O faseamento da EFD Reinf é uma mudança que gera muitas incertezas para os gestores e profissionais contábeis das grandes empresas — e isso ocorre pelo fato de o SPED ser um complexo de vários projetos com funcionalidades que se complementam, como é o caso do eSocial e o projeto estudado neste artigo.

Esse módulo é de observância obrigatória para várias empresas e o seu descumprimento poderá acarretar multas bastante onerosas. Mas você sabe do que se trata essa obrigação? A falta de conhecimento sobre o tema pode gerar muitas complicações para as finanças da empresa.

Para evitar prejuízos decorrentes do descumprimento da EFD Reinf, este post lhe ajudará a entender melhor sobre o tema trazendo 5 pontos essenciais sobre o assunto. Aqui você saberá seu conceito, seu objetivo, suas mudanças, qual o faseamento e os cuidados necessários ao adequar um escritório contábil às mudanças, entre outras informações relevantes! Vamos lá?

1. O que é a EFD Reinf?

Esse termo significa Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída e consiste em um módulo lançado recentemente que integra o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) juntamente com o SPED Contábil, eSocial, SPED Fiscal e outros.

A EFD Reinf foi instaurado pela Instrução Normativa RFB n.º 1.767/17 (que alterou a IN n.º 1.701/2017) e, no campo prático, é uma forma de prestação de contas que substitui antigas obrigações impostas aos contribuintes e empregados, alterando a forma com que as informações são transmitidas em algumas guias.

2. Qual é o objetivo dessa escrituração fiscal digital?

Seu objetivo principal é servir como um complemento para o eSocial, ampliando os recursos de sua utilização e tornando seus processos mais simplificados simultaneamente.

Entretanto, sua finalidade vai ainda além e também engloba aquelas ligadas ao SPED: reduzir a burocracia no cumprimento das obrigações acessórias fiscais, aprimorar a fiscalização pelo Fisco, tornar mais saudável a concorrência do mercado (penalizando empresas desonestas), entre outras.

3. O que muda com o faseamento da EFD Reinf?

As mudanças estão relacionadas ao envio de informações e algumas delas tem a ver com a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) e a Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP).

O que anteriormente era transmitido pela EFD Contribuições, como as informações das Contribuições Previdenciárias sobre a Receita Bruta (CPRB), também será realizado pelo novo módulo. Além dos já citados, uma ampla lista de itens foi contemplada pela EFD-Reinf. Confira quais são eles:

• todos os serviços efetuados sob a forma de mão de obra ou por empreitada;

• dados acerca de tributos retidos na fonte (valores dos impostos são retirados pela própria empresa) no pagamento efetuado às pessoas físicas e jurídicas, como é o caso do Imposto de Renda (IR) e das contribuições COFINS, PIS/PASEP e CSLL;

• informações sobre recursos recebidos ou repassados por equipe profissional desportiva (como um time de futebol ou vôlei);

• dados sobre as comercializações e apuração da contribuição previdenciária substituída de agroindústrias e produtores rurais de pessoas jurídicas;

• entidades que promovam eventos que envolvam uma associação desportiva ou que mantenha clube de futebol de categoria profissional.

Todas as empresas que devem prestar as informações acima estão obrigadas a utilizar esse módulo. Entretanto, diferentemente do envio único mensal realizado no SPED contábil, Fiscal e Contribuições, na EFD-Reinf as organizações deverão enviar os arquivos por eventos (conforme acontecem).

Dessa forma, é possível fazer várias transmissões em diferentes períodos. Além disso, não haverá Programa Validador (PVA) para autenticar o arquivo, mas este ainda deve ser assinado virtualmente por meio de um Certificado Digital.

4. Qual é o faseamento da EFD Reinf?

A EFD-Reinf está intimamente ligada aos projetos do eSocial, DCTF Web (declaração online de débitos e créditos de tributo federais), e à nova sistemática do FGTS previsto pela CAIXA.

Dessa forma, a implementação desse módulo também está separada por 3 grupos e se dará de forma gradual, ou seja, haverá datas específicas para os eventos. Explicamos os grupos e seus respectivos faseamentos a seguir.

Grupo 1

Nesse grupo estão todas as empresas cujo faturamento anual tenha sido maior que R$ 78 milhões no ano de 2016, como também aquelas que obtiverem esse faturamento a partir desse prazo.

Para as organizações que se encaixam nessa categoria, todos os eventos exceto o R-2070 (retenções na fonte do IR, CSLL, COFINS e PIS/PASEP) devem utilizar a EFD Reinf desde 2 de maio de 2018.

Quanto aos dados relacionados ao R-2070, que são as informações que substituirão a DIRF serão escrituradas através de novos eventos a serem publicados em versão futura, juntamente com o seu novo cronograma de obrigatoriedade, conforme divulgado pela Receita Federal nesse link.

Grupo 2

Nesse grupo temos as Empresas integrantes do Grupo 2 – Entidades Empresariais conforme a Tabela de Natureza Jurídica com faturamento no ano de 2016, menor ou igual a R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais), exceto as Optantes pelo Simples Nacional e Entidades pertencentes aos grupos 1, 3 e 4. 

Para saber mais sobre o Grupo 2 – Entidades Empresariais consulte Anexo V da Instrução Normativa RFB nº 1.634/2016 clicando aqui.

As empresas do Simples Nacional farão parte do Grupo 3 desde que esse regime tributário conste no CNPJ em 1º de julho de 2019. Você pode consultar essa informação clicando aqui.

Para esse grupo a regra começa a vigorar no dia 1º de janeiro de 2019 e todos os eventos devem ser transmitidos pelo Reinf, exceto os do código R-2070.

Assim como no anterior, o prazo para envio dos dados é até o dia 15 do mês subsequente. Ou seja, 15 de fevereiro de 2019. Sempre observando se o dia 15 é um dia útil, caso não seja a entrega é antecipada.

Grupo 3

Esse é o grupo das empresas Optantes pelo Simples Nacional, Entidades sem Fins Lucrativos e Pessoas Físicas .

Para esse grupo a regra começa a vigorar no dia 1º de julho de 2019 e todos os eventos devem ser transmitidos pelo Reinf, exceto os do código R-2070.

Assim como no anterior, o prazo para envio dos dados é até o dia 15 do mês subsequente. Ou seja, 15 de agosto de 2019.  Sempre observando se o dia 15 é um dia útil, caso não seja a entrega é antecipada.

5. Quais os cuidados para adequar o escritório às mudanças?

Para que a empresa seja capaz de prestar todas as informações da forma adequada, sem falhas, atrasos, entre outros problemas que acarretem complicações fiscais ou custos desnecessários, há cuidados que devem ser tomados pelo escritório contábil antes de aplicar as mudanças. Confira:

Mapeamento das informações

Primeiramente faça um mapeamento de todas as informações fiscais da organização, identificando e organizando todos os documentados e dados que precisarão ser transmitidos ao fisco, como as notas fiscais, recibos, entre outros.

Revise os dados de cadastros

Revise os cadastros de seus documentos e adéque as informações aos novos códigos previstos na EFD Reinf — caso seu sistema esteja desatualizado, há risco de entregar informações errôneas e gerar penalização do Fisco.

Padronize o recebimento dos documentos

Receba em uma única plataforma e realize a escrituração dentro do prazo de todos os documentos sujeitos à EFD Reinf. Isso é fundamental para que os cálculos sejam feitos corretamente, porque os dados incoerentes ou incompletos podem causar o pagamento de multa de até 3% sobre o valor de cada transação incompleta ou omitida.

Implemente uma solução fiscal

As soluções fiscais são as melhores para a adequação de uma empresa à EFD Reinf. Consistem em plataformas de gestão fiscal que unificam todas as informações e automatizam várias atividades burocráticas.

Além de mapear as informações, corrigir cadastros, efetuar os cálculos corretamente e adequar a organização à legislação fiscal, os programas também otimizam o tempo dos processos, reduzem a carga de trabalho (e o estresse) de seus colaboradores e permitem a maximização de sua produtividade.

Conforme o tempo avança, a legislação fiscal aprimora seus procedimentos para garantir mais celeridade e segurança na fiscalização, como é o caso do faseamento da EFD Reinf. Porém, todo o processo será mais fácil com a implementação de uma boa plataforma de gestão contábil.