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Várias iniciativas são capazes de melhorar o desempenho de um escritório de contabilidade. No entanto, poucas são tão efetivas quanto adotar o sistema de gestão da Fortes Tecnologia. A razão para isso é a automação proporcionada pelo software. Ele faz com que o contato entre contador e cliente seja aproximado, trazendo muito mais agilidade ao processo de envios de documentos e assinaturas, por exemplo.
Em uma entrevista com Felipe Roque, foram apresentados mais detalhes sobre essa solução. As informações são precisas, pois Felipe conhece bem o produto, já que atua como head of sales da companhia. Acompanhe a leitura e tire o máximo de proveito possível para que possa otimizar o empreendimento contábil.
Quais são as dificuldades enfrentadas por escritórios contábeis com o número de clientes abaixo do ideal?
Um dado bastante curioso a respeito dos escritórios de contabilidade no Brasil é que a maioria deles tem um porte pequeno. Segundo o entrevistado Felipe Roque, mais de 80% dos negócios desse tipo contam com menos de cinco profissionais em seu quadro de funcionários. Isso denota que a grande fatia desse mercado é composta por pequenos empreendimentos.
Dessa forma, até mesmo manter o negócio funcionando se torna uma dificuldade. Com o cenário recente de crise sanitária instalada, os escritórios de contabilidade precisaram se adaptar para conseguir fazer entregas de serviços de qualidade, ao mesmo tempo que é preciso ter um preço acessível ao cliente.
A situação se torna um verdadeiro jogo de xadrez, visto que o empresário contábil está envolvido na operação nesses casos.
Como a pandemia reforçou os desafios enfrentados?
No processo de administração de um escritório contábil com clientes abaixo do ideal deve-se vencer várias dificuldades. Imagine, então, como se enfrenta um cenário no qual várias empresas fecharam as portas. Com a pandemia, muitas marcas se viram forçadas a encerrar suas atividades ou estão limitadas a uma quantidade mínima de clientes em sua cartela.
Já as empresas que conseguiram continuar com suas operações tiveram seu faturamento reduzido, pelo menos na maioria dos casos. Isso forçou os contadores a recorrerem a uma maior personalização dos serviços, pois a necessidade dos clientes mudou.
Com todo o cenário de sobrevivência reinando na sociedade, essas empresas passaram a contar com o escritório como um ente consultivo e não somente como meio de entrega de obrigações acessórias.
Para completar o quadro de mudanças provocadas pela chegada da pandemia, instalou-se o modo de trabalho em home office. Essa era uma configuração programada para acontecer em alguns anos, mas tudo isso foi antecipado. Assim, mesmo os profissionais mais antigos precisaram se adaptar com velocidade ao uso da internet e a todas as ferramentas oferecidas.
Como a tecnologia pode ajudar?
Diante desse cenário de amplos desafios, a tecnologia surge como uma grande ferramenta capaz de proporcionar um enorme diferencial aos escritórios contábeis. Para que isso aconteça, entretanto, é necessário haver uma mudança de postura do profissional em relação aos documentos físicos.
Muitos contadores ainda resistem em fazer uma imersão no mundo digital justamente por serem apegados aos processos convencionais, que são baseados em caneta e papel.
No entanto, basta observar um pouco os procedimentos tecnológicos para atestar a grande produtividade trazida por esse meio. O que se conhece como “caminho cliente-contador” pode ser muito encurtado ao se adotar a tecnologia como ferramenta de trabalho. Um exemplo disso é a integração possível entre o site de um cliente e um sistema de gestão do escritório.
Nessa situação, os documentos podem ser lançados ao sistema do cliente e ficarem disponíveis automaticamente para o contador. A contratação ou desligamento de um funcionário é um desses casos. Sua documentação pode ser compartilhada para que os procedimentos legais sejam feitos pelo profissional. Isso traz segurança e agilidade para as tarefas executadas pelo escritório.
O amplo resultado disso tudo acaba sendo excelente para o empreendimento contábil e ajuda exatamente na gestão do negócio. Com tamanha produtividade sendo inserida no processo, o tempo rende mais e pode ser mais bem aproveitado.
Em consequência, com menos tempo sendo investido em tarefas operacionais, o contador agora consegue se dedicar a ampliar os serviços já oferecidos para sua carteira de clientes ou, então, trabalhar na captação de novos parceiros.
Quais são os resultados alcançados com a utilização dos sistemas de gestão da Fortes Tecnologia?
A automação de processos conseguida por meio da implementação de sistemas de gestão permite obter ganhos expressivos em termos de performance e produtividade. Isso se reflete na estrutura de todo o escritório contábil, pois gera diversos efeitos cascatas que melhorarão o desempenho atingido.
A razão para esse acontecimento decorre também da redução de trabalhos manuais. Por causa da integração entre os módulos dos sistemas, muitas tarefas redundantes não são mais necessárias. Além disso, o meio digital oferece ganhos ainda maiores no que diz respeito à comunicação e troca de documentos com os clientes do escritório.
Com isso há também redução na carga de trabalho operacional. Os retrabalhos são afastados e surgem as tarefas estratégicas, como a ampliação do portfólio de serviços e aquisição de novos clientes, expandindo o negócio. Outra grande vantagem no trabalho automático é a possibilidade de variar o regime laboral, que pode ser híbrido, presencial ou executado no modelo de home office.
Isso tudo só é possível porque o sistema atua como uma espécie de ERP para escritórios de contabilidade. Isso significa que não há necessidade de contratação de softwares adicionais, pois o sistema já contempla diversos módulos que se integram.
São exemplos disso os módulos de gestão financeira, de captura e armazenamento de xml, e de comunicação entre cliente e escritório. Também fica evidente a integração com os setores de pessoal, contábil, fiscal e patrimônio.
Usar o sistema de gestão da Fortes Tecnologia traz inúmeros ganhos para os profissionais contadores em seus escritórios. Trata-se de uma ferramenta que automatiza diversas rotinas operacionais, liberando os profissionais para executar tarefas estratégicas que são capazes de trazer mais faturamento ao negócio.
Dessa forma, a contratação de tal sistema constitui-se em uma ótima forma de investimento que, a médio e longo prazo, gera ainda mais valor para os serviços de contabilidade ofertados.
Gostou da explicação sobre o sistema? Então, entre em contato conosco e fale com um de nossos consultores. Teremos grande satisfação tirar todas as duas dúvidas sobre o assunto.
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