Entender e compreender as funções do Departamento Pessoal e os responsáveis nem sempre é tão simples como parece, afinal, estamos lidando diretamente com a legislação trabalhista e outras leis que compõem toda a complexidade de entender, orientar e executar as tarefas e rotinas pertinentes a esse setor. 

Se você fizer uma busca na internet sobre as funções e obrigações do Departamento Pessoal, certamente encontrará algo do tipo: “É o departamento responsável pela burocracia…”, mas vale lembrar que ao longo dos anos, esse conceito precisa ser reavaliado, pois com tantas mudanças tecnológicas, todos os profissionais desse departamento precisam mudar seu perfil comportamental e técnico, saindo do operacional para o estratégico e consultivo. 

Este guia completo vai te mostrar as funções, obrigações e a finalidade de cada uma delas, e juntos aprenderemos todas elas, como:

• Admissão
• Elaboração da Folha de Pagamento
• Férias
• Rescisão
• 13° Salário
• SEFIP/GFIP
• INSS
• IRRF
• E-Social
• DCTF-Web
• DIRF

Quer saber mais sobre cada uma delas e como o DP tem responsabilidade sobre essas funções? Continue a leitura do nosso artigo completo!

Descubra as funções do departamento pessoal

1. Admissão

A admissão é o processo de formalizar uma nova contratação, independentemente da modalidade contratual. Essa é a primeira obrigação do departamento pessoal, pois tudo começa na admissão e terá reflexo nas demais obrigações. 

Apesar de ser uma tarefa relativamente simples, requer muita atenção ao preencher os dados do novo colaborador no software de folha de pagamento, pois um simples erro pode trazer prejuízos futuros para o colaborador. 

No processo de admissão, é importante cumprir os prazos previstos na legislação, registrando e emitindo o contrato de trabalho antes do início da jornada do novo colaborador. 

Além disso, o empregador deve encaminhar o novo colaborador para fazer o ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) com o médico do trabalho, para comprovar a aptidão para exercer a função. Prazo: Antes do colaborador iniciar sua jornada de trabalho. 

Outro ponto relevante é analisar e pagar corretamente o salário, seguindo a convenção coletiva de trabalho e observando o piso salarial para que o colaborador nunca receba um valor inferior ao estipulado.

Leia mais:

• Impostos na folha de pagamento: conheça os principais e como funcionam
• Pagamento de comissão: um guia para analistas e gestores de departamento pessoal
• Acidente de trabalho: conheça os direitos e procedimentos essenciais para empresas
• O que é salário-família e quais os direitos do trabalhador?
• Férias coletivas: o que são e quais as regras?

2. Elaboração da folha de pagamento

A folha de pagamento é um documento que contém todos os proventos/vencimentos e descontos. A empresa é obrigada a elaborar a folha de pagamento conforme previsto no artigo 225 do Decreto 3048 de 1999. Algumas observações importantes:

• O pagamento do salário não pode ultrapassar o 5º dia útil (incluindo sábados).
• Devem ser efetuados os descontos obrigatórios, como INSS e IRRF (falaremos mais adiante).
• O colaborador deve receber o recibo de pagamento, com todas as verbas discriminadas, inclusive o valor do FGTS recolhido.
• Através da folha de pagamento, são feitos os recolhimentos das contribuições previdenciárias. Elaborar a folha de pagamento requer conhecimento e segurança por parte do profissional, garantindo que todos os cálculos e informações estejam corretos. Por isso, é essencial estudar e se atualizar, pois isso também é uma obrigação do DP.

3. Férias

Conforme o Art. 130 da CLT, as férias são um dos principais direitos do trabalhador CLT. Após 12 meses consecutivos de trabalho, o colaborador adquire o chamado Período Aquisitivo. 

Gerenciar as férias e planejar o momento em que cada colaborador usufruirá desse benefício é essencial para evitar o pagamento em dobro por descumprimento das regras estabelecidas pela legislação trabalhista. 

O profissional de Departamento Pessoal deve atuar de maneira preventiva nas organizações, auxiliando os gestores e diretores na tomada de decisões. Importante: As férias devem ser pagas até dois dias antes do início do gozo.

4. Rescisão

A rescisão é uma das obrigações que costuma gerar dúvidas e insegurança para os profissionais iniciantes, pois envolve o cálculo de todas as verbas e direitos adquiridos pelo colaborador durante o contrato de trabalho. Aqui vão algumas dicas para calcular corretamente as verbas rescisórias:

• Verificar eventuais estabilidades de emprego (gestante, acidente de trabalho).
• Escolher a melhor data para a dispensa, levando em consideração o mês que antecede a data-base, evitando assim o pagamento da multa do dissídio.
• Conferir todas as verbas que constam na rescisão.
• Organizar-se para cumprir o prazo de entrega e pagamento da rescisão.
• Ter um checklist. A rescisão é a quitação de todas as verbas trabalhistas, portanto, organização e planejamento para cumprir o prazo de 10 dias corridos para entrega da documentação e pagamento são essenciais.

5. 13º salário

Final de ano é maravilhoso, não é mesmo? Panetone, festas, presentes e churrasco… Além disso, temos o tão desejado e esperado 13º salário. 

O 13º salário é um direito de todo trabalhador registrado, e o empregador deve efetuar o pagamento em duas parcelas: a primeira até o dia 30/11 e a segunda até o dia 20/12. Apenas na segunda parcela são feitos os descontos de INSS e IRRF. O FGTS deve ser recolhido nas duas parcelas.

6. SEFIP/GFIP

O Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS, conhecido como SEFIP/GFIP, está com os dias contados. Sem dúvida, uma das principais obrigações mensais do DP e consome tempo. 

A SEFIP/GFIP deve ser entregue até o dia 07 do mês seguinte ao fechamento da folha, com o recolhimento atualmente do FGTS. Até 2021, o INSS fazia parte do sistema, mas foi migrado para a DCTFWeb. Para utilizar o programa, é necessário fazer o download. A previsão é que a obrigação seja 100% substituída em 01/2024, com a entrada do FGTS Digital.

7. INSS (Instituto Nacional do Seguro Social)

O desconto de INSS na folha de pagamento é obrigatório e segue a tabela divulgada pela Previdência Social em janeiro de cada ano. Efetuar o desconto corretamente garante que o colaborador tenha seus direitos previdenciários garantidos.

8. IRRF

Imposto de Renda Retido na Fonte: uma obrigação chata, mas necessária. Aquele descontinho indesejado na folha de pagamento de colaboradores que ganham a partir de R$ 2.112,00. Mas calma lá, temos uma solução para facilitar essa burocracia: a DCTFWEB. Com ela, o recolhimento e repasse desse valor são feitos de forma digital e descomplicada.

9. eSocial

O sistema digital do governo que veio para simplificar a vida das empresas. Desde 2018, ele foi implementado 100% para o setor privado e público. O objetivo? Acabar com a redundância nas informações e tornar as fiscalizações mais fáceis. 

Mas atenção: é importante que a empresa envie todos os eventos (admissão, férias, rescisão, etc) dentro do prazo estabelecido. Em geral, até o dia 15 do mês seguinte. Nada de deixar para última hora!

10. DCTFWeb

A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos. Um nome grande para uma declaração importante. Ela substituiu a GFIP e é usada para apurar as contribuições previdenciárias, além de outras informações fiscais. 

O prazo para transmitir essa declaração é até o dia 15 do mês seguinte. Fique atento, pois atraso ou omissão na entrega podem resultar em multa.

11. DIRF

A Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte. Uma obrigação tributária que pessoas jurídicas e físicas devem cumprir. Se você pagou ou creditou rendimentos com retenção de imposto de renda na fonte durante o ano, precisa entregar essa declaração. 

O prazo anual é até 28 de fevereiro. Ah, e não se esqueça: se essa data cair em um domingo ou feriado, antecipe-se!

Conclusão

O Departamento Pessoal é cheio de responsabilidades, mas não precisa ser chato. É essencial se manter atualizado e buscar capacitação profissional para transformar essa área em algo estratégico e consultivo. 

E para facilitar a vida, nada melhor do que contar com ferramentas tecnológicas e um software de folha de pagamento ágil e seguro. Conheça agora mesmo as soluções da Fortes Tecnologia e tenha a agilidade e segurança que você precisa. Clica aqui agora!