no momento de implantação da 2° fase das empresas do segundo grupo, ou seja, as empresas que tiveram faturamento inferior a R$ 78 milhões em 2016.

Segundo a comissão do eSocial, mais de 1 milhão de empregadores já conseguiram cumprir o prazo da primeira fase. O que se espera é que todos empregadores consigam para a partir daí entrarem na segunda fase.

Neste post, vou te passar 7 dicas sobre este segundo momento. Assim, você tem a possibilidade de se adequar às exigências do eSocial e evitar possíveis multas e penalidades.

O que deve ser enviado na 2ª fase do eSocial?

Antes de passar essas dicas, precisamos saber o que deve ser enviado na segunda fase de implantação.

Após enviar o cadastro da empresa e suas tabelas, é hora de enviar o cadastro dos colaboradores e os eventos não periódicos.

1) O que preciso saber sobre o envio dos empregados?

A primeira dica é sobre o envio dos trabalhadores. Dando mais fôlego para muitas empresas, o prazo de envio da segunda fase foi prorrogado e você pode enviar os empregados a partir do dia 10 de outubro.

Além disso, você precisa enviar somente os empregados ativos e isso inclui os empregados afastados. Ou seja, empregados já desligados não precisam ser comunicados ao eSocial.

Já imaginou se tivéssemos que enviar também os desligados? Com certeza, seria muito mais difícil implantar o eSocial nos prazos estabelecidos.

Mas é necessário enviar somente os trabalhadores ativos?

Na verdade, você deve enviar todos que, de alguma forma, prestam serviço a empresa. Estou falando, inclusive, dos empregadores com retirada de pró-labore, prestadores de serviço autônomo, estagiários, trabalhadores avulsos, servidores públicos, etc.

2) Quais os cuidados em relação aos cadastros dos colaboradores?

É importante que o cadastro dos colaboradores de um modo geral seja revisado, pois o eSocial valida a maioria das informações. Informe em cada campo o que de fato deve ser informado.

Por exemplo: devo informar o número do telefone do empregado no campo destinado ao e-mail do colaborador? Obviamente que não, pois o campo do e-mail tem uma estrutura diferente do número de telefone.

Verifique os dados relacionados ao vínculo trabalhista, regime de jornada, regime de previdência, entre outras informações.

À título de curiosidade, o Dataprev identificou que as empresas do primeiro grupo, enviaram o tipo de regime de previdência de forma errada.

Mais de 11.700 vínculos celetistas, foram enviados como pertencentes ao regime próprio de previdência, opção destinada aos servidores públicos.

3) Sobre o CPF dos Dependentes

Segundo o manual do eSocial, é necessário informar o CPF dos dependentes que tenham idade a partir de 12 anos.

No entanto, aconselho que as empresas tentem providenciar o CPF de todos os dependentes dos seus empregados, independentemente da idade, pois se o empregado tem desconto de plano de saúde de seus dependentes, o CPF também será exigido.

Lembre-se! A ausência do CPF do dependente impede, inclusive, o envio do cadastro do próprio empregado e você correrá o risco de não cumprir o prazo de envio do mesmo, que consequentemente estará sujeito a multa.

4) Empregadores com retirada de pró-labore e prestadores de serviço autônomo

Os empregadores sócios, devem ser enviados ao eSocial na segunda fase independente de optarem pelo FGTS. Vale ressaltar aos usuários do Fortes Pessoal que após a realização da adesão, o cadastro dos empregadores fica semelhante ao cadastro dos empregados.

Desta forma, é necessário que os dados sejam complementados e por fim efetuar a admissão dos mesmos. Somente assim, é possível realizar o pagamento dos sócios, que deve ser feito por meio da folha de pagamento e não mais em movimentos>empregadores>pagamentos.

Já no caso dos autônomos, estes só devem ser enviados ao eSocial se no momento do envio da segunda fase, existirem prestadores de serviço ativos, ou seja, que estejam prestando serviço no momento da implantação.

5) Sobre os eventos não periódicos

Isso nada mais é do que o envio de todos os acontecimentos relacionados aos trabalhadores, empregadores sócios e prestadores de serviço.

Isso mesmo! O eSocial quer ter o conhecimento de tudo que venha ocorrer na vida laboral dessas pessoas, mas não somente isso. Várias informações pessoais também são exigidas.

A questão aqui é que você precisa conhecer as regras legais e o prazo de cada informação exigida.

Mas antes de falar sobre elas, não posso deixar de mencionar que, apesar da segunda fase abranger os meses de setembro e outubro, você precisa enviar os colaboradores o quanto antes, para que seja a possível cumprir o prazo dos eventos não periódicos.

Exemplo: Imagine que, durante os dois meses de prazo pra enviar os empregados, um determinado empregado fique afastado por motivo de doença. Neste caso, você deve enviar o afastamento dentro do prazo estabelecido pelo eSocial.

No entanto, como você vai enviar o afastamento, sem enviar o empregado primeiro? Por essa razão, é importante que o envio dos empregados ocorra logo no inicio do mês de setembro.

6) Prazo de envio dos eventos não periódicos

Para facilitar a sua vida segue aqui alguns prazos, para os quais você precisa ter muita atenção.

7) Sobre a mudança cultural e de processos

Conhecer prazos, regras do eSocial e a própria legislação trabalhista e previdenciária, é fundamental para que as empresas tenham sucesso na implementação do eSocial.

No entanto, de nada adianta conhecer tudo que citei se a empresa e o escritório contábil não adequarem seus processos internos.

No caso dos escritórios de contabilidade, é importe a criação de prazos internos. Se o prazo do envio da admissão é de até um dia antes do início da atividade do trabalhador, o ideal é que esta informação chegue ao escritório com no minuto uma semana de antecedência. Desta forma será possível prevê possível problemas e resolvê-los em tempo hábil.

É necessário planejamento, organização e comunicação entre os setores da empresa, pois as informações enviadas ao eSocial é de alguma forma responsabilidade de todos.

Se a empresa tem possibilidade de ter um apoio jurídico, vale o investimento para evitar multas, penalidades fiscais e até mesmo ações trabalhistas.

Se não há esta possibilidade, a internet é uma boa fonte de informação se usada com controle e bom senso, sempre verificando a confiabilidade das informações. Inclusive você pode encontrar em nossos materiais ricos, artigos e eBooks que podem te ajudar.

Baixe aqui o eBook Checklist do eSocial e saiba como fazer processo admissional e a qualificação cadastral dos empregados.

E se você ainda tem dúvidas sobre o segundo grupo do eSocial, confira nossas respostas para perguntas dos leitores sobre a nova obrigação e explicação de como um sistema de Recursos Humanos (RH) impacta positivamente no eSocial.  

O importante é que a empresa e escritórios contábeis estejam preparados para as exigências do eSocial que só tendem a aumentar. No mais, espero que essas dicas possam te ajudar a passar por esse momento com mais confiança e menos dores de cabeça.