Como o eSocial muda o setor pessoal da sua empresa?

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Não há mais duvidas: a partir de janeiro de 2018 ocorre implantação do eSocial! O projeto, capitaneado pelo governo e diversos órgãos , tais como Receita Federal, Caixa Econômica, Ministério do Trabalho, entre outros, pretende simplificar e unificar a entrega das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas em todo país.

Há também uma boa parte das pessoas que também dizem não saber do que se trata e a “marchinha deste carnaval” promete ser com embalos de tirar o fôlego, acarretando grande multas para os despreparados.

Esse projeto que promete ser um dos maiores já implantados no mundo, tanto pela magnitude do cruzamento das informações quanto de entidades envolvidas. E o que esse projeto tem a ver com nós da área de RH ? Eu poderia responder em uma só palavra: tudo!  

Para estar adequado a essa otimização será necessário muitas mudanças na cultura organizacional das empresas, pois haverá um impacto na forma como se contrata, a forma de desligamento e como essa comunicação chega ao RH e  DP, nas promoções e  nas mudanças de função.

Quais os principais impactos do eSocial

Para ficar mais claro, não será mais possível contratar um colaborador sem que este tenha apresentado toda a documentação para contratação. As informações precisam ser enviadas para o ambiente do eSocial em pelo menos um dia antes de novo contratado iniciar na organização.

Há exceção apenas no caso do empregador enviar o evento de “Registro Preliminar ” (ou seja, a admissão faltando algumas informações). Neste caso, ele terá que complementar as informações até o fechamento da competência.

Isso quer dizer que teremos de dar adeus ao nosso “jeitinho”. Por exemplo, quando, em algumas situações, acontecem nas organizações, onde os gestores nos falam: “deixa ele começar e traz o que falta depois”.

Essa situação não pode mais acontecer. Porém, caso aconteça, já deixe ciente que a empresa pode estar passível de multas e penalidades. Não existe mais a situação de empresas desinformadas ou mal intencionadas ao contratar uma pessoa e somente assinar a carteira dela três meses depois.

Os gestores de pessoas precisam preparar a empresa, reprogramar a mentalidade dos colaboradores, líderes e sócios. Existe um desafio à frente que precisa ser encarado e trabalhado. A mudança precisa começar dos líderes para os colaboradores, atentando-se aos prazos, avaliando as rubricas (que são as verbas de folha como gratificação por exemplo) e refazendo processos internos.

A equipe que integra o Departamento Pessoal e seus processos, por exemplo, vai precisar se profundar ainda mais no conhecimento da legislação. Ou seja, tem de se tornar a referência em eSocial e legislação trabalhista dentro das empresas.

A relação e integração entre os setores

O eSocial exigirá, de forma direta, que haja uma maior integração entre os departamentos contábil, fiscal, trabalhista e jurídico. As informações enviadas não podem ser tratadas de forma diferente, ou  seja, como empresas não poderá ser feito nenhuma transição que não seja de conhecimento dos órgãos competentes. 

A relação com o jurídico, algo que antes não era tão necessário, precisará ser reforçada devido as exigências do eSocial, como por exemplo as informações referentes a processos administrativos e judiciais do empregador que  influenciam nos cálculos de encargos e FGTS  precisarão primeiro ser alimentados no software de folha, para que estes dados sejam enviados.  

Parece que são tantas informações e mudanças, ao mesmo tempo, que poderíamos comparar com o fim do mundo, mas ainda não é o fim, será possível correr “atrás do prejuízo” se começarmos agora.

Em janeiro, serão obrigadas as empresas que faturaram em 2016 acima de 78 milhões, em julho de 2018, o projeto se estenderá a todas as empresas, incluindo as microempresas, empresas de pequeno porte e também os Microempreendedores Individuais (MEIs).

As únicas exceções serão para empresas da área de saúde e de segurança do trabalho, essas terão mais 6 meses para se adaptar.

 

O que o setor de Gestão de Pessoas já pode fazer?

1) Validação Cadastral

Nada mais é do que a validação de dados do colaborador (Histórico Cadastral e Contratual Nome Social, NIS, dentre outros).

2) Cadastro de cargos, funções, cadastro de horários

que antes não era uma preocupação para quem manipulava o sistema de folha, apenas o de ponto, mas agora será exigido.

3) Organização das rubricas

que são mais conhecidos como verbas de folha. Talvez esse seja o que tratará maior esforço para o DP, pelo fato de que a empresa precisará conhecer o que cada rubrica representa e correlacioná-la. Depois que todo esse trabalho for realizado, a empresa que quiser já poderá aderir ao ambiente de teste que o governo disponibilizou, em agosto deste ano.

A tendência é que com a plena implantação os arquivos físicos mantidos até então pelas organizações, serão extintos, dando lugar aos arquivos XML, que poderão ser armazenado na rede e/ou base de dado. Em paralelo ao eSocial ainda será necessário o envio das obrigações CAGED, RAIS, DIRF.

Informações que são solicitadas:

• Admissão e desligamento do trabalhador em tempo real;
• Afastamento temporário;
• Alteração da jornada de trabalho;
• Alteração na situação do colaborador, tais como mudança de salário;
• Aviso prévio;
• ASO (Atestado de Saúde Ocupacional);
• Condições ambientais do trabalho que envolverá a parte de SESMT (Segurança Saúde e Medicina do Trabalho);
• CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho) deverão ser informadas no mesmo dia em caso de morte;
• Movimentações referentes à folha de pagamento;
• Monitoramento da saúde do trabalhador.

Temos o pleno entendimento que as empresas que melhor conseguirem criar um bom processo de comunicação intersetorial e entre sua matriz e filiais, serão as que conseguirão passar com menos impacto por todas essas mudanças.

Existe outra perspectiva mais positiva e menos caótica, que é a minha preferida, que seria a de que esse projeto trará uma visibilidade maior para os setores de RH e DP, claro os que estiverem mais preparados. Essa com certeza fará toda a diferença.