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Fazer uma boa gestão financeira para escritórios contábeis é muito óbvio para os contadores, mas sabemos que é comum encontrarmos escritórios que salvam as empresas dos clientes mas esquecem de olhar para a sua própria gestão.
Saber gerenciar os recursos disponíveis da sua empresa é tarefa essencial para garantir a saúde financeira dos negócios. Portanto, organizar fluxo de caixa, criar rotinas de controle e planejamento, utilizar softwares e soluções digitais, além de controlar a inadimplência, são algumas das atividades que devem ser realizadas quando o assunto é gestão financeira.
Independentemente do porte ou nicho de atuação da sua empresa contábil, a gerência constitui-se enquanto elemento essencial para fins de acompanhamento do desempenho organizacional.
Por que precisamos falar de gestão financeira para escritórios contábeis?
Infelizmente, a grande maioria dos profissionais contábeis, em sua atuação prática, costumam focar em soluções burocráticas, operações fiscais e de departamento pessoal.
Muitas vezes, a operação de um escritório não consegue focar na análise contábil e financeira dos próprios demonstrativos, e isso é um fator de extremo risco, tendo em vista que 48% das empresas no Brasil acabam fechando por problemas de gestão, e, a gestão financeira é uma das ramificações do processo de gerenciamento.
Em função disso, faz-se necessário refletirmos se os escritórios contábeis podem ter problemas financeiros e quais os reais motivos dos profissionais não saberem administrar e gerir financeiramente sua empresa. Seria simplesmente por não saberem?
Uma, dentre tantas outras habilidades desenvolvidas pelos profissionais contábeis, é a aptidão para efetuar o controle e planejamento das finanças da sua empresa e de terceiros, todavia, o esforço que deve ser incorrido para sua realização é extremamente elevado, e por conta disso, muitos contadores não se dedicam na execução de tais atividades.
Por que os escritórios contábeis podem ter problemas financeiros?
A ausência de dedicação e empenho na gestão financeira, distancia a realização de análises dos lucros e resultados, e direciona o foco apenas para as vendas e entregas operacionais burocráticas.
É muito importante que os contadores e empresários contábeis, de forma geral, estejam dispostos a realizar a gestão financeira e analisar o resultado dessa gestão, pois, não basta apenas realizá-la, mas também é necessário efetuar o monitoramento, a fim de suportar as importantes tomadas de decisões baseadas nos números e indicadores gerenciais.
Um aspecto primordial que exerce impacto significativo na gestão financeira é o controle de recebimentos dos serviços vendidos, determinando inclusive a saúde do fluxo de caixa da empresa, não somente para fins de identificação dos resultados (lucros ou prejuízos), mas também para identificação da capacidade de cumprir com as obrigações passivas.
Sendo assim, no tópico a seguir, iremos entender como lidar e reduzir a inadimplência no escritório contábil.
Mas como lidar com a inadimplência no escritório contábil?
O primeiro passo rumo à redução da inadimplência no escritório contábil é assumir a postura de dono e líder da sua empresa, pois, se você não for o guia da sua própria empresa você acaba se tornando refém da empresa do outro.
Além disso, faz-se necessário conhecer o perfil do seu cliente, agindo com mais frieza na negociação, buscando entender quais os contratos que valem a pena, atentando-se aos sinais da possível inadimplência desde o momento da venda.
A clareza é uma das principais características que deve apresentar um contrato de prestação de serviço, e com ela, algumas informações devem ser muito bem especificadas.
Outro aspecto indispensável é possuir políticas e diretrizes estruturadas de cobrança. Em meio a intensa rotina e compromissos aos quais as pessoas estão submetidas atualmente, é comum que por vezes a inadimplência ocorra por mero esquecimento ou falta de organização do cliente. Sendo assim, fornecer lembretes aos clientes, informando sobre a proximidade da data de vencimento, através de ferramentas como e-mail, SMS e mensagens de WhatsApp, podem ser ótimas alternativas para reduzir a taxa de inadimplência do seu negócio.
Alternativamente, oferecer opções de parcelamento da dívida ao seu cliente também é um caminho eficiente para ajudá-lo a honrar com seus compromissos.
5 dicas para deixar o setor financeiro mais eficiente na Empresa Contábil
Diversas são as recomendações que podem ser oferecidas aos profissionais que desejam realizar sua própria gestão financeira, ou até mesmo vender este tipo de serviço para seus clientes. Neste artigo, trouxe 5 dicas que visam garantir um bom acompanhamento gerencial:
1. Inicie o processo de gestão o quanto antes
É fundamental que o processo de gestão seja iniciado o mais rápido possível, desde as fases iniciais de sua empresa, organizando por exemplo, processos de contas a pagar, contas a receber e faturamento, através da utilização de ferramentas digitais ou até mesmo sistemas robustos.
Organizar toda a movimentação financeira da empresa através de um fluxo de caixa garante subsídios para apoiar a tomada de decisões.
2. Utilize ferramentas digitais
Os sistemas de gestão também são grandes aliados, e atualmente, existem diversas opções oferecidas pelo mercado, muitas vezes permitindo a automatização dos processos, bem como possibilitando a emissão de relatórios para análise dos negócios.
Para os profissionais que ainda não dispõem de recursos financeiros para contratações de sistemas, uma alternativa é a utilização das ferramentas gratuitas de acompanhamento gerencial, tais como planilhas eletrônicas do google e do excel.
3. Facilite a ação da gestão
Caso não seja possível realizar por conta própria a gestão das finanças, saiba que existe a possibilidade de contratar uma pessoa ou terceirizar esse tipo de serviço.
Não importa de que forma, mas o mais relevante é que a gestão financeira seja feita e acompanhada, sendo assim, possuir dados e informações é essencial para facilitar as ações da gestão.
4. Crie um planejamento e orçamento financeiro
Outro aspecto extremamente importante é ter um planejamento e orçamento financeiro para que você consiga definir suas metas mensais de aumento de receita e redução dos custos.
Em paralelo a esse orçamento e planejamento financeiro, é importante estabelecer seus principais indicadores para facilitar a análise e gerenciamento do resultado.
5. Tenha períodos específicos de análise
Tão importante quanto executar a gestão financeira, é acompanhá-la e monitorá-la. Para que isso ocorra de forma organizada, faz-se necessário que sejam estabelecidas rotinas, bem como, determinar períodos específicos para análise dos demonstrativos e controles financeiros.
Isso permite a gestão do cumprimento das metas, além de indicar possíveis necessidades de ajuste no planejamento e estratégias adotadas.
A importância da gestão financeira
Ao longo deste artigo foi possível notar que o profissional contábil não somente está apto a realizar a gestão financeira, como também é altamente capaz de vender esse tipo de serviço para outras empresas. Contudo, existe um esforço significativo para manter a gestão atualizada e eficiente, esforço este que muitos não estão dispostos a incorrer, uma vez que o foco está muito mais direcionado para a venda dos serviços e entrega das operações burocráticas.
Conforme vimos, dentre os aspectos mais relevantes de uma gestão eficaz, destaca-se a necessidade de realizar o acompanhamento dos resultados da sua empresa, controlar o fluxo de caixa (entradas e saídas), elaborar e acompanhar o orçamento e planejamento financeiro, reduzir o índice de inadimplência, e investir em soluções tecnológicas através do uso de um sistema de gestão que auxilie na otimização dos processos dentro da empresa.
Dessa maneira, para que a dor da má gestão não seja um obstáculo para evolução dos negócios, é extremamente importante que a empresa contábil possua uma boa gestão e análise financeira dos seus números, efetuando controle dos índices gerenciais e das movimentações financeiras, avaliando as medidas adotadas e realizando as mudanças necessárias para garantir os melhores resultados.
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