O eSocial trouxe a vantagem da integração dos softwares de gestão de pessoas das empresas com o Ambiente Nacional do eSocial, possibilitando a automação na transmissão das informações dos empregadores. Mas também deixou os times que formam uma empresa muito mais integrados.

Concorda comigo que agora o departamento pessoal caminha junto com setor de tecnologia da informação?

A importância da tecnologia da informação

Sem uma boa estrutura na rede da empresa e sem um mínimo conhecimento do que é requisitado para a transmissão ao eSocial, você corre o risco de não realizar suas obrigações dentro do tempo certo.

Segundo o modelo operacional da arquitetura de comunicação do eSocial, para enviar informações trabalhistas e previdenciárias ao eSocial o empregador deverá gerar eventos em arquivos eletrônicos, contendo as informações referentes ao cadastro inicial, tabelas, eventos não periódicos e eventos periódicos.

Se quiser saber mais sobre eventos não periódicos e eventos periódicos, confira nestes artigos.

Os arquivos gerados deverão ser assinados digitalmente, transformando este arquivo em um documento eletrônico nos termos da legislação brasileira, de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor.

Comunicação x Transmissão

O eSocial estabeleceu a utilização de web services onde um faz transmissão dos lotes relacionado aos eventos e outro para realização de consulta ao resultado do processamento dos lotes de eventos enviados.

Como a comunicação será baseada nesses web services, o meio físico é a internet com uso do protocolo HTTPS com autenticação mútua, além de garantir a comunicação segura na internet, permite a identificação do servidor e do cliente através de certificados digitais.

Se você utiliza o Fortes Pessoal, esse web service é a aplicação Agente.exe e o mesmo já contempla as funcionalidade citadas. Você localizará o Fortes Pessoal eSocial Agente, normalmente no caminho C:\Fortes\AC\Agente.

Você sabia?

O eSocial faz validações  no arquivo transmitido pelos softwares de folha em duas etapas. Em seu primeiro nível de verificação ele valida o certificado da conexão e a estrutura do lote. Então é muito importante que sua conectividade com a internet esteja em perfeito funcionamento.

Apenas no segundo nível da validação é que é feita a extração do que foi recebido em lote para então realizar as verificações dos eventos de forma individual.

Etapas de um processo ideal

1. O sistema de folha do empregador inicia a conexão enviando uma mensagem de solicitação de processamento de lote de eventos para o Fortes Pessoal eSocial Agente (Webservice de Envio de Lote de Eventos).
2. O Agente recebe a mensagem de solicitação de processamento, valida e insere a solicitação no repositório de lotes do eSocial;
3. O Agente retorna para o software do empregador o Protocolo de Envio;
4. Os lotes são inseridos na fila de solicitações de processamento;
5. O sistema eSocial retira e processa a solicitação de processamento da fila de solicitações;
6. O sistema eSocial valida cada um dos eventos contidos no lote. Os eventos que são considerados válidos pelo eSocial são armazenados e um recibo é emitido;
7. Uma vez concluída a validação de todos os eventos de um lote um retorno do processamento do lote é gerado e armazenado no eSocial. Este retorno contém o resultado do processamento de cada evento contido no lote;
8. O sistema de folha do empregador faz uma solicitação de consulta, ao Agente, passando o Protocolo de Envio retornado no passo 4;
9. O Agente retorna o resultado da consulta contendo a situação do processamento do lote de eventos. Caso o lote já esteja processado, o retorno conterá: os Recibos de Entrega dos eventos válidos e/ou os Erros dos eventos inválidos.

Aplicação Web (eSocial Web Geral)

Você provavelmente já se perguntou e se preocupou com casos em que o sistema de folha possa apresentar indisponibilidade de transmissão para o eSocial por N motivos.

O eSocial também pensou e trata situações assim, por exemplo, uma indisponibilidade de servidores.

Para não ficar sem prestar as devidas informações, é chamado o Procedimento de Contingência e para isso o orientado é que seja utilizado o Portal Web do eSocial, mas apenas use quando de fato, for necessário. Afinal, é um processo manual de entrada de dados e em casos de grandes volumes você levará muito tempo.

Muita atenção ao fazer inserções manuais no Portal Web, pois os dados inseridos não serão incluídos automaticamente no seu sistema de folha.

Certificados digitais

Os certificados digitais basicamente entram em ação em dois momentos distintos, na transmissão e na assinatura de documentos.

Na transmissão 

Antes de ser enviado qualquer lote ao sistema do eSocial, o certificado digital do solicitante é utilizado para reconhecer o transmissor e garantir a segurança do tráfego das informações na internet.  

Assinatura de documentos

Garante a integridade das informações pela assinatura digital.

Para saber mais sobre certificados digitais no eSocial assista ao vídeo Certificado Digital e Procuração Eletrônica para o eSocial:

https://youtu.be/BqI1Vktg03o

Manutenção e Segurança

Também não deixe de conferir as regras no firewall, e antivírus para que a aplicação não seja reconhecida como um vírus e assim seja impedida de realizar as transmissões para o eSocial.

O que fazer?

• Backup diário do banco de dados.
• Manutenção preventiva no banco de dados (Firebird, SQL…)
• Atualização do seu sistema de folha (O leiaute do eSocial está em constante mudança.)

Falando em backup, se você utiliza o Fortes Pessoal e está em uma versão igual ou superior a  de nº 6.121.0.1 será possível fazer o backup de uma empresa aderida ao eSocial para realizar uma migração de dados.

Significa dizer, que se você está mudando de contador, o outro estabelecimento vai ser o responsável pela movimentação do seu sistema de folha e transmissão ao eSocial e se eles também utilizam o Fortes Pessoal, será possível restaurar a cópia da empresa e manter tudo o que foi transmitido para o eSocial.

Antes de te ensinar como fazer, você precisa saber que ao realizar a cópia da empresa, o sistema irá bloquear o seu uso no subsistema Fortes Pessoal no banco em que foi feita a cópia, podendo somente consultar os relatórios.
A responsabilidade de movimentação e transmissão passará a ser de quem fizer a restauração desse backup.

Atenção

Durante a restauração, não será possível Sobrescrever caso seja identificado que a empresa já exista no banco e que já está aderida. Então você deve escolher a opção “Criar outra empresa”.

Como fazer?

Na tela de backup (Utilitários > Empresa > Cópia), terá uma nova opção em que habilita a possibilidade de backup/migração,  visível somente no subsistema Pessoal e Administração quando a empresa estiver aderida ao eSocial:

Quando você concluir a restauração da cópia no sistema de destino, o sistema irá alertar através de uma mensagem para que seja configurado o certificado digital da empresa.

Para realizar a configuração efetue o Logoff no sistema e ao fazer novo login na empresa, acesse Utilitários > eSocial > Configuração > Certificado.

Se você não o fizer, será apresentado erro ao tentar enviar qualquer evento para o eSocial.

Ficou com algum dúvida? Deixe nos comentários que irei esclarecer.