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Uma das coisas mais importantes no desenvolvimento e gestão de negócios é o processo de tomada de decisão. Nenhum empreendedor pode se furtar dessa responsabilidade, no entanto, são por decisões mal tomadas que muitos empreendimentos quebram.
Nesse contexto, entra a contabilidade como ferramenta indispensável para um direcionamento mais preciso e efetivo nas decisões estratégicas a serem tomadas por empreendedores e gestores.
As informações disponibilizadas por meio das demonstrações contábeis permitem realizar análises mais contundentes e tomar a melhor decisão em relação ao planejamento estratégico do negócio, aos custos, investimentos, campanhas de marketing e etc.
Não utilizar a contabilidade nesse processo significa que não existe o gerenciamento da informação contábil como instrumento de apoio à gestão e, consequentemente, os resultados tendem a ser muito desastrosos.
Neste guia apresentamos a importância da contabilidade como um sistema de informações vitais para o processo de tomada de decisão e gestão estratégica de uma empresa. No decorrer do post abordamos os seguintes tópicos:
- qual a importância da tomada de decisão?
- Qual o papel da contabilidade nesse processo?
- Como ajudar seu cliente no processo de tomada de decisão?
- Como a contabilidade pode ajudar?
- Como realizar a tomada de decisão estratégica com contabilidade consultiva?
Esse conhecimento é fundamental para o sucesso de qualquer empreendimento. Então segue o texto e boa leitura!
Qual a importância da tomada de decisão?
O processo de tomada de decisão é uma das tarefas mais importantes em uma organização, isso porque decisões ineficazes podem ser fatais e resultar em recursos desperdiçados, projetos paralisados, preços mal definidos, retrabalhos, equipes sem direcionamento entre outros prejuízos.
Em um ambiente de gerenciamento, a decisão não pode ser tomada de maneira abrupta e tão pouco baseada em achismos ou percepções pessoais.
O processo decisório é uma atividade contínua e composta pelo conhecimento científico, habilidades técnicas e experiência profissional de todos os líderes envolvidos.
A importância da tomada de decisão se dá, principalmente, na capacidade de contribuir de forma efetiva e objetiva para que a empresa se desenvolva, cresça e expanda, se mantenha competitiva no mercado por longo período. O risco faz parte desse processo, porém os gestores não podem ter medo de fazer escolhas.
Qual o papel da contabilidade nesse processo?
A Contabilidade é o principal instrumento que subsidia os empresários e administradores no processo de tomada de decisão. Trata-se de uma ciência que se baseia em princípios aplicados de forma padronizada a todos os tipos de negócios.
Com o suporte de diferentes áreas da gestão empresarial, ela coleta, registra, classifica e sintetiza todos os dados referentes aos fatos econômicos ocorridos na organização, tais como:
- compra de mercadorias;
- aquisição de matéria-prima;
- aquisição de máquinas e equipamentos;
- pagamento de fornecedores;
- pagamento de empregados;
- recolhimento de e impostos;
- venda de produtos e de serviços;
- redução de custos;
- grau de endividamento;
- entre outros.
Ciências contábeis é a área que mensura os fatos ocorridos, transformando-os em informações referentes ao resultado obtido em determinado período, demonstradas em relatórios financeiros — demonstrações contábeis — que são lidas e interpretadas por contadores e administradores.
É por meio dela que se analisa a saúde financeira da empresa, conferindo o fluxo de caixa e a capacidade de a companhia honrar seus compromissos.
Na gestão de estoque, é possível prever o quanto é necessário comprar no próximo pedido, considerando a importância de manter um estoque mínimo de mercadoria.
Já no controle de contas a receber, é possível monitorar o recebimento previsto para um determinado período, medir a taxa de inadimplência e implementar medidas para reduzir ou prevenir esse índice.
De uma forma geral, a contabilidade por meio das suas demonstrações atua como um sistema de informações que detecta os pontos fracos e fortes da organização em aspectos operacionais e financeiros. Permitindo, assim, a criação de indicadores com essas métricas para a frequente análise da situação organizacional, a tomada de decisões e criação de estratégias.
Esses são apenas alguns dos muitos exemplos que demonstram como a corporação pode tomar decisões mais precisas a partir das análises de relatórios contábeis.
Como ajudar seu cliente no processo de tomada de decisão?
Um dos papéis centrais do contador é ajudar o cliente no processo de tomada de decisão. O contabilista é o profissional mais capacitado para analisar as demonstrações contábeis, fazer diagnósticos dos negócios e orientar os empreendedores nas questões financeiras, contábeis e fiscais.
Quando o gestor tem uma aproximação maior dos relatórios contábeis adquire maior consciência dos acontecimentos em sua corporação, e como consequência disso, ele consegue administrar as demandas do negócio de forma mais adequada — a curto, médio ou longo prazo.
Ao contrário de outros profissionais — como advogados, que atuam somente em situações mais específicas — o contador atua diariamente com os dados que são gerados pelas atividades e operações realizadas pela companhia.
Logo, ele é o profissional mais apto para auxiliar os líderes nas tomadas de decisões. Por isso, é importante conscientizar os clientes desde o momento da abertura da empresa a importância da contabilidade, mostrando que os relatórios financeiros são fundamentais para o crescimento e sustentabilidade do negócio.
Depois, é necessário orientá-lo quanto ao enquadramento no regime tributário mais adequado ao empreendimento e também a manter as contas bancárias — pessoa física e jurídica — separadas.
Com as operações do negócio em andamento, a orientação essencial deve ser quanto aos custos e investimentos de acordo com o fluxo de caixa da companhia, situação do segmento e rumos econômicos do país.
É fundamental a aplicação dos recursos disponíveis com a máxima eficiência, dadas às inúmeras dificuldades econômicas pelas quais qualquer empreendimento pode passar — concorrência, oscilações do mercado, novos modelos de negócios, avanços tecnológicos, etc.
Todas as orientações devem ter como base os fatos ocorridos e não elaborações irreais apenas para atender exigências fiscais. Além disso, é preciso deixar o gestor ciente de que experiência e feeling já não são mais fatores decisivos e suficientes para manter uma organização ativa e lucrativa no cenário atual.
A sobrevivência de uma empresa exige um mapeamento completo e complexo de informações para o direcionamento estratégico do processo de tomada de decisão. E essas informações são provenientes dos relatórios gerados pelo trabalho dos profissionais da contabilidade.
Também é essencial que o contabilista adote um mindset que compreende se colocar no lugar no cliente se fazendo a seguinte pergunta “Qual decisão eu tomaria no lugar do meu cliente?”, assumindo com diligência profissional e responsabilidade a posição de consultor para auxiliar no processo de tomada de decisão.
Como realizar a tomada de decisão estratégica com contabilidade consultiva?
Tomar decisões sobre custos, investimentos, produção, financiamentos, marketing, etc. sem a contabilidade é receita certa para o fracasso. Somente por meio da contabilidade consultiva é possível garantir uma tomada de decisão bem-sucedida para o negócio.
A seguir apresentamos algumas das principais ações que garantem um processo mais preciso e eficiente.
Foque no planejamento estratégico
Toda decisão deve ser alinhada com os objetivos da corporação. Por isso, é importante ter sempre como base o planejamento estratégico para que não haja desvios em relação às diretrizes que direcionam o desenvolvimento do negócio.
O planejamento estratégico está diretamente relacionado à missão, valores e metas e, principalmente, aos objetivos organizacionais. Decidir por tomar ações específicas exige observação nos resultados para, só então, definir quais mudanças devem ser adotadas na estratégia.
Também é importante lembrar de que no fim das contas a estratégia é o caminho pelo qual todo o desenvolvimento da companhia deve firmar seus pés.
Utilize informações precisas
É necessário desenvolver dentro da empresa um sistema de informações confiáveis e seguras acerca de todas as atividades e operações da empresa. Sem essa estrutura fica muito difícil dispor de dados e indicadores corretos para fundamentar as decisões.
Os gestores devem entender muito bem as vantagens e desvantagens que envolvem o processo ou projeto que será afetado pela decisão. Além disso, é preciso ter uma visão global da empresa e conhecimento sobre os custos, prazos, finalidade e parâmetros de qualidade do projeto, entre outros indicadores.
Analise criteriosamente os dados
Não basta somente dispor de um sistema de informações bem organizado, todos os dados devem ser analisados criteriosamente com muito foco nos resultados que se deseja obter.
Realize um comparativo entre os projetos passados e os atuais. Atente-se também aos indicadores de qualidade e produtividade para ser capaz de determinar os pontos críticos que devem ser levados em consideração no momento da tomada de decisão.
Reveja as métricas
É certo que não se gerencia aquilo que não se pode medir e que gestão é sobre decidir e dar rumo às estratégias para alcançar os objetivos determinados. Portanto, defina ou reveja as métricas que indicarão os resultados obtidos.
A mensuração dos indicadores é um dos aspectos que servem como base no processo de tomada de decisão, pois oferece um panorama sobre as diferentes áreas da companhia. Contudo, é imprescindível ter em mente que toda gestão precisa ser flexível e dinâmica, porém, revista e ajustada constantemente.
Conheça os tipos de tomada de decisão
Avalie qual tipo de tomada de decisão traz melhor vantagem e acompanha o estilo de gestão dentro da organização, bem como, dentro de cada cenário. O estilo de liderança também tem influência direta, já que a decisão vai variar de acordo com ele.
Os tipos de decisões podem seguir conforme os modelos abaixo:
- consensuais — os gestores consultam a equipe e entram em um consenso com todos;
- por maioria — priorizando a alternativa que proporciona benefícios para a maior parte dos envolvidos;
- por autoridade — os líderes tomam a decisão com base em seus critérios.
Cada modalidade apresenta vantagens e desvantagens, assim como diferentes impactos dentro do ambiente de trabalho. Por isso, entender cada um é fundamental para organizar melhor o fluxo das ideias e saber pontualmente o que considerar na hora de decidir.
Abra canais de comunicação
Quem conhece de fato como é o cotidiano da corporação é quem diretamente opera na linha de frente. A experiência dos profissionais que estão em contato direto com os problemas operacionais e com os clientes é muito valiosa e não pode ser subestimada.
Geralmente, os funcionários têm mais conhecimento sobre determinados processos específicos, do que quem não executa e, portanto, não percebe ou não tem acesso. Por isso, uma boa comunicação entre os líderes e suas equipes é fundamental para aumentar a confiança e a segurança nas informações obtidas.
É inteligente e estratégico entender a visão dos colaboradores sobre os assuntos e levar em conta a opinião do grupo, durante o processo de tomada de decisão.
Realize reuniões periódicas
A periodicidade com a qual se consulta as informações operacionais é um ponto muito importante para o processo decisório. Portanto, agende reuniões periódicas ao menos com as lideranças para ter acesso a relatórios e apresentações dos acontecimentos recentes.
Dessa forma, fica muito mais fácil entender os desafios enfrentados e as possíveis causas de gargalos. Essa ação também atua positivamente no clima organizacional, proporcionando mais alinhamento entre as equipes.
Simule cenários
Diante de uma situação específica levante todas as soluções possíveis e simule cenários. Assim, os líderes podem avaliar com maior precisão os prós e os contras de cada uma das possibilidades e definir prioridades, trazendo diferentes pontos de vista e fortalecendo o processo de tomada de decisão.
Faça testes A/B
Realize testes A/B quando os dados obtidos não forem suficientes para chegar a uma decisão. O teste A/B, basicamente, é um método para fazer a comparação entre 2 versões de algo para encontrar a mais bem-sucedida.
Pode ser em equipes e projetos específicos ou em pequenas tiragens. Analise os resultados. As decisões se tornam menos densas quando podem ser revertidas, se necessário.
Use metodologias consagradas
O processo de tomada de decisão tem 100% de chances de ser bem-sucedido quando apoiado por metodologias consagradas. Alguns métodos que podem ser aplicados como:
- Ciclo PDCA;
- Balanced Scorecard;
- Diagrama de Ishikawa;
- Business Intelligence;
- entre outros.
Treinamentos e programas de desenvolvimento são fundamentais na capacitação das lideranças para a utilização adequada dessas ferramentas administrativas.
A partir daí, o profissional pode definir, de acordo com a situação na qual a companhia se encontra, qual ferramenta de análise e fonte de dados melhor se encaixa para a situação peculiar.
Como a tecnologia contribui para o processo de tomada de decisão?
Por meio de ferramentas e de softwares de gestão, a tecnologia é uma forte aliada no processo de tomada de decisão. Isso porque, concentra dados internos e externos, automatiza e simplifica tarefas, integra setores da empresa e otimiza uma série de processos com segurança e confiabilidade.
Dessa forma, o gestor tem maior visibilidade e controle do negócio e pode mapear todos os aspectos que serão fundamentais para guiar a escolha a ser feita. Além disso, as plataformas contam com consulta rápida de informações imprescindíveis e proporcionam uma análise mais completa da situação real da corporação, acentuando de forma mais precisa ameaças e oportunidades.
Essencialmente, a tecnologia é importante para que a tomada de decisão tenha mais qualidade e maiores chances de gerar bons resultados. A seguir verifique com maior detalhe como a tecnologia contribui positivamente com o processo decisório.
Integração das Informações
As movimentações internas e externas das companhias são bastante dinâmicas, com muitos elementos envolvidos e uma grande quantidade de processos que precisam ser cuidadosamente avaliados para decisões embasadas.
Os softwares de gestão proporcionam a integração das informações de diferentes áreas da empresa em um mesmo ambiente, bem como a automação dos dados. Ou seja, é possível consultar, gerar relatórios e analisar dados compilados de forma mais ágil e fácil.
Acompanhamento das informações mais relevantes
Os sistemas de gestão especializados podem ser parametrizados e personalizados para atender as necessidades e especificidades de cada organização. Assim, pode ser configurado para monitorar e apresentar as informações que, de fato, são as mais relevantes para o gerenciamento do negócio.
Em outras palavras, o software fornece informações claras e objetivas sobre o status das atividades e operações — projetos, compras, produção, vendas, finanças, endividamento, etc. — para que os líderes analisem, alterem ou intensifiquem as iniciativas, otimizando, dessa forma, a tomada de decisão estrategicamente.
Visualização e atualização de dados em tempo real
A tecnologia apoia de forma efetiva o processo decisório ao possibilitar a atualização e o acesso de dados em tempo real com recursos web, pois conta com armazenamento na nuvem. Ferramentas que transformam dados em relatórios e painéis informativos, totalmente personalizáveis.
Isso evita a obtenção de informações desatualizadas ou em inconformidade com os fatos, o que pode comprometer as deliberações, que não são baseadas em dados reais.
Ademais, em tempos de trabalho remoto, favorece o acesso em qualquer dispositivo móvel, como celulares e tablets, ao mesmo tempo em que promove a otimização e colaboração entre equipes, já que todos têm acesso às informações estratégicas no mesmo ambiente e podem compartilhar informações com facilidade.
Outro ponto fundamental é a segurança e confiabilidade da informação. Ao investir em soluções tecnológicas a empresa conta com arquivamento de dados em nuvem, em que há maior proteção dos dados organizacionais, que apenas pessoas devidamente autorizadas podem acessar e são compartilhados de forma mais segura por meio de criptografia.
Agilidade nas decisões
A dinâmica do mercado exige respostas rápidas, de forma que, organizações que procrastinam em fazer suas escolhas estão fadadas a perder ótimas oportunidades. Para conseguir se manter alinhado ao mercado e gerar vantagens competitivas, é necessário realizar análises constantes e tomar decisões com agilidade.
Nesse cenário, a tecnologia é um ativo imprescindível, já que com a integração de diferentes áreas, os líderes empresariais têm acesso a todo o fluxo de informações dos departamentos e também de filiais.
Isso, por sua vez, permite que tomem conhecimento rapidamente sobre questões internas e também externas da empresa, o que agiliza o processo de tomada de decisão sobre os ajustes necessários.
Gestão de tempo
A utilização de ferramentas tecnológicas nas operações empresariais proporciona uma melhor gestão do tempo, já que o fluxo das atividades e dos processos ganha agilidade, aumentando a produtividade com maior precisão e eficiência.
Isso é possível, pois como já vimos anteriormente o compartilhamento de dados entre os profissionais de todos os setores pode ser realizado em tempo real e o controle por parte da liderança pode ser feito de forma eficaz.
Gestão de processos
A concentração dos dados, a possibilidade de visualização em tempo real e a geração de relatórios padronizados permitem aos gestores a análise e identificação de inconsistências e gargalos que tornam os processos mais onerosos e ineficazes.
A tecnologia proporciona meios para o aprimoramento e organização das tarefas, assim como, o trabalho para melhorar os pontos fortes e reduzir os pontos fracos do negócio. Dessa forma, a realização de ajustes adequados com base em referências e estatísticas reais do funcionamento da empresa fica muito mais fácil.
Em suma, além de ser um facilitador dentro das corporações, a contabilidade aliada à tecnologia é um recurso poderoso que proporciona grande diferencial quando o assunto é a competitividade de mercado.
As empresas que atuam de forma estratégica utilizam as mais avançadas soluções tecnológicas para gerar os melhores relatórios contábeis, financeiros e fiscais, investindo em recursos inovadores nas áreas mais importantes.
Esse posicionamento, com certeza, as coloca no caminho de maior êxito, pois contribui de forma efetiva para uma gestão mais ágil, flexível e um processo de tomada de decisão mais bem-sucedido.
Vale ressaltar, ainda, a importância de estar por dentro de tudo que acontece no mercado e conhecer as soluções inovadoras que auxiliam nas decisões.
A Fortes Tecnologia, por exemplo, está há mais de trinta anos transformando a gestão de inúmeros empreendimentos, com softwares de gestão completos, inovadores e conectados em tempo real, contribuindo de forma efetiva para o crescimento e transformação positiva da vida de milhões de profissionais e milhares de empreendedores em todo o Brasil.
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Nesse post, foram apresentadas informações fundamentais acerca da contabilidade como subsídio para o processo de tomada de decisão! Que tal continuar a sua jornada por temas tão importantes? Leia também nosso artigo: descubra como unir empreendedorismo e inovação na contabilidade!
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