Nota Fiscal de Entrada: entenda porque pedir nota para minha empresa

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Com o surgimento da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), muitas empresas puderam automatizar os processos internos e, consequentemente, aumentar a sua produtividade e diminuir os seus custos operacionais.

O intuito dessa transformação foi passar maior segurança e integridade no envio de informações ao Fisco, permitindo uma maior fiscalização quanto ao pagamento de tributos.

Muito mais que um processo de informatização das tarefas dentro da empresa, o uso da NF-e possibilitou um melhor acompanhamento de entradas e de saídas, podendo o gestor avaliar como está sendo realizado o recebimento e o faturamento de mercadorias e serviços, e estabelecer estratégias melhores.

A Nota Fiscal certifica que houve a venda de um determinado produto ou uma prestação de serviço. Via de regra, ela garante ao cliente o registro da compra ou do serviço que adquiriu — o que, para o governo, implica na legalidade e na formalidade do negócio diante do Fisco, uma vez que o pagamento dos tributos incidentes é feito.

Mesmo com todas as facilidades dos sistemas de escrituração, as Notas Fiscais de Entrada podem gerar muitas dúvidas, inclusive após o processo de modernização que colocou em prática a Nota Fiscal Eletrônica.

Veja neste artigo alguns pontos que devem ser debatidos quando o assunto é Nota Fiscal de Entrada. Acompanhe!

O que é Nota Fiscal de Entrada (NF-e de Entrada)?

A Nota Fiscal Eletrônica é o documento emitido pelo fornecedor, seja de produtos ou serviços, que serve para registrar a movimentação de entradas e saídas entre estabelecimentos empresariais.

Todos os contribuintes do ICMS estão obrigados a emitir Nota Fiscal antes de qualquer saída de mercadoria ou serviço prestado pelo produtor ou por pessoa física (ou jurídica não obrigada à emissão de Nota Fiscal).

A NF-e de Entrada é também utilizada em casos, como:

• Retorno de mercadoria.
• Exposição ou feira, caso a mercadoria esteja sendo remetida para fins de exposição ao público.
• Mercadoria importada diretamente do exterior, incluindo aquelas arrematas ou adquiridas em leilão.

Vale destacar que a emissão de uma Nota Fiscal de Entrada é devida em alguns casos obrigados pela legislação, como por exemplo, compra de produtos rurais que não emitiram Nota Fiscal, devolução de vendas e retorno de industrialização.

A importância da Nota para a empresa

As empresas devem aliar o uso da Nota Fiscal à gestão dos negócios. Isso significa que manter o registro das entradas e das saídas garante à empresa não apenas o cumprimento das exigências legais, mas uma proteção em relação à compra (fornecedor) realizada caso haja imprevistos ou problemas.

A Nota Fiscal de Entrada é tão importante quanto a Nota Fiscal que é emitida ao consumidor final (Nota Fiscal de Saída). Vários setores se valem de inúmeras informações contidas nas Notas Fiscais de Entrada, a exemplo do setor financeiro e da equipe de controle de estoque.

Com a automatização e informatização dos processos, a empresa — ao receber a mercadoria e de posse da DANFE (ou DANFSE, no caso de notas de serviço) — pode conferir instantaneamente se o documento está validado e autorizado órgão emissor responsável e se o fornecedor encaminhou o arquivo XML da Nota Fiscal.

Com essas informações, a empresa pode integrar os dados com seu sistema de gestão e ter um controle de tudo que entra e tudo que sai de mercadorias e serviços da empresa.

Como automatizar esse processo?

Antigamente, o recebedor da mercadoria realizava todo o processo de Conferência da Chave de Acesso da NF-e por meio do site da órgão emissor e verificava se o fornecedor realmente havia encaminhado o arquivo XML. Agora, com a possibilidade de integrar a Nota Fiscal Eletrônica de Entrada a um sistema de gestão, o gestor pode realizar todo esse processo automaticamente — tanto a recepção quanto a validação da NF-e.

Além disso, a empresa não precisa mais digitar todas as notas, uma a uma, de forma manual. Com o software de gestão e de posse da DANFE ou DANFSE, a empresa só precisa dar a entrada das informações em seu sistema de gestão; o restante do procedimento é realizado automaticamente.

Via de regra, com um sistema gestão financeira é possível:

• Receber e armazenar os arquivos do fornecedor XML.
• Validar o documento no órgão emissor.
• Importar os dados de forma automática.

Muito além de estar dentro da legislação e conhecê-la, é importante estar aberto para as mudanças e para as facilidades trazidas pela tecnologia na execução dos processos do dia a dia.

O que a legislação diz?

Grande parte das empresas que emitem a NF-e está cumprindo parcialmente a legislação. Ou seja, o contribuinte emissor da NF-e também está obrigado, por meio de legislação específica, a armazenar as notas recebidas e deve exigir dos fornecedores o envio desses documentos.

A empresa precisa estar assegurada de que o fornecedor validou a Nota Fiscal emitida junto ao órgão emissor. Caso tenha realizado, o documento precisa estar armazenado durante o período fiscal, o que garante que a transação foi efetuada dentro da legislação e ampara clientes e fornecedores em caso de erros ou inconsistências.

Vale aqui ressaltar que o Livro Registro de Entradas é obrigatório para todos os empreendimentos comerciais, cuja legislação é regida pelo Regulamento do ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços) de cada estado. O objetivo é registrar as Notas Fiscais de Entradas, destacando-se os valores de ICMS incidentes pelas compras efetuadas. Isso indica que a não obrigatoriedade de o remetente emitir o documento fiscal não o isenta de registrar a entrada das mercadorias em seu estabelecimento.