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Para que um negócio possa crescer e trazer os resultados esperados, é necessário que os gestores mantenham todos os dados financeiros organizados. Se possível, em um sistema de gestão financeira. Essas informações são muito importantes e, normalmente, no começo do empreendimento, são registradas em planilhas.

No entanto, conforme o negócio cresce e mais pessoas usam esse arquivo, ele perde a sua eficácia. Nesse sentido, um sistema de gestão financeira pode ser a melhor solução.

Confira neste post alguns fatores que podem influenciar a decisão na hora de escolher qual ferramenta usar na gestão financeira da sua empresa.

7 motivos para decidir em ter um sistema de gestão financeira na empresa

1) Segurança de dados

Esse é um fator crucial para que as planilhas sejam colocadas de lado, sendo utilizadas apenas para controles complementares e de pequena importância. Elas apresentam segurança apenas quando não são compartilhadas com vários funcionários e, se o seu negócio necessita de integração, elas não atendem à essa necessidade.

A segurança de dados em um sistema de gestão financeira é primordial para qualquer negócio, pois possui todas as informações hierarquizadas. Ou seja, você vai ter acesso a determinadas informações apenas as pessoas que forem autorizadas para isso. Além disso, o tráfego dos seus dados são criptografados (isto é, as informações são transformadas de sua forma original para outra ilegível, caso alguém que não esteja autorizado tente acessá-las).

Muitos sistema de gestão financeira também possuem versões online, o que possibilita o acesso às informações via internet a qualquer momento, seja do trabalho ou de casa.

2) Suporte e gerenciamento de problemas

Se algum problema ocorrer em sua planilha eletrônica, você perderá os dados e terá que inserir tudo novamente nas tabelas. Além de retrabalho, isso caracteriza falta de controle. No caso de um sistema de gestão financeira, há suporte via telefone, FAQ, chat e e-mail, e pelo menos uma dessas canais funciona 24 horas por dia.

Como os problemas não possuem hora para ocorrer, esse ponto é importantíssimo e deve ser considerado na hora de decidir pela ferramente certa.

3) Praticidade e interatividade

Uma planilha criada no Excel pode ser simples e de fácil uso, mas se a empresa aumentar o nível de complexidade dos negócios, essa planilha ficará tão complexa e “pesada” que, para se salvar uma informação adicionada, podem ser necessários vários minutos.

No caso de um sistema de gestão financeira, além do seu alto poder de processamento de dados, ele é projetado para ser intuitivo e fácil de usar, justamente para permitir que os usuários com qualquer nível de conhecimento em tecnologia consigam utilizá-lo.

4) Organização dos dados

Se a sua empresa usa um conjunto de planilhas, a organização dependerá de quem utiliza cada documento eletrônico. Por exemplo, não há padronização em relação às entradas de dados e, com o tempo, essas informações só serão entendidas pelas próprias pessoas que as inseriram.

No caso de um sistema de gestão financeira, não importa qual usuário adiciona os dados, pois todo esse processo é padronizado, o que facilita o trabalho de análise de dados, comparação de performance e projeção de resultados futuros.

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5) Manutenção de todo o sistema

Uma planilha não possui recurso ou serviço de manutenção. Uma vez que ela não funcione mais para uma empresa, ela deverá ser descartada e uma nova forma de controle deverá ser colocada em prática depois de algum estudo das necessidades atuais.

Já recursos de manutenção e até melhorias nas funcionalidades dos sistemas de gestão financeira são sempre atualizados e aprimorados. Tudo isso para facilitar a vida de quem utiliza e garantir a continuidade da empresa no longo prazo.

6) Controle das operações

Com o uso de planilhas, o controle das operações na sua empresa é feito da forma mais trabalhosa, já que essas ferramentas não integram nem padronizam os dados — processo esse que, além de demandar mais recursos humanos e financeiros, está frequentemente suscetível a diversos erros e falhas.

Utilizando um sistema de gestão, a sua empresa, independentemente do tamanho e do tipo do negócio, se beneficiará de uma maximização do tempo e também de seus colaboradores, já que é possível ter mais controle das operações — consequentemente, o número de horas trabalhadas em cada tarefa diminui e a eficiência de cada uma delas aumenta.

Além disso, é possível controlar todos as etapas de determinado registro, começando com a venda de uma mercadoria ou serviço, das contas a receber até o cruzamento com os valores que foram pagos pelo cliente.

7) O custo-benefício de cada opção

Utilizar planilhas sai de graça se você apenas considerar o custo de aquisição do software. No momento da compra, geralmente, o computador já virá com os programas que geram as planilhas.

Mas e o tempo gasto com os retrabalhos decorrente da necessidade de inserir os mesmos dados em planilhas diferentes? Esse custo é muito difícil de ser calculado e é alto, pois toma tempo de todos os seus funcionários, desviando o foco do objetivo da empresa, que é melhorar os processos e lucrar mais.