Abrir empresa simples nacional: o que é preciso?

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Mesmo em meio as dificuldades motivadas pela crise econômica, alguns setores empresariais brasileiros continuam se destacando, e o setor de prestação de serviço está entre os que vem ganhando fôlego para encarar os novos desafios da economia. E pensando nisso, vou falar neste artigo sobre abrir empresa Simples Nacional e quais os requisitos são necessários para usufruírem do benefício. 

Como as regras têm sofrido diversas mudanças nos últimos anos, o ideal é que o empresário ou futuro empresário e seu contador fiquem atentos às tabelas disponíveis no site da receita federal, tanto para analisar a possibilidade de entrada no Simples Nacional, como para se informar da faixa de tributação que a sua atividade está contida.

O que é o Simples Nacional?

O Simples Nacional é um regime de arrecadação, cobrança e fiscalização que unifica 8 tributos em um único boleto, reduzindo a carga tributária, estimulando a formalidade e agilizando todo o processo burocrático. Os tributos são:

• Federais: IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI;
• Previdência: INSS patronal;
• Estaduais: ICMS;
• Municipais: ISS.

A aplicação do Simples Nacional é para as Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (EPP), definidas com base no seu faturamento anual e não mais no lucro.

Desde que o Simples Nacional surgiu, muita coisa mudou, e as dificuldades encontradas em se ter o próprio negócio foram reduzidas com a facilidade do Regime Simplificado. Se antes o empreendedor tinha que ter um cadastro para cada instância (federal, estadual, municipal), hoje ele pode contar com um CNPJ único de inscrição da empresa.

Além disso, pode perceber a redução dos custos trabalhistas, que representam atualmente as maiores despesas de uma empresa, sendo dispensados da contribuição de 20% do INSS Patronal na Folha de Pagamento.

Vejamos algumas dúvidas que surgem na cabeça dos empreendedores que atuam no setor de prestação de serviço, mas que nem sempre são facilmente disponibilizadas:

Para abrir empresa Simples Nacional, preciso de contador?

A verdade é que o trabalho da contabilidade é essencial para qualquer empresa, nos seus mais diversos portes e segmentos. A escolha de um bom profissional pode influenciar, por exemplo, na tomada de decisões determinantes para o futuro e sucesso da empresa.

No caso do Simples Nacional, a Secretaria da Fazenda exige a indicação de um profissional da área contábil  durante o processo de constituição, legalização de empresas e inscrição no órgão responsável. Porém, empresas que não são contribuintes do ICMS ficam de fora da obrigatoriedade, o que inclui as empresas prestadoras de serviços. Mas é importante que antes de tudo, informe-se sobre essas regras, pois as mudanças costumam acontecer. 

Sou obrigado a emitir nota fiscal de serviços e providenciar certificado digital?

A emissão de nota fiscal de serviços está condicionada à obrigatoriedade de cada município, uma vez que, neste caso, os tributos gerados são federais e municipais (este último sendo o ISS, ou Imposto sobre Serviços). Com a adequação da Nota Fiscal Eletrônica, quem é prestador de serviço precisará emiti-la, se no município em que estiver sediado for obrigado. Consulte o Portal NF-e para saber se sua empresa deve fazer a emissão da Nota Fiscal Eletrônica.

Via de regra, se você é prestador de serviço e emite notas de serviços, somente será obrigado a emitir a NFS-e se a sua cidade estiver com tal aparato e que a legislação própria o obrigue ao cumprimento de tal exigência.

Para quem vai emitir a NFS-e, é preciso providenciar o Certificado Digital – emitido por entidades diferentes, dependendo de qual seja a finalidade – para a geração da Assinatura Digital, o que torna a nota fiscal válida juridicamente concedendo assim, a autorização de uso que passa a ser gerada pelo sistema do contribuinte.

Para esclarecer suas dúvidas sobre o Certificado Digital ou Assinatura Digital, o Portal NF-e da Receita Federal disponibiliza respostas para as 13 questões mais frequentes sobre o assunto.

Recibo Provisório de Serviços

No caso da NFS-e surge a figura do Recibo Provisório de Serviços (RPS), ou seja, quem vai gerar o RPS é o sistema do contribuinte que vai transmitir para a prefeitura do município. Nesse caso, quem vai transformar em NFS-e é a prefeitura, que, posteriormente, devolverá o arquivo para o contribuinte no formato XML. Em alguns casos, quando a emissão ocorre diretamente no site da prefeitura, a Certificação Digital não é requerida, apenas a senha de acesso ao portal é solicitada.

O setor de serviços é um dos que mais cresce, e é por isso que o processo de informatização das atividades ligadas a esta prática através de um sistema digital de emissão de notas fiscais de serviços é tão importante. Entre as principais vantagens da NFS-e se destacam:

• Não é preciso a impressão imediata, a NFS-e pode ser enviada por e-mail;
• O contribuinte pode enviar a nota fiscal em qualquer lugar e hora, desde que tenha acesso à internet;
• Não é preciso manter cópias das notas fiscais ou talões, já que o sistema guarda em formato digital. Mas para sua segurança, o documento deve ser protegido e estar disponível em seu arquivo por pelo menos 5 anos;
• O uso de certificado digital evita o extravio e falsificações, garantindo a segurança das informações. Além disso, certifica a veracidade das informações e a confiabilidade por parte do emissor e de quem receberá a nota fiscal.

Sou obrigado a ter conta em banco?

Nenhuma empresa, seja qual for o porte, segmento e regime tributário que tenha optado, está obrigado a abrir ou mesmo manter conta bancária. O que ocorre é que algumas situações exigem que empreendedores tenham esta opção disponível. Por exemplo: quando presta serviços para clientes de grande porte que somente realizam pagamento através de transferência bancária — ou mesmo quando você opta em receber e efetuar os pagamentos através de cartão de crédito ou débito.

Via de regra, não há nenhuma lei que obrigue que as empresas devem abrir conta bancária própria, mas analisar as movimentações individuais e devidamente separadas fornece um maior conhecimento da real situação dos negócios, podendo ser verificadas aquelas que são as origens e as saídas de recursos e saber se o seu negócio está resultando em lucro ou prejuízo.

Portanto, não é que seja obrigado a ter uma conta bancária, mas que é quase impossível não ter uma nos dias de hoje.

E se eu tiver pendências como pessoa física, posso abrir pessoa jurídica?

Caso você, pessoa física, esteja com pendências, é possível abrir uma conta como pessoa jurídica. É preciso entender que pessoa jurídica e pessoa física apesar de estarem diretamente relacionadas, são 2 entidades distintas. 

As movimentações operacionais, financeiras e patrimoniais das 2 entidades não devem se misturar, uma vez que refletem de forma diferente nos registros, incluindo quanto à interpretação para a tributação de impostos.

Hoje esclarecemos as principais dúvidas de um empreendedor ao abrir uma empresa do setor de serviço. Ter um contador no começo desse processo pode auxiliá-lo nas questões burocráticas, estudos tributários e ainda realizar o planejamento mais adequado a seu perfil e da sua empresa.

Se você gostou de entender mais sobre abrir empresa Simples Nacional e ainda quer entender mais como funciona o regime, confira este artigo. Boa leitura!