Muitos gestores dão pouca atenção ao patrimônio documental das empresas. O problema é que, em um ambiente competitivo complexo como o atual, a informação se eleva como fator estratégico crucial ao sucesso corporativo. E é aqui que entra a gestão de documentos.

Na era dos negócios digitais, dados, todos têm. O que faz mesmo a diferença entre uma empresa de sucesso, de outra (estagnada), é a capacidade de agregar esse conhecimento e processá-lo adequadamente, gerando insights poderosos para prever falhas antecipadamente, desenvolver novos produtos e aprimorar a abordagem ao cliente.

Pense bem, pela sua empresa passam inúmeros sinais psicossociais do comportamento de consumo de seu público-alvo. São diferentes frequências de compra, dados de ticket médio, entre uma enormidade de outras informações. Mas…o que você faz com isso?

É preciso lembrar que enquanto sua empresa pode estar desprezando esse ativo valioso (o conhecimento), sua concorrência o utiliza para ampliar espaço no mercado. Vamos entender então como melhorar sua gestão de documentos?

O que é gestão de documentos? Qual seu objetivo?

Em termos mais amplos, gerenciamento de documentos vai muito além de controlar e racionalizar a produção documental: trata-se da arte de conseguir agregar informação para dar agilidade fiscal à organização, entender o que seu consumidor deseja, tornar-se capaz de enxergar onde sua empresa pode melhorar.

Essa visão preditiva na tomada de decisões — em substituição à atabalhoada “gestão da intuição” — se alcança exatamente com uma gestão de documentos de alto desempenho.

Perceba que esse controle não tem nenhuma relação com burocracia administrativa: a reflexão aqui é sobre gestão estratégica. Essa confusão de conceitos, aliás, explica por que 25% dos negócios no Brasil são encerrados antes mesmo de completar 2 anos. Gestão da informação não é perda de tempo; é essencial e se faz com métodos e tecnologia.

Quais documentos passam por uma empresa e como esses “rastros” podem ser úteis?

Não importa o segmento de atuação: as negociações naturais entre clientes, fornecedores e até empregados geram, a todo momento:

• planilhas orçamentárias e previsões financeiras;

• contratos, aditamentos e acordos empresariais;

• relatórios contábeis, comprovantes de cumprimento de obrigações acessórias, notas fiscais, recibos e outros documentos que subsidiam prestações de contas ao Fisco;

• relatórios de desempenho de funcionários;

• série histórica de metas;

• dados cadastrais de clientes, hábitos de compra, preferências de produtos, taxa de churn, relatório de reclamações etc.;

• planos e projetos de crescimento;

• entre outras centenas de dados que são sepultados em caixas-arquivo ou, muitas vezes, são extraviados antes mesmo da fase de arquivamento.

Uma empresa que não faz gestão de documentos perde em inteligência (e leva prejuízo). Se seu empregado ingressar com uma ação trabalhista alegando sobrejornada e você não tiver as folhas de ponto, terá que arcar com indenizações vultosas; já diante da negociação com fornecedores, ter acesso a contratos anteriores provê força para conseguir condições melhores.

Mais ainda, com base na rotina de compra de seus clientes, é possível fazer ações de marketing personalizadas, ampliando sua carteira e evitando aumento na taxa de churn (cancelamentos).

Poderíamos ainda falar sobre o risco de não ter acesso rápido a documentos em fiscalizações da Receita, bem como na perda de tempo de ter que preencher manualmente incontáveis formulários do SPED, cujas informações poderiam ser importadas diretamente ao sistema do Fisco.

Se você já viu algumas dessas situações em sua empresa, é preciso injetar nela gerenciamento documental de qualidade.

Quais as principais vantagens dessa gestão?

Não há como falar em gestão de documentos de excelência sem passar por tecnologia. Afinal, se sua gestão arquivística se torna digital, boa parte de sua organização também passa a ser digital. Os benefícios? São muitos:

Rápido acesso às informações

Segundo dados da Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), líderes perdem cerca de 4 semanas por ano apenas procurando informações. Tomando por base outro estudo, dessa vez da consultoria McKinsey, em média, os colaboradores das empresas gastam 1,8 horas por dia apenas buscando e agregando informações.

Com gestão de dados baseada em tecnologia em nuvem, todas as informações são localizadas em segundos a partir de mecanismos de lupa e catalogação inteligente de arquivos.

Aumento de produtividade

Uma consequência lógica do benefício anterior. Se seu time de marketing localiza rapidamente dados de vendas, indicadores de retorno de campanhas e informações de CRM, a produção de todo o departamento se eleva em escala exponencial. O mesmo vale para o setor comercial, jurídico, finanças ou contábil.

Redução de custos

Aqui vale citar que estamos falando de redução de custos de forma genérica. Essa queda de despesas começa no menor uso das resmas de papel, tintas para impressoras e materiais de escritório, passando pela própria derrubada do valor da conta de energia (pelo menor uso de impressoras e scanners).

Resulta, por fim, na menor necessidade de espaço físico (redução de custos com locação de salas) e diminuição dos gastos com limpeza, manutenção, segurança de arquivos etc.

Aumento da proteção de informações

Um software de gestão de documentos trabalha com criptografia de nível bancário, além de possuir camadas adicionais de segurança (como autenticação de dois fatores) e backups automáticos.

Essa modernização joga no passado situações desagradáveis decorrentes do manuseio de arquivos físicos, como ter um processo interno extraviado (arcando com custos de restauração), um contrato de única via rasgado ou um plano de expansão vazado à concorrência.

Otimização de processos

A otimização de processos pode vir pela fusão de tecnologias. Por exemplo, ter uma solução de inteligência empresarial com módulo de gestão contábil e gestão documental significa, na prática, dispor de uma ferramenta que faça a conferência automática de inconsistências em declarações contábeis; significa realizar importação eletrônica de arquivos XML ou mesmo importar extratos bancários — em segundos — para dar agilidade à conciliação bancária. 

Esses softwares também fazem auditoria eletrônica do arquivo SPED Fiscal, confrontando se as notas que estão armazenadas no sistemas estão de acordo com o que foi entregue na obrigação acessória. Toda essa nova dinâmica abre portas para uma revolução em seu workflow.

Como fazer gestão de documentos na empresa?

Se você acredita estar no ponto zero de gestão da informação, alguns passos são essenciais para mudar o patamar de seu negócio:

• agregue todos os seus documentos físicos;

• classifique-os por departamento e, dentro desse agrupamento maior, segmente-os por tema (Exemplo: RH – Folha de Pagamento, Folha de Ponto, Recibos de Contracheques, etc.);

• organize uma força-tarefa de digitalização, no intuito de preparar a empresa para a iminente migração completa para a nuvem;

• estabeleça o último dia de tramitação física de documentos (deadline a partir do qual todos os arquivos da empresa deverão trafegar apenas por via digital — da criação ao arquivamento);

• implemente uma solução online de gestão de documentos, integrável com sistemas públicos contábeis e capaz de centralizar todas as informações corporativas.

Esses são os primeiros passos para que sua organização concilie rapidez, segurança, redução de custos e aumento de produtividade. Posteriormente, com o uso corrente da tecnologia documental, será possível, por exemplo, criar tabelas automáticas de temporalidade, integrar dados para trabalho com Big Data e até mesmo automatizar parte de suas rotinas contábeis. Além disso, não há limites quando se tem a tecnologia a seu lado.

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