A folha de pagamento é composta pelo somatório de uma série de registros financeiros de um colaborador, que vão desde valores fixos, como o salário contratual, até movimentações variáveis, como horas-extras, comissões, faltas, descanso semanal remunerado, dentre outros.
A Contabilidade é a área responsável por transformar todas as informações trabalhistas em valores numéricos, os quais são apresentados por meio de códigos, naturezas, referências e percentuais, resultando na remuneração do empregado no fim do mês.
Neste post, vamos explicar:
Em um escritório contábil, esse processo de folha de pagamento pode demandar bastante tempo, afinal, ele pode ser responsável pelo Departamento Pessoal de várias empresas.
Por isso, é fundamental que o contador busque formas para otimizar tarefas como essa, proporcionando mais produtividade para a sua equipe.
Visando agilizar esse processo, o Fortes Conecta possibilita a troca de informações online entre empresa contábil e cliente, além de ser totalmente integrado ao Fortes Pessoal.
Continue a leitura e saiba como receber as movimentações da folha de forma online.
É comum que os clientes enviem para o escritório de contabilidade, pagamentos adicionais para a folha como horas extras, comissões, além de eventuais descontos dos empregados.
Quase sempre esses envios são feitos em planilhas, através de e-mails, aplicativos de mensagens, etc. O que deixa uma brecha para cometer erros, afinal, esse processo é um tanto quanto desorganizado.
Mas, se ao invés de receber essas movimentações por esses diversos canais, o escritório pudesse recebê-las diretamente em seu sistema de folha?
Com o Fortes Conecta isso é possível, pois ele conta com a ferramenta ocorrências da folha, onde o cliente poderá efetuar os lançamentos e enviá-los para o escritório de forma online e totalmente integrada com o Fortes Pessoal.
Por padrão, essas são as ocorrências enviadas do Fortes Conecta para o Fortes Pessoal:
Assim, o responsável na empresa realiza os lançamentos no Conecta e envia para o responsável pela folha no escritório, para devido processamento e cálculo da folha de pagamento dos empregados.
Vejamos o passo a passo desse processo.
Antes da empresa realizar os lançamentos no Conecta, é importante que o responsável pela folha no escritório se certifique que todas as parametrizações no Fortes Pessoal foram realizadas.
Para isso, no Fortes Pessoal, acesse o menu Utilitários > Configuração > Geral > Fortes Conecta e verifique se as opções “Alterações dos Empregados” e “Ocorrências da Folha” estão marcadas.
Essa operação irá realizar a sincronização do cadastro dos empregados e ocorrências com o Fortes Conecta.
Além disso, é necessário ainda acessar o menu Cadastros > Ocorrências, para incluir as informações necessárias para o lançamento das ocorrências na folha.
Neste cadastro serão informados:
Importante! Sem esse cadastro o sistema apresentará erro e não será possível realizar a importação das ocorrências enviadas pelo Conecta.
Se necessitar incluir outras naturezas no cadastro de ocorrências, nos atalhos disponíveis no Fortes Pessoal, clique no nuvem do Conecta e acesse a opção Naturezas das Ocorrências.
Clique em Incluir informe uma descrição e selecione o tipo, entre valor ou quantidade de horas.
Ao confirmar a inclusão da natureza o sistema fará o envio automático para o Conecta.
Quanto às naturezas padrões, o Fortes Pessoal não permitirá qualquer exclusão ou alteração, sendo assim, se quiser manter apenas as que serão utilizadas, deve acessar o Fortes Conecta no ambiente Gestão Contábil, selecionar o menu Ocorrências da Folha, opção Naturezas.
Em seguida, faça o filtro da empresa cliente para que o sistema apresente todas as naturezas.
E então, clique no ícone de bloqueio para desativar as que não serão usadas.
Após fazer todas as parametrizações, o sistema já estará pronto para receber os lançamentos da folha.
Vejamos então como o cliente do escritório irá lançar as ocorrências no Conecta.
Após acessar o Conecta, o cliente deve clicar no menu Ocorrências da Folha.
Nesta tela é possível:
Na inclusão de uma nova ocorrência, basta filtrar o colaborador, informar a data, a natureza, bem como o valor ou a quantidade de horas e clicar em enviar.
A data da ocorrência se refere ao momento em que o fato ocorreu, ou seja, ao informar. Por exemplo, se a comissão ocorreu em 21/09/2020, significa que neste dia o empregado fez uma venda com direito a comissão, e por isso, deverá receber esse pagamento na folha de setembro/2020.
Se tratando de faltas, é necessário informar o dia em que efetivamente o empregado faltou, ou seja, o lançamento é por dia, logo, se o empregado tiver duas faltas, deve-se incluir duas ocorrências. Agora se for uma meia falta, basta marcar a opção correspondente.
Na inclusão de ocorrências para vários empregados, deve-se acessar a opção ocorrências em lote.
Nela é possível fazer lançamentos por competência ou por dia, realizar filtros por cargo, tomador/obra, estabelecimento ou ainda pesquisar o colaborador por nome ou matrícula.
Optando por efetuar os lançamentos por competência, ao lançar faltas, por exemplo, o sistema apresentará o calendário para que seja selecionado os dias em que cada colaborador faltou, agilizando assim o lançamento dessas informações.
Finalizado o preenchimento de todos os dados, basta clicar em enviar para que as ocorrências sejam enviadas para o Fortes Pessoal.
Feito isso, é chegada a hora de realizar a importação dessas movimentações.
Ao fazer login no sistema, se houver lançamentos a serem importados, a ferramenta Controle de Integrações apresentará a seguinte notificação:
Ao clicar na mensagem, o sistema apresentará as ocorrências pendentes de importação. Mas, se for preciso, estas também poderão ser rejeitadas.
Para então fazer a importação, selecione as ocorrências desejadas e clique na opção Importar.
Com isso, o sistema importará os dados para a ferramenta de ocorrências no Fortes Pessoal.
Para visualizar as informações importadas, acesse o menu Movimentos > Empregados > Ocorrências.
Na coluna origem é possível verificar que as ocorrências vieram do Fortes Conecta.
Finalizada a importação, basta criar a folha ou recalcular (caso esta já estivesse criada) para que o sistema processe as informações nos respectivos empregados.
Viu só como é simples e prático importar as movimentações da folha de pagamento no Fortes Conecta?
E o melhor, além das ocorrências, o seu cliente também poderá enviar admissões, solicitar férias e rescisões, compartilhar arquivos, dentre outras funcionalidades.
Tudo isso de forma online e totalmente integrada com o Fortes Pessoal.
Para saber mais sobre essa ferramenta, acesse o menu Ajuda > Central de Conteúdos e procure pela palavra Conecta.
E aí gostou da funcionalidade? Então não perca tempo e otimize já o processo de cálculo da folha de pagamento em seu escritório.
Mas se ainda tiver dúvidas ou quiser mais detalhes sobre a movimentação da folha de pagamento no Fortes Conecta, fale com nosso time. ????
Um forte abraço e até a próxima!
Avançando para mais uma etapa de substituições, o número do PIS foi completamente substituído pelo…
As empresas têm patrimônio físico e ativos imateriais que são aqueles que não podem ser…
No dia 5 de abril, o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) disponibilizou no portal…
Um bom contador sabe identificar boas oportunidades de trabalho, não é mesmo? É por isso que…
A legislação trabalhista autoriza a prorrogação da jornada diária de trabalho por meio da realização…
O exame demissional é um processo delicado, mas crucial tanto para empresas quanto para funcionários.…