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O eSocial é um projeto inovador que promete facilitar o trabalho dos contadores e profissionais de recursos humanos e departamento pessoal, principalmente. Trata-se de um projeto integrante do Sistema de Escrituração Pública Digital (SPED), que simplifica e unifica a entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em todo o Brasil.
O objetivo é que ele substituta, em pouco tempo, outras obrigações como a RAIS, DIRF e SEFIP, as quais resultam em um “trabalhão” ao RH e ao Departamento Pessoal de uma empresa.
E é justamente para facilitar esse trabalho que o eSocial foi desenvolvido pelo Governo Federal, com o intuito de fornecer maneiras mais fáceis e mais rápidas de prestar informações ao Fisco, mas também de forma mais tempestiva, rigorosa e com maior controle. Além disso, o próprio governo terá como fiscalizar mais profundamente a validade das informações enviadas.
A implantação do eSocial contribui significativamente para as empresas de contabilidade, pois ele permite uma modernização no processo de prestação de informações trabalhistas e previdenciárias, as quais eram enviadas por meio de ferramentas já obsoletas, com pouco eficiência.
Portanto, esse projeto permite mais rapidez, modernidade e segurança na transferência de informações, bem como maior garantia de fiscalização por parte do Fisco, afim de que os direitos dos trabalhadores sejam resguardados.
Neste post, vamos explicar:
Os dados do eSocial são enviados por meio de uma webservice, isto é, a empresa usa seu sistema de geração de folha de pagamento e este se comunicará automaticamente com um banco de dados do Fisco. Com isso, as informações serão prestadas tempestivamente, seja sobre admissões, demissões, folhas de pagamento, férias e demais rotinas da área previdenciária.
E é interessante dizer que as informações enviadas serão centralizadas em uma plataforma chamada Declaração de Créditos Tributários Federais, a DCTF Web, a qual vai recepcionar todos esses dados e permitir que, depois de todos enviados, a pessoa gere a guia para o pagamento de todos os tributos.
Basicamente, todas as empresas devem ficar atentas ao cronograma de prestação de informações, pois a implantação do eSocial iniciou no último dia 1º de março, a segunda fase desse processo, destinada às empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões. São cerca de 14,4 mil empresas e 15 milhões de trabalhadores envolvidos nesse grande grupo.
Nesta segunda fase, os empregadores de grandes negócios terão que prestar informações relativas aos seus trabalhadores e seus vínculos com as empresas, como afastamento, demissões, dentre outros. As próximas fases para esse grupo de empresas ocorrerão em maio e julho de 2018 e janeiro de 2019, meses em que deverão ser enviadas informações sobre folha de pagamento, Substituição da GFIP e compensação cruzada, além de dados de segurança e saúde do trabalhador, respectivamente.
Os prazos para micro, pequenas e MEIs que tenham empregados iniciam em julho deste ano, e passam pelos meses de setembro e novembro, além de janeiro de 2019. Por fim, Órgãos Públicos terão que prestar informações somente no ano que vem, entre janeiro e julho.
No que tange as empresas de contabilidade, é de conhecimento geral que existem muitas falhas na área de Departamento Pessoal. É muito comum, por exemplo, que empresas enviem admissões para serem executadas com atraso, a chamada admissão retroativa. Além disso, também é comum a exigência de atualização de informações em folhas de pagamento já fechadas, pontos que comprometem a qualidade e validade do que é enviado.
O fato é que muitas empresas negligenciam muitos processos, no que diz respeito à própria aplicação das leis trabalhistas. Esse cenário prejudica bastante o trabalho dos contadores, os quais precisam realizar atualizações e alterações constantes em documentos. Contudo, com o eSocial, um formato de prestação mais modernizado, os dados são prestados quase que em tempo real, o que dificulta a realização de qualquer tipo de correção ou arranjo.
Nesse sentido, as empresas terão que adequar suas rotinas às novas exigências do Fisco. E mais do que nunca, as empresas de contabilidade precisam estar preparadas para realizar esse trabalho, capacitar funcionários e conscientizar seus clientes. Por considerar isto, abaixo estão elencados 5 pontos que precisam ser levados em conta pelas empresas contábeis na hora de implantar o eSocial. Confira:
É muito importante que a empresa defina, com base nas regras trabalhistas e do eSocial, como devem ser feitos os processos de admissão, férias, faltas, horas extras, dentre outros. Além disso, torna-se essencial que a empresa contábil elabore esses processos e comunique seus clientes a respeito deles, sempre certificando-os de que o descumprimento do prazo pode gerar penalidades para as empresas.
Muitas das informações exigidas pelo eSocial já estão no sistema de folha de pagamento das empresas, mas não eram preenchidas. Então é importante revisar esses cadastros.
É essencial revisar os cadastros dos trabalhadores, a parametrização da empresa no sistema, identificar se os dados estão atualizados e se as informações de medicina e segurança do trabalho estão sendo cumpridos plenamente.
Um dos pontos mais importantes é este. As empresas de contabilidade precisam capacitar colaboradores, para que eles possuam conhecimento sobre o funcionamento do eSocial, suas regras, penalidades, e etc. É muito comum que essas pessoas não tenham conhecimento sobre a legislação e da norma trabalhista, então é importante que elas estejam por dentro das questões de trabalho.
Certifique seus clientes a respeito dos riscos e oportunidades do eSocial. As empresas precisam rever situações, pensar em nível de planejamento e gestão tributária e trabalhista. Quando se regulariza com inteligência fiscal, em conformidade com a lei, a ação sai muito mais barata do que quando se está irregular.
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