Processo trabalhista, ações trabalhistas, passivos trabalhistas, enfim, diversas denominações para o mesmo o mesmo problema. Os conflitos trabalhistas quando não resolvidos ali mesmo na empresa entre as partes, muitas vezes chegam à justiça do trabalho em forma de processo.

Infelizmente, aquele problema que poderia ser solucionado de forma mais amigável e com menos custos, acaba por se prolongar no tempo, gerando desgaste emocional e principalmente econômico.

Se você é empregador e sofre com esse problema, essa é a hora de diminuir consideravelmente essa dor de cabeça, ou quem sabe até eliminá-la.

Vou te passar dicas preciosíssimas, mas não pense que é uma tarefa fácil, pois muitas ações não dependem apenas do empresário, mas de toda a organização. Por isso é tão importante estabelecer diretrizes e uma cultura ética e disciplinada na empresa, senão todo o esforço será em vão.

Você sabe o setor mais sofre com processo trabalhista?

Que pergunta hein? Então, você sabia que segundo indicadores do TST, em 2016 e 2017 o setor industrial liderou o ranking de processos na Justiça do Trabalho, seguido das empresas prestadoras de serviços, comércio?

De acordo com os números apresentados pelo Superior Tribunal do Trabalho, em 2017 foram mais de 641 mil novos processos. Mas o que gera tantos processos? Pagamento de aviso prévio, horas extras, atraso no pagamento da rescisão, férias, adicional noturno, são as situações que mais geram passivos trabalhistas.

E como evitar? Como dito anteriormente, conhecer a lei e cumpri-la é a base de tudo. No entanto, diminuir ou mesmo eliminar o risco de processos trabalhistas não se restringe a isso. Vamos então ver outras ações que irão fazer diferença na sua organização.

Bom, sem mais delongas, vamos às dicas e espero que elas possam ajudar a sua organização a crescer cada vez mais, mas com responsabilidade.

Sua equipe de gestão precisa conhecer a legislação trabalhista.

Com esse mundo globalizado, a informação se espalha muito rápido e ninguém mais vai ao médico, por exemplo, sem antes consultar o oráculo. Calma! Oráculo foi só uma forma carinhosa que encontrei para os sites de pesquisa.

Continuando que o que estava a dizer. Se a informação está ao alcance de todos, obviamente seus colaboradores não estão fora dessa realidade. Inclusive já testemunhei empregados com mais conhecimentos que seus gestores.

Ofereça treinamentos na sua empresa

Claro que é direito do trabalhar conhecer seus direitos e deveres, aliás, ele tem que conhecer. Entretanto, o domínio do conhecimento da legislação trabalhista tem que fazer parte da competência dos gestores da organização. Prepare sua equipe nesse sentido. Se possível patrocine cursos nessa área. Mas se a sua empresa não tem como arcar com esse custo, estimule-os a buscar esse conhecimento.

Uma dica seria sempre pesquisar, inclusive as decisões judiciais, e avaliar com bom senso a melhor forma de tratar situações do dia a dia.

Bom, mas nem preciso dizer que conhecer e não colocar em prática não resulta em nada. Aliás, pode resultar em passivo trabalhista.

Logo, conhecer e respeitar as leis trabalhistas é um ponto fundamental para quem quer evitar o ônus de responder um processo na Justiça do Trabalho.

Então, basta conhecer as CLT?

Obviamente que não. Na verdade, a legislação funciona também como orientação. Se não entendeu eu explico. Será que a lei consegue abarcar todas as situações? Posso dizer a você que não. Se assim fosse, não precisaríamos do Poder Judiciário para determinar quem tem razão, de quem pertence o Direito.

Por esse motivo temos outras fontes que ajudam a Justiça do Trabalho a solucionar os conflitos como, por exemplo, as súmulas do Tribunal Superior do Trabalho. A titulo de curiosidade, até outubro de 2017, antes da Reforma Trabalhista, a escala 12×36 não era regulamentada por lei.

Por conta disso, o TST editou a súmula 444 na tentativa de dar um mínimo de normatização acerca desse tipo de escala, que na prática já existia.

Em resumo, conhecer a Direito do Trabalho vai fazer grande diferença para evitar ações trabalhistas.

O ideal é ter uma assessoria jurídica?

Com certeza esse seria o mundo ideal. A assessoria jurídica serve de apoio não somente nos processos já em andamento, mas nas ações preventivas ao fornecer as devidas orientações nas relações de trabalho.

Entretanto, não é toda organização que tem a possibilidade financeira de manter esse serviço. Então, temos que trabalhar com outras alternativas.

Tenha em seu time pessoas curiosas

A curiosidade ajuda na busca de novos conhecimentos e isso é fundamental para quem trabalha com gestão de pessoas. Se você não tem a possibilidade de manter uma assessoria jurídica então será necessário ler e pesquisar os aspectos legais da relação de trabalho.

Quero dizer que antes de tomar qualquer medida que envolva um ou mais colaboradores, será necessário pesquisar e ver os impactos positivos e claro, negativos daquela ação.

Vou te dar um exemplo para ficar mais claro. A empresa deseja restringir o uso do banheiro para aumentar a produtividade dos empregados. A primeira ação preventiva aí é questionar-se: será que podemos fazer essa restrição? O segundo passo é pesquisar sobre o assunto antes de colocar a decisão em prática.

Procure as fontes de pesquisas certas

Bom, falando em pesquisa, será a internet uma boa fonte? Claro que é. Entretanto, você precisa pesquisar nos lugares certos. Procure fontes confiáveis e nunca se limite a aceitar apenas um posicionamento acerca de terminado assunto.

Veja sites oficiais do governo, pois eles te darão maior respaldo. O site do TST, por exemplo, é uma boa opção, porém nem sempre você vai achar o que procura, por isso é tão importante ser curioso e paciente na sua pesquisa.

Troque ideias com seus colegas de profissão. No entanto, não esqueça o que mencionei antes. Consultar apenas uma pessoa não é a melhor escolha.

Desconfie de soluções muito fáceis e objetivas

O Direito do trabalho assim como outros ramos do direito, terá a palavrinha mágica depende. Depende da situação, da lei, das decisões judiciais, da má ou boa-fé, entre outros dependes.

Como gosto muito de trabalhar com exemplos, vai aqui mais um. A empresa pode demitir um trabalhador por justa causa, após ter conhecimento que o mesmo cometeu um crime? Você já sabe o que responder? Isso mesmo, depende! Para obter a resposta certa para esse exemplo, basta ver o que diz a lei.

Segundo o artigo 482, alínea d, o trabalhador pode ser demitido por justa causa, quando o mesmo sofre uma condenação criminal, passada em julgado. Isso quer dizer que ele só pode ser demitido por justa causa, após o seu julgamento onde não é mais possível recorrer.

Nesse caso, dependendo da situação ele ficará preso aguardando julgamento e ficará afastado da empresa. Nessa você não erra mais. No Direito, tudo depende.

Fundamente sua atividade econômica em princípios éticos e humanos

A ideia de que sai na frente quem é mais esperto, não deve ser lema de quem quer evitar processos trabalhistas. Burlar a lei e não respeitar os direitos do trabalhado pode até dar algum tipo de resultado financeiro a curto prazo, mas não se engane, uma hora a sorte desvia do seu caminho e você vai ser ver diante de um juiz tentando justificar porque não pagou as horas extras do trabalhador.

Essa talvez seja a situação mais corriqueira. Empresas que procuram o velho jeitinho brasileiro para se desviar de suas obrigações como empregador.

Prevenir um problema é fundamental

Até entendo que manter um trabalhador no Brasil é um grande desafio devido a nossa grande carga tributária, mas como diria o autor José Ricardo Marques da Costa, em seu trabalho, O Livro dos Provérbios Portugueses, “O que se poupa no farelo gasta-se na farinha”.

Veja como há fundamento nessa fala. Recentemente o TST condenou um frigorifico a pagar 3,3 mil reais, simplesmente porque as cabines dos chuveiros não tinham portas, obrigando os empregados a tomarem banho nus na frente dos demais colegas.

Acredito que nesse caso concreto, todo o desgaste com processo e pagamento de indenização poderiam ser evitados se a empresa tivesse apenas colocado portas nos banheiros, não é mesmo?

Gerencie documentos de forma eficiente

Com o avanço uso da tecnologia como, por exemplo, com a implantação do eSocial, muitos documentos passaram a ser eletrônicos. Entretanto o papel ainda não foi extinto, por isso é muito importante a manutenção de todas as informações relacionadas aos trabalhadores.

Procure manter o histórico da vida laboral do trabalhador de forma eficiente e organizada, pois a primeira coisa solicitada em caso de fiscalização é a documentação, por exemplo, da ficha de registro dos empregados.

Se possível adote o Termo de Quitação criado pela Lei 13.467/17

Com o advento da Reforma Trabalhista as empresas passaram a ter mais um instrumento que propicia a comprovação da quitação de verbas salariais e rescisórias e dar mais segurança jurídica às empresas.

Mas antes de mais nada, é preciso saber que o Termo de Quitação deve ser estabelecido em comum acordo com os empregados.

O Termo de Quitação deve ser feito de forma anual e no ato do desligamento do colaborador, além de conter o registro de tudo que já foi quitando como, quantidade e pagamento de horas extras, 13° salário, férias, adicionais, entre outras verbas.

Quer saber mais sobre o Termo de Quitação? Então veja a matéria 6 coisas que você precisa saber sobre o termo de quitação.

Controle de ponto eficiente

A jornada de trabalho é uma das questões que mais geram passivos trabalhistas, por isso é importante um bom controle de entrada, saída e intervalos.

Isso não serve apenas para evitar ações auto de infração e ações trabalhistas, mas ainda, para mensurar o nível de produtividade de seus colaboradores. Assim, a empresa pode verificar a necessidade de reorganizar as atividades.

Como controlar a jornada de trabalhado dos empregados?

Inicialmente é necessário entender que essa responsabilidade pertence a empresa e não aos colaboradores. Empresas com mais de 10 colaboradores estão obrigadas ao controle formal e pode ser feito de várias formas. Esse controle pode ser manual, onde os trabalhadores devem registrar de forma escrita sua entrada e saída.

Lembrando que o controle dos intervalos não é exigido por lei, mas devem estar pré-estabelecidos.

O controle pode ser ainda mecânico como uso por exemplo, da máquina de cartão e por fim eletrônico tendo como exemplo, aquele com a identificação digital dos empregados.

Dica importante para evitar processo trabalhista

Bom, uma dica muito importante em relação ao controle da jornada é a seguinte. Não tente manipular o registro da jornada dos empregados, ainda mais informando, por exemplo, o mesmo horário de entrada na batida do ponto. Obviamente em caso de fiscalização ou ação trabalhista, a autoridade competente vai no mínimo achar estranho todos baterem o ponto exatamente no mesmo horário.

Mas se você quer mais praticidade e eficiência no controle da jornada, intervalos, escalas de revezamento, um bom sistema de controle de ponto pode fazer a diferença na sua organização.

Formalize tudo que for possível

No mundo jurídico, quanto mais provas, melhor. Por isso, formalize tudo através de e-mails, documentos e etc. Vale lembrar que são aceitas apenas provas lícitas, pois no direito do trabalho assim como em outros ramos do direito, provas ilícitas não são admitidas.

Crie uma cartilha com regras internas, claro, sempre dentro da legalidade e deixe em locais de modo que seja de conhecimento de todos os colaboradores.

Essas ações são necessárias, pois ficar apenas em diálogos informais diminuem as chances de sucesso em possíveis processos.

Invista em saúde e segurança do trabalho

A saúde e segurança de seus colaboradores é de sua responsabilidade e esse é um dos pontos que geram as maiores multas em caso de descumprimento das normas de saúde e segurança do trabalho.

Invista em treinamento e tenha uma boa equipe especializada na área. Não esqueça que as informações relacionadas ao SST serão exigidas no eSocial com o máximo de detalhes e sua empresa precisa estar preparada.

Quer saber mais sobre os cuidados necessários em relação a saúde e segurança do trabalho? Veja a matéria SST na 5ª fase do eSocial: o que muda a partir de agora?

Cultive a cultura do diálogo e parceria com seus colaboradores

Manter sempre o diálogo com os colaboradores gera confiança e respeito. Nesse sentido é importante que os gestores sejam receptivos e tenham o hábito de ouvir os trabalhadores.

Além disso, flexibilidade também faz muita diferença, pois motiva os trabalhadores a manter a produtividade e diminui o grau de insatisfação, consequentemente possíveis ações trabalhistas.

Otimize sua folha de pagamento

Ter um sistema de folha de pagamento que auxilie no gerenciamento das informações trabalhistas e previdenciárias é fundamental. Não somente para cumprir as obrigações, mas que ofereça recursos que otimizam os processos dentro do departamento pessoal.

A realização de movimentações em lote, como folha, rescisão, etc., controle de planos de saúde, ponto eletrônico, além de relatórios gerenciais, facilitam as rotinas e você ganha produtividade.

Tudo isso é muito importante, pois a empresa poderá pensar em outras ações preventivas como, por exemplo, em auditorias internas afim de identificar falhas e realizar as devidas correções.

Aposte nos Acordos Coletivos

O acordo é sempre o melhor caminho para as partes, além de dar mais segurança jurídica, após reforma trabalhista.

É muito importante o envolvimento não apenas dos empregadores, mas de seus colaboradores de forma significativa. Por isso, incentive-os a participar das decisões para estabelecer as melhores condições para as partes.

Fique atento as exigências do eSocial

O eSocial, projeto do Governo Federal que unifica as informações trabalhistas e previdências, também tem a função de garantir os direitos dos trabalhadores por meio das informações exigidas e declaradas no novo ambiente. Isso porque as informações declaradas no eSocial são disponibilizadas para alguns entes como, por exemplo, o Ministério do Trabalho e Emprego.

Com o avanço da tecnologia, as informações trabalhistas e previdenciárias são declaradas em tempo real e com mais segurança e qualidade na informação. Pensando nisso, conhecer o eSocial faz parte da nossa lista de como evitar ações trabalhistas.

Conheça os prazos e tratamentos específicos dados a certas situações envolvendo os trabalhadores. Por isso é importante investir em treinamento e capacitação de colaboradores que ficarão responsáveis pelo o envio dos dados.

Mas não somente isso. É importante que os trabalhadores também tenham ciência do que é o projeto e do papel dos mesmos dentro desse processo, haja vista que o eSocial envolve todos os departamentos da empresa.

Fale sobre o eSocial com sua equipe

Promova encontros para falar sobre assunto e crie regras internas acerca das exigências e prazos do eSocial, vai ajudar no planejamento e organização de tudo que precisa ser declarado.

Podemos colocar como exemplo, a entrega de atestados médicos. O prazo de envio em caso de afastamento por motivo de doença por período igual ou superior a 3 dias e com duração superior a 15 dias tem prazo de até o 16º dia da duração da licença.

No entanto, é muito comum o trabalhador realizar a entrega do atestado somente quando retorna do afastamento. Isso quando ele entrega, o que resulta no desconhecimento do fato de quem precisa declarar essa informação.

Nesse caso, a empresa pode fixar prazo menor aos seus colaboradores, para que esse documento chegue em tempo hábil ao departamento pessoal e assim, possa ser enviado ao eSocial.

Planejamento nas admissões

Realizar um processo de admissão, desde a disponibilização da vaga até o inicio das atividades do trabalhador pode evitar diversos problemas não somente para evitar ações trabalhistas, mas para garantir o correto cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias.

Não é preciso dizer que manter trabalhadores na informalidade, no mínimo vai gerar uma ação de reconhecimento de vínculo.

Outro cuidado importante é que o trabalhador inicie suas atividades somente após a formalização de sua contratação. Caso contrário você pode ser contemplado com fiscalização, estando ainda o trabalhador sem vínculo trabalhista.

Além disso, a informalidade pode gerar outros complicadores em caso de acidente de trabalho, por isso é importante traçar um plano de ação na hora de contratar.

Demita com responsabilidade

Demitir um colaborador nunca é tarefa fácil e é preciso muita sensibilidade neste momento. Afinal estamos lidando com pessoas e seus sentimentos e isso precisa ser levado em consideração.

A forma como se conduz um desligamento, muitas vezes impacta mais o trabalhador do que mesmo o motivo que o levou a ser demitido da empresa.  

Honestidade adicionada de sensibilidade e respeito podem, além de evitar uma possível ação trabalhista, fazer com que o próprio trabalhador faça uma autorreflexão sobre o ocorrido.

Cuidado com as demissões por justa causa, pois é muito comum o trabalhador buscar a justiça do trabalho para reverter a situação, e tenha certeza que, na maioria dos casos o juiz o faz.

Conhecer os motivos legalmente permitidos para demissão sem justa causa é fundamental para qualquer gestor de pessoas.

É necessário ainda, ter em mente que que justa causa é considerada a punição mais grave aplicada ao trabalhador. Por isso, é importante que antes de chegar a esse ponto, o gestor avalie com razão e também sensibilidade a necessidade de tal punição. Procure identificar o time para utilizar a advertência e suspensão. 

Veja a diferença entre advertência e punição.

Advertência

A advertência é um instrumento de uso permitido das empresas para pôr em prática o seu poder diretivo disciplinar.

Entretanto, ela não é considerada como punição e sim como uma ferramenta de orientação disciplinar, afim de orientar o trabalhar a não ter determinadas condutas que vão contra a cultura da empresa.

Cuidado também com a ideia equivocada de que 3 advertências podem dar respaldo para demitir o empregado por justa causa. Na verdade, não há previsão legal para tal ato.

Suspensão 

A suspensão por sua vez, tem total caráter punitivo quando o trabalhador comete uma falta média. Vale lembrar, porém, que a suspensão não pode ser superior a 30 dias, pois ela poderá resultar em rescisão indireta.

Rescisão indireta é quando o trabalhador procura a justiça do trabalho para reclamar um direito ou denunciar o não cumprimento das obrigações e direitos trabalhistas.

Caso isso ocorra, a empresa é quem será demitida por justa causa.

Bem, essas foram algumas dicas para ajudar você e sua empresa na prevenção de passivos trabalhistas e cada vez mais consolidar sua marca no mercado e se tornar referência.

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