O eSocial é um projeto criado pelo Governo Federal para consolidar o envio das obrigações acessórias referentes aos eventos trabalhistas e previdenciários das empresas numa única entrega, sendo um braço do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Assim, ele funciona como um mecanismo seguro para o repasse de informações à Receita Federal, ao Ministério do Trabalho, ao INSS e à Caixa Econômica Federal.

A ideia é que o eSocial, instituído com o Decreto 8.373/14, unifique o envio de informações de maneira digital para o SPED a respeito de processos como admissão, demissão, férias, acidentes de trabalho, folha de pagamento, entre outros.

Por isso, é preciso pensar em como lidar com o eSocial em pequenas empresas, de maneira que as obrigações sejam compreendidas e cumpridas adequadamente. Conheça, então, 6 passos para se adequar a ele. Confira!

1. Identifique as atividades da empresa

O primeiro passo para cumprir com as exigências do eSocial tem a ver com o entendimento de como funciona o próprio negócio. É um trabalho de observação fundamental para todo o processo que virá adiante.

Quando você consegue enxergar no seu empreendimento as atividades de maneira a tornar racional os procedimentos a serem realizados, fica mais fácil trabalhar com os dados e, assim, prestar contas da maneira correta.

Comece observando o tamanho da sua empresa. Ela pode ser de pequeno, médio ou grande porte. De acordo com ele, faça uma categorização relacionada ao tipo do negócio e da equipe para somente então procurar alternativas em função das exigências do eSocial.

No caso da pequena empresa, que é o objetivo do presente texto, tenha cuidado, pois em boa parte dos casos, elas podem apresentar resistência aos processos de mudança e de informatização, não dando a devida atenção para soluções que permitem a automatização dos processos.

É a velha história do gestor “faz tudo”, aquele que se desdobra em diferentes atividades sem ter conhecimento de causa em nenhuma delas.

2. Implemente um software de gestão

Se identificou com a figura do gestor “faz tudo”? Então é hora de mudar as coisas na companhia.

É preciso levantar os dados de forma automática e simplificada. E essa é uma vantagem que a modernidade tem oferecido. Com a tecnologia, surgiram inúmeros softwares que permitem às empresas tornarem o trabalho com a análise de dados mais precisa, algo essencial não apenas para que cumpram com suas obrigações legais, mas também para o aperfeiçoamento de seu trabalho no dia a dia.

Automatizando os processos, você consegue ganhar tempo ao lidar com questões como admissões, desligamentos, folha de pagamentos, entre outros.

A organização e o acesso aos dados de maneira instantânea, são duas das maiores vantagens que a tecnologia pode trazer ao seu empreendimento. E não pense que isso é oferta exclusiva para grandes empresas. Hoje, já é possível contar com soluções acessíveis e de boa qualidade para facilitar o seu dia a dia.

3. Oriente os trabalhadores de cada departamento

A essência do eSocial é tornar mais criteriosa a apuração das informações apresentadas pelas empresas. Sendo assim, é fundamental que o gestor crie uma política interna para que cada dado seja devidamente registrado ao longo do ano.

Sendo assim, estabeleça métodos e procedimentos para tanto. Comece identificando a maneira como o negócio está estruturado e de que forma as informações nascem. Isso pode ser feito de acordo com o setor. O RH, por exemplo, trabalha com categorias que envolvem recrutamento e seleção, além de treinamentos, salários e mais.

Por conta disso, é fácil perceber que tipos de dados exigidos pelo eSocial surgem desse setor. Oriente a sua equipe para fazer esse trabalho de identificação e registro das informações para facilitar o processo de adaptação ao eSocial.

4. Desenvolva um passo a passo

É preciso agir com critérios diante do cumprimento de obrigações legais. O ideal é que você identifique aquilo que está sendo feito de maneira errada e aprenda o que pode ser feito para que os problemas sejam resolvidos dentro das possibilidades da sua empresa.

Assim, crie uma cartilha para ser consultada sempre que for necessário. Descreva nela de maneira detalhada o que precisa para o devido funcionamento do processo, incluindo os prazos.

Como exemplo, na admissão de um colaborador, você pode criar uma cartilha e inserir nela informações a respeito dos documentos necessários, assim como os procedimentos a serem realizados, o prazo de envio e as consequências do não cumprimento desse prazo.

Repetindo o procedimento em cada processo que fizer parte da rotina da empresa, você estabelece uma política para lidar com demissões e afastamentos, férias, entre outros, tornando mais fácil o cumprimento das exigências do eSocial.

5. Resolva os problemas nos cadastros dos trabalhadores

Para se adequar ao eSocial é preciso que o empreendimento esteja em dia com os cadastros dos seus colaboradores. Sendo assim, procure informações conflituosas e atue na resolução desses problemas.

Ao encontrar contrariedades, regularize a situação dos seus trabalhadores por meio do Cadastro Nacional de Informações Sociais (Cnis) antes que isso seja identificado pelos órgãos oficiais.

Questões como trabalhadores que possuem mais de um número de PIS ativo, por exemplo, ou casos em que o colaborador mudou de endereço, de sobrenome ou agregou dependentes, precisam ser revistos para que os dados estejam em dia na data de cumprimento das obrigações.

6. Contrate um contador capacitado para ficar responsável pelo envio

Com o eSocial, a entrega dos arquivos será feita por meio de um arquivo eletrônico contendo as informações necessárias. Esse arquivo precisará ter uma assinatura digital para que seja validado como documento eletrônico.

Ao ser enviado para o Ambiente Nacional do eSocial, terá sua integridade verificada para que o protocolo de envio seja emitido e enviado ao contribuinte.

Para a realização de todos esses procedimentos é preciso cuidado. Diante de um eventual erro, você pode ser penalizado, trazendo prejuízos para a sua empresa. Por isso, garanta ter ao seu lado um profissional especializado em contabilidade para fazer todo o trabalho de envio dos arquivos para o eSocial.

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