Chave de acesso de uma nota fiscal (NF-e): saiba como obter a sua

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A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) já é uma realidade no dia a dia das empresas. Ela foi criada para substituir o formato tradicional das notas fiscais, proporcionando mais segurança nas transações comerciais e mais agilidade na escrituração fiscal.

Porém, muitas empresas ainda encontram dificuldades no momento de consultar, baixar e armazenar a NF-e pelo período mínimo de 5 anos, conforme obrigatoriedade prevista na legislação fiscal.

Um outro obstáculo do setor fiscal das empresas tem relação com obtenção da chave de acesso, que muitas vezes é confundida, durante a etapa de recebimento do documento, com o próprio número da NF-e.

Por isso, resolvi fazer este artigo trazendo algumas dicas de como obter a chave da NF-e.

Portaria RFB 849/2020

Antes de mais nada, é importante que você saiba que a Portaria RFB nº 849/2020 revogou a partir 1º de julho de 2020, o acesso aos dados e informações relativos à NF-e por terceiros. 

Isso significa que desde o dia 1º de julho de 2020, não é mais permitido consultar os dados completos da NF-e e baixar o XML sem o uso de certificado digital, tanto pelo Portal da NF-e quanto pelo serviço fornecido pelo SERPRO.

Assim, o certificado digital é um item estritamente necessário para a emissão, consulta e download do XML dos documentos eletrônicos.

Chave de acesso de uma nota fiscal

Todas as NF-e (nota fiscal eletrônica) possuem uma chave de acesso, composta por uma sequência numérica de 44 posições. Ela funciona como o RG, identificando de forma única cada nota fiscal. É a chave quem vai distinguir uma NF-e da outra

A chave de acesso está contida no arquivo XML da nota e no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), sendo composta pelos seguintes dados:

• CNPJ do emitente;
• Código da UF do emitente;
• Ano e mês da emissão da NF-e;
• Número da série da NF-e;
• Modelo da NF-e;
• Forma de emissão do documento;
• Número da NF-e;
• Dígito verificador da chave de acesso da NF-e; e
• Código numérico da chave de acesso.

Para que serve a chave de uma NF-e?

É por meio da chave de acesso que a empresa consegue obter o XML da NF-e, que nada mais é do que a versão digital da nota fiscal. É esse arquivo que possui validade jurídica e precisará ser armazenado pela empresa.

Como obter a chave de acesso de uma Nota Fiscal?

Basicamente, existem quatro formas de se obter a chave de acesso de uma NF-e. Confira a seguir quais são!

1. Solicitar ao Fornecedor

Se a empresa adquiriu algum bem ou mercadoria, junto a eles, o Fornecedor deve encaminhar o DANFE. Se isso não ocorreu, é preciso que a empresa entre em contato com o fornecedor solicitando esse documento.

Com o DANFE em mãos e com o uso do certificado digital, a empresa poderá acessar o Portal Nacional da NF-e para fazer a consulta e o download do XML, podendo assim, armazenar o arquivo e ficar livre de possíveis punições.

2. Consulta pelo Portal da Sefaz do Estado

A Secretaria da Fazenda do Estado pode disponibilizar algum portal onde o contribuinte poderá fazer o download das notas fiscais eletrônicas, o Estado do Ceará, por exemplo, dispõe do Portal Siget.

3. Arquivo SPED Fiscal

Através do arquivo SPED, é possível conferir as chaves dos documentos.

Se por algum motivo você tenha perdido o arquivo do SPED Fiscal de uma competência, saiba que é possível recuperá-lo através do programa ReceitanetBX.

Assim, com o arquivo em mãos, você terá acesso a todas as chaves eletrônicas e poderá fazer o download do XML por meio do Portal Nacional da NF-e. 

4. Utilizar um sistema de gestão de documentos eletrônicos

A forma mais simples, rápida e segura de se obter a chave de acesso, bem como, o arquivo XML de uma NF-e, é através de um sistema de gestão de documentos eletrônicos. 

Com o Fortes DOC Prime você poderá buscar os documentos fiscais de entrada sem a necessidade de manifestar a ciência da operação, além de contar com o armazenamento em nuvem e com a segurança dos dados.

Também contamos com a ferramenta Obter XML da NF-e pela Chave, com a qual a empresa poderá buscar o arquivo XML utilizando apenas a chave de acesso. 

Sabe aquele arquivo SPED que comentei anteriormente? Pois bem, com essa funcionalidade você poderá importá-lo para obter o XML de todas as NF-e, evitando assim, possíveis sanções por não dispor deste arquivo.

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