O eSocial para PMEs já é uma realidade. Desde julho de 2018, começou a obrigatoriedade para as empresas que faturaram menos de 78 milhões em 2016, um processo em 5 fases que será totalmente implementado em janeiro de 2019.

E apesar da novidade já ter sido anunciada há bastante tempo e adiada algumas vezes, ainda existem empresas com muitas dúvidas sobre o eSocial, desde as informações que devem ser fornecidas e a forma de enviá-las à receita até a obrigatoriedade do uso.

Neste artigo, vamos esclarecer essas e outras questões a respeito do eSocial para PMEs. E quem explica todos esses questionamentos é Patrícia Capistrano, consultora de relacionamento na Fortes Tecnologia em Sistemas. Confira!

Quais são os maiores desafios do eSocial para PMEs?

O eSocial é uma novidade que muda bastante a forma que empresas prestam informações sobre seus trabalhadores ao poder público. E nesse processo existem dois desafios maiores: o técnico e o cultural.

Antes do eSocial, informações trabalhistas eram enviadas para vários sistemas. O governo conhecia dados como a remuneração, contribuição previdenciária, IR e FGTS por caminhos diferentes.

O desafio técnico encontrado é acabar com sistemas mais antigos e substituir por uma ferramenta nova e eficiente. Em vez de utilizar vários, apenas um sistema moderno e online é adotado.

“A mudança técnica é excelente. O profissional que trabalha em Departamento Pessoal (DP) não terá mais trabalho de conhecer o sistema de folha e todos os outros sistemas do governo. Estes profissionais trabalharão, em regra, apenas com meu sistema de folha e o eSocial. A transmissão é online, mais eficiente e tem mais qualidade na informação”, explica Patrícia Capistrano.

Além de beneficiar o governo, que terá mais transparência nos dados, a mudança técnica também garante mais qualidade nas informações disponíveis para as próprias empresas.

Mas se o desafio técnico é relativamente simples de ser superado, o cultural, nem tanto. Ele envolve uma mudança que causa impacto em rotinas já estabelecidas na empresa, como o processo de contratação de novos colaboradores.

As dúvidas iniciais serão muitas. “Qual é prazo para contratação e para confirmar isso para governo? Em que momento preciso comunicar um acidente de trabalho? Quais são as regras legais que preciso atender na folha de pagamento?”, aponta Patrícia.

Cabe ao time responsável pela implementação da nova obrigação a criação de normas e organização da estrutura da empresa, de forma que essas novas responsabilidades sejam corretamente introduzidas na rotina de trabalho dos setores responsáveis.

Como o eSocial ajuda o dia a dia das PMEs?

O eSocial pode até ser uma responsabilidade que demanda esforço em sua adequação, mas ele também ajuda bastante na gestão do RH de empresas de pequeno e médio porte.

Com a adequação ao eSocial, é mais fácil para um negócio reestruturar informações trabalhistas e previdenciárias. Mesmo a pequena empresa terá facilidade com isso, já que todos os dados cadastrais do trabalhador estarão registrados no sistema.

“A maior vantagem tende a ser para pequenas empresas, porque grandes empresas já têm essa estrutura e as pequenas, não. Elas ganham no sentido de reestruturar dados e melhorar a qualidade da informação”, avalia a consultora.

Isso significa que se um erro de processo faz com que, por exemplo, a empresa cadastre telefones no campo de e-mail durante a contratação de trabalhadores, essa falha será reconhecida com facilidade, impedindo que essas inconsistências se firmem no banco de dados da empresa.

Como as empresas estão se adequando aos prazos do eSocial?

A implantação do eSocial está sendo bem difícil para muitas empresas. Negócios com faturamento superior a 78 milhões em 2016 (entraram em janeiro no sistema) começaram a segunda fase em março e abril de 2018, mas muitas ainda não conseguiram cumprir com a responsabilidade.

Já as PMEs, que estão no segundo grupo do eSocial, já começaram a primeira fase de implementação e quem não se preparou está com dificuldades para se adequar às novas regras.

“O erro mais frequente que as empresas vêm cometendo é pensar que o eSocial será adiado. Muitas empresas não estão conseguindo cumprir o prazo e adequar as informações só pelo fato de estarem com pensamento de que será adiado — e não será”, esclarece Patrícia.

Viver nessa margem de risco pode ser desastroso para o negócio. Portanto, é importante cumprir a lei, e o eSocial nada mais é que aplicação da lei na prática.

Quais informações devem ser fornecidas?

O objetivo do eSocial é centralizar informações trabalhistas fornecidas à fiscalização, como:

• admissões;
• alterações contratuais e cadastrais;
• desligamentos (rescisões) e afastamentos;
• pagamentos (folha de pagamento, férias, 13, participação os lucros);
• acidentes de trabalho;
• mudanças de tabelas (que envolvem cargos, horários, funções);
• segurança e saúde do trabalho.

Como deve ser o envio de arquivos?

Essa é a parte mais simples do eSocial. Hoje, quem trabalha no DP precisa conhecer não só o sistema de folha que utiliza, como também outros sistemas. Com o eSocial, tudo será feito pelo sistema de folha. As informações serão registradas e enviadas e não existe geração de arquivo.

“Os arquivos existem, mas ficam guardados no sistema de folha, que faz a transmissão de informações. Quando os dados são registrados no sistema de folha, eles estão sendo transmitidos”, detalha Patrícia.

Para fazer o envio é preciso utilizar o certificado digital A1 ou A3. Quando o A1 é utilizado, a transmissão é 100% automática. Quando se usa o A3, é exigida uma senha e só assim a informação é de fato transmitida.

E no caso de filiais, se elas são administradas junto com a matriz, tudo é enviado pelo estabelecimento matriz. Se a matriz está em uma cidade e a filial em outra, quem enviará a informação primeiro será a matriz e depois as filiais

Quem é obrigado a usar?

O eSocial é obrigatório onde existe relação entre empregador e trabalhador. Qualquer empregador que tenha ou possa ter trabalhador está obrigado a enviar as informações, desde quem tem empregado doméstico até órgãos públicos.

Quais são as penalidades e multas para quem não se adequar?

O eSocial não muda a legislação e sua função é garantir que a lei seja cumprida. As multas e penalidades continuam as mesas e serão aplicadas de acordo com cada situação. Por exemplo: uma empresa que não está depositando FGTS, não pode fazer retirada de pró-labore.

A novidade aqui é que quando uma empresa não cumprir o prazo ou o combinado, está sujeita a multas e penalidades.

Qual é o maior desafio para os profissionais da contabilidade neste momento?

O maior desafio para os profissionais de contabilidade é a mudança de processos. E é uma situação mais desafiadora para o profissional contábil, porque ele precisa administrar várias empresas — e isso é extremamente desafiador, porque ele deve acompanhar o que está acontecendo com cada cliente.

“Sempre costumo dar a dica para contadores de criar um documento interno, estabelecendo prazos do próprio escritório. Se o eSocial informa que o prazo da admissão é até o dia anterior ao início da atividade, aconselho que coloque pelo menos uma semana de antecedência. Se o prazo de envio de afastamento é até dia 7 do mês subsequente, coloque um prazo, por exemplo, de 48 horas para a informação chegar ao escritório”, informa Patrícia.

E agora que você já sabe como funciona o eSocial para PMEs, que tal se aprofundar no tema assistindo ao nosso webinar eSocial na prática? Esperamos você.