Se você se mantém atualizado quanto às novidades da legislação fiscal, com certeza tem noções sobre a obrigatoriedade do eSocial. Esse sistema está sendo implantado aos poucos nas empresas brasileiras e, a partir de julho de 2018, o Segundo Grupo eSocial deverá estar operando sob o novo regramento.

Ele tem como objetivo modernizar e unificar todo o envio de dados sobre os trabalhadores em uma única plataforma, fazendo com que as empresas prestem informações uma única vez e, assim, torna-se possível aprimorar a verificação por parte dos órgãos fiscalizadores.

Apesar de ser uma obrigatoriedade, o intuito é que ela seja benéfica às empresas, pois reduzirá a burocracia e os gastos com recursos para enviar os documentos. Entretanto, é necessário que as organizações saibam exatamente em quais grupos elas se encaixam, quais são as fases de implementação e seus prazos e como adaptar sua companhia para atender às exigências legais.

Diante da urgência e importância do assunto, criamos este post em que respondemos a todas essas perguntas e, além disso, também explicamos como um sistema de Recursos Humanos (RH) impacta positivamente no eSocial. Confira!

Checklist dos requisitos fiscais do segundo grupo eSocial

As empresas que deverão adotar o sistema são divididas em três grupos e cada um deles detém prazos diferentes de etapas de implantação do eSocial. Para saber se a sua organização se encaixa no segundo grupo, verifique se ela preenche os seguintes requisitos:

• contém um faturamento inferior a R$ 78 milhões anualmente;

• é uma empresa micro, pequena ou MEI que tenha empregados;

• está entre as demais empresas que não se encaixem no grupo 1 (grandes empresas, consórcios e clubes ou fundos de investimentos) e grupo 3 (entes públicos).

O faturamento consiste na receita bruta do ano-calendário de 2016, conforme o Decreto n.º 1.598/77 essa conta compreende:

• preço da prestação de serviço em geral;

• ganhos provenientes de venda de bens;

• resultados obtidos em operações de contas alheias;

• demais receitas da atividade principal da empresa;

Se o total dessa receita for menor que R$ 78 milhões em 2016, você está no grupo 2. A orientação é que essas companhias estejam adaptadas até a data de 16 de julho de 2018, entretanto, a implementação se dará aos poucos, havendo uma data específica para cada tipo de informação a ser enviada. Entenda também todas as novidades do eSocial em 2018 e descubra o que há de novo neste 2º semestre. 

Lista de fases de implementação

Como já foi mencionado, a implementação do eSocial será feita gradativamente, havendo uma data específica para cada tipo de informação a ser enviada. Confira quais as são fases as específicas para o grupo dois:

• Fase 1: 16 de julho de 2018, serão enviadas informações relativas aos cadastros do empregador e tabelas (registros S-1000 a S-1080);

• Fase 2: 1º de setembro de 2018, dados de eventos não periódicos relativos aos trabalhadores e seus vínculos com a companhia, como admissões e desligamentos. (registros S-2190 e S-2400);

• Fase 3: 1º de novembro de 2018, informações de eventos periódicos (registros S-1200 e S-1300), que são os valores constantes em folha de pagamento, como remunerações, recolhimento de contribuições sociais etc.;

• Fase 4: janeiro de 2019, substituição da GFIP e compensação cruzada, como também são enviados os dados relativos à Saúde e Segurança do Trabalhador (SST).

O governo também disponibiliza ambientes de testes, que se encontram ativos desde junho de 2017 para empresas de Tecnologia e Informação (TI) e em agosto de 2017, a fase de testes para as empresas em geral.

Faz-se importante saber que os empregadores que não seguirem os prazos estipulados para cada ciclo de informação não conseguirão passar para a próxima etapa, pois são pré-requisitos para inclusão de informações nas seguintes.

Penalidades pelo descumprimento dos prazos

As penalidades pelo descumprimento do eSocial seguem o mesmo regramento para as obrigações acessórias previstas no art. 57 da Medida Provisória 2.458-35/01, que consiste em onerosas multas (que podem chegar a até 3% do total das operações financeiras) e causar um impactante desequilíbrio nas contas da empresa.

Guia de como se adaptar para a nova obrigação fiscal

A adaptação consiste em modernizar a companhia para que ela consiga enviar as informações nos parâmetros exigidos pelo governo, como também na capacitação dos seus setores para realizarem o procedimento de envio de informações. Nos tópicos seguintes, expomos os elementos mínimos para adequação ao eSocial.

Invista os equipamentos eletrônicos básicos

Não é necessário ter processadores potentes e uma internet excessivamente rápida para atender ao eSocial. Os requisitos mínimos para transmitir dados são:

• certificado digital do tipo A1;

• computador com acesso à internet e porta USB habilitada (para usar o certificado);

• sistema operacional homologado para o certificado (Windows 7, 8, 8.1 ou 10);

• banco de dados para armazenar os arquivos eletrônicos, como Oracle ou SQL Server;

• sistema de RH para automatizar etapas do processo.

Atualmente, o acesso à tecnologia é acessível, adquirir bons equipamentos é um investimento com excelentes retornos financeiros, pois também trará inúmeros benefícios aos processos da companhia.

Entenda como será o envio de arquivos

Os eventos a serem enviados ao eSocial devem estar registrados em documentos eletrônicos e aglomerados em arquivos especificamente no formato XML.

Eventuais registros são feitos em um ambiente web, ou seja, não há um programa offline para gerar declarações ou validar o assinador. Os arquivos são enviados ao eSocial após serem assinados digitalmente pelos empregadores e o sistema retornará o recibo de entrega ou mensagem de erro.

Capacite seus colaboradores

A transição para o eSocial deve abarcar sua empresa inteiramente, principalmente quanto ao seu setor RH e contábil, pois eles serão responsáveis pelo registro de informações sobre os eventos e enviarão os dados ao sistema.

Caso seus profissionais não estejam atualizados quanto aos detalhes do eSocial, introduza-os à novidade, estimule a participação em cursos e eventos sobre o tema, faça ensaios e testes sobre os envios e elabore, juntamente a eles, uma rotina para cumprimento dessa obrigação.

Importância de um sistema de RH no eSocial

Um sistema de RH é uma ferramenta indispensável para manter a organização regularizada perante o eSocial, evitar prejuízos com multas e outros problemas fiscais.

O software da Fortes Tecnologia, por exemplo, elimina eventuais falhas humanas como atrasos, erros de digitação ou de preenchimento, evitando gargalos no processo de envio de informações e a necessidade de retrabalho. Isso maximiza a produtividade de seu pessoal e incrementa em seus trabalhos.

Além disso, ele permite um melhor controle sobre pagamentos legais e direitos trabalhistas, processa automaticamente a folha de pagamento de várias empresas simultaneamente, envia declarações na forma exigida pelo Fisco, entre inúmeras outras funcionalidades.

Uma boa plataforma também é desenhada para facilitar o manuseio de sua equipe do RH, necessitando pouco ou nenhum treinamento. Isso possibilita que sua organização se adéque ao eSocial sem atrasos.

Falta pouco tempo para a adequação do segundo grupo eSocial, entretanto, com a leitura deste artigo, você sabe exatamente quais são os prazos, os requisitos mínimos necessários e a melhora forma para fazê-lo!