Que a legislação trabalhista que pauta o departamento pessoal está sempre mudando, isso você já sabe. Não fugindo a essa regra, em 2023, teremos algumas novidades já previstas e as quais o DP e as empresas precisam estar atentos, de forma a evitar erros, multas e outras dificuldades. 

A exemplo, o eSocial vem trazendo além da quarta e última fase de implantação, a entrada de processos trabalhistas, FGTS Digital, além do PPP de forma eletrônica e a mudança da plataforma de consulta do FAP. 

Neste artigo, reunimos essas e as demais mudanças para você, profissional de departamento pessoal, se preparar, ter a informação correta e adequar seus processos com antecedência.

Continue a leitura e confira todas as dicas que liberamos!

PPP Eletrônico: o que muda?

A mudança do PPP já é oficial e a partir de 01 de janeiro de 2023 o Perfil Psicográfico Previdenciário passou a ser emitido exclusivamente de modo eletrônico com o envio do evento S-2240 do eSocial. 

Dessa forma, o documento poderá ser acessado através do Meu INSS do colaborador a partir do dia 16 de janeiro de 2023. 

Esse formulário deverá ser preenchido mesmo para aqueles que não têm a risco, enviando assim o evento S-2240 sem risco, com o objetivo de comprovar a não exposição. 

O que é o PPP? 

Trata-se de um formulário que demonstra a exposição do trabalhador a riscos, sejam eles físicos, químicos, biológicos ou a associação desses. O documento tem como base outro laudo, que é o LTCAT – (Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho), uma vez nem todas as empresas são expostas a agentes nocivos. É também um histórico laboral do trabalhador, com registros ambientais, resultados da monitoração biológica. 

O PPP tornou-se obrigatório em 01 de janeiro de 2004, abrangendo as atividades desenvolvidas pelo trabalhador, conforme a lei nº 8.231/1991. Ele apresenta dados administrativos, ambientais e biológicos, que visam validar os riscos relacionados à atividade prestada pelo trabalhador e os agentes nocivos existentes no local de trabalho, assegurando-lhes o direito à aposentadoria especial (artigo 68, § 5° do Decreto n° 3.048/99).

Por outro lado, agentes nocivos são aqueles que poderão gerar danos à saúde ou a integridade física do trabalhador, decorrente da intensidade, da natureza da concentração e fator de exposição do empregado nos ambientes da empresa, como, por exemplo, calor, frio, umidade, vibrações, ruídos, pressões anormais, radiações, entre outros, reconhecida assim como atividade insalubre.

Ele só deve ser atualizado se houver alterações na LTCAT, não tem obrigação de ser enviado anualmente.

Quer saber mais? Leia também nosso dúvidas e respostas sobre SST no eSocial!

Processos trabalhistas também serão enviados ao eSocial?

Em janeiro de 2023, houve uma mudança importante de versão do eSocial 1.1 e, com isso, serão incluídos a forma de tratamento das informações referente a reclamatória trabalhista, entre eles processos trabalhistas.

Desse modo, serão incluídos quatro novos eventos, que você confere a seguir!

S-2500 – Processo trabalhista 

Neste evento, serão registradas as informações cadastrais e contratuais relativas ao vínculo de processos trabalhistas perante à Justiça do Trabalho e de acordos celebrados no âmbito das Comissões de Conciliação Prévia – CCP e dos Núcleos Intersindicais – Ninter, incluso das bases de cálculo para recolhimento de FGTS e da contribuição previdenciária.

Quem está obrigado a enviar? 

Todo declarante que em processos trabalhistas ou em demandas submetidas a CCP, ou Ninter, for obrigado a reconhecer ou alterar informações relativas ao vínculo trabalhista, recolhimento do FGTS e INSS.

Atenção: devem ser prestadas, independentemente do período abrangido pelas decisões/acordos, as informações relativas aos processos trabalhistas cujas decisões transitaram em julgado do dia 1 de janeiro de 2023 em diante, além de acordos judiciais homologados a partir desta mesma data. 

Esse evento não vai interferir na folha de pagamento e nem nos registros trabalhistas, independente dos demais eventos do eSocial. Caso a decisão judicial determine a alteração de informações constantes do RET, será necessário o envio da retificação do evento original correspondente.

Todas essas informações você também pode conferir no Manual de Orientação do eSocial, disponibilizado pelo portal responsável e usado como referência neste artigo!

Qual prazo de envio?

O prazo fica definido até dia 15 do mês subsequente ao do pagamento referido na decisão/acordo proferida no processo trabalhista ou no acordo celebrado perante a CCP ou Ninter. Exemplo: as decisões de janeiro deverão ser enviadas até 15 de fevereiro de 2023.

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S-2501 – Informações de Contribuições Decorrentes de Processo Trabalhista

Neste evento, serão informados o valor de imposto de renda e das contribuições previdenciárias, inclusive a parte de terceiros incidentes sobre as bases de cálculo constantes das decisões condenatórias e homologatórias de acordo, proferidas nos processos trabalhistas perante a Justiça do Trabalho e nos acordos celebrados nas Comissões de Conciliação Prévia (CCP), além de Núcleos Intersindicais (Ninter), informados no evento S-2500. 

Quem está obrigado a enviar?

Todo declarante que, em função do decidido nos processos trabalhistas ou nas demandas submetidas a CCP ou Ninter, for obrigado a recolher as contribuições sociais previdenciárias e as destinadas a Terceiros e/ou o imposto sobre a renda retido da pessoa física.

Qual prazo de envio?

Até o dia 15 do mês subsequente ao do pagamento referido na decisão/acordo proferida no processo trabalhista ou no acordo celebrado perante a CCP ou Ninter.

Atenção: esse evento não deverá ser enviado se não houver contribuição previdenciária ou imposto de renda a recolher. Então, nos casos em que houver depósito judicial que garanta a integralidade do recolhimento desses tributos, não é necessário o envio deste evento, pois o recolhimento será efetuado mediante ordem judicial.

Confira também:

S-3500 – Exclusão de Eventos – Processo Trabalhista

Esse evento deve ser enviado exclusivamente para tornar sem efeito um evento S-2500 ou S-2501 enviado indevidamente. No caso, ele deve ser entregue quando for preciso excluir as informações dos eventos acima. 

Vale lembrar apenas que a exclusão implica na perda dos efeitos jurídicos relativos ao cumprimento da obrigação de prestar informações ao eSocial dentro dos prazos estabelecidos.

O eSocial tem uma sequência lógica de envios, então, a exclusão de um evento S-2500 não pode ser efetuada se houver um evento S-2501 que referir-se a ele. Ou seja, para a exclusão do evento S-2500 deve-se excluir, primeiramente, o evento S-2501 a ele vinculado.

S-5501 – Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista

É um evento de retorno do eSocial para o evento de S-2501. Com o objetivo de mostrar ao declarante, com base nas informações transmitidas, os tributos que foram apurados, as contribuições sociais previdenciárias, as contribuições devidas a outras entidades e fundos e o imposto sobre a renda da pessoa física retido na fonte. 

Esse retorno ocorre na medida em que o evento S-2501 – Informações de Contribuições Decorrentes de Processo Trabalhista, ou o evento S-3500 – Exclusão de Eventos – Processo Trabalhista (quando excluir o S-2501), forem processados com a devida integração com a DCTFWeb.

O retorno com sucesso do evento S-2501 importa o envio dos créditos tributários apurados para o Portal da DCTFWeb e, assim, consegue fazer o recolhimento das contribuições. 

FGTS Digital: o que muda com o novo recurso?

Ainda não há uma data confirmada para substituição da Sefip pelo FGTS Digital, porém já foi assinado contrato com a plataforma Sepro, no dia 22 de dezembro de 2022, para o desenvolvimento do novo recurso. A partir dessa assinatura, os prazos para o início das fases de implantação serão estabelecidos. 

Confira os principais benefícios a serem alcançados com o FGTS Digital:

• Eliminar burocracias e custos adicionais;
• Diminuir os custos operacionais incorridos pelo FGTS;
• Reduzir as despesas com tarifas pagas à rede arrecadadora do FGTS;
• Digitalizar serviços (agilizar e automatizar procedimentos);
• Melhorar os serviços voltados para trabalhador e empregador;
• Promover a integração de ambientes e facilitar o acesso e gerenciamento de informações;
• Garantir segurança, integridade e confiabilidade aos dados e informações armazenados e processados;
• Diminuir a postergação da arrecadação anual do FGTS;
• Fornecer informações para direcionamento de ações e tomada de decisões estratégicas;
• Melhorar gestão, controle e transparência dos processos;
• Facilitar a comunicação entre Administrados e Administração;
• Permitir que os atores relacionados ao recolhimento do FGTS possam ter acesso aos dados e informações necessários para o exercício pleno de suas competências.

Qual será a forma de envio das informações? 

O FGTS Digital utilizará as informações declaradas pelos empregadores no eSocial para alimentar sua base de dados. Enquanto isso, é indicado para rever processos internos e conferir se as informações relacionadas ao FGTS estão sendo declaradas corretamente via eSocial.

A cada evento transmitido do trabalhador, haverá a sensibilização no FGTS Digital. Não será necessário fechar a folha de pagamento (evento S-1299) para que o empregador possa gerar guias de determinada competência. Para simplificar esse processo, principalmente para empresas com elevado número de trabalhadores, quando o empregador enviar o evento de fechamento da folha (S-1299), o FGTS Digital fará uma validação interna para verificar se todas as remunerações recebidas coincidem com o totalizador do FGTS (S-5013). 

Recolhimento via PIX 

O Pix foi escolhido como forma de pagamento para os empregadores realizarem os recolhimentos de FGTS a partir do FGTS Digital. Os boletos gerados terão um QR Code para leitura e pagamento direto no aplicativo ou site da instituição financeira do empregador.

Uma das vantagens é que o pagamento é feito em tempo real, o pagador e o recebedor serão notificados com a conclusão da transação. Outra vantagem de utilizar essa forma de arrecadação é que o pagamento pode ser feito em qualquer dia e horário. Além disso, o pagamento do FGTS poderá ser feito todos os dias do ano, inclusive nos fins de semana e feriados. 

Mas atenção: Os pagamentos de competências anteriores à implantação do FGTS digital continuam sendo realizados via SEFIP. 

O Vencimento será alterado?

Com a entrada do FGTS Digital, o prazo do pagamento mudará do dia 07 de cada mês para do dia 20, conforme a lei 14.438 de 24 de agosto de 2022. 

Novo site para consulta ao FAP

O sistema para as empresas consultarem o valor do Fator Acidentário de Prevenção (FAP), bem como apresentarem contestação e recurso ao FAP atribuído a cada estabelecimento, foi modernizado, e para adequar a estrutura às novas tecnologias disponíveis, já pode ser realizada pelo gov.br e não mais pela senha de serviços previdenciários. 

O Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) informa que a mudança decorre da necessária modernização tecnológica do sistema FAPWeb e da utilização de autenticação dos usuários a partir do sistema atualmente utilizado em diversos serviços públicos, qual seja, a conta “gov.br”, tornando o serviço mais acessível e eficiente.

A partir de agora, a consulta ao FAP está disponível em novo endereço. As orientações sobre a utilização desta nova ferramenta e a forma de acesso estão disponíveis na sessão documentos de apoio do portal do eSocial.

O FAP, aplicado desde 2010, é um sistema de bonificação ou sobretaxa do Seguro contra Acidentes de Trabalho – SAT, individualizado para cada estabelecimento da empresa, de acordo com seu desempenho na frequência, gravidade e custo previdenciários dos acidentes e doenças do trabalho sofridos por seus trabalhadores, por meio de comparação desses indicadores entre as empresas da mesma atividade econômica, segundo definição do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP).

Extra: Não deixei para se atualizar na última hora!

Como você viu, as mudanças são diversas e impactam a rotina de diversos setores da empresa, e especialmente ao DP. Dessa forma, você, profissional do departamento pessoal, deve estar atento e se antecipar a mudanças, para não ser surpreendido por elas ou ter riscos de penalizações onerosas.

Além dessas mudanças, 2023 trará muito mais novidades no âmbito trabalhista e a principal dica que podemos dar é de que você reserve um momento para se atualizar e discutir a legislação com o seu gestor, evitando assim transtornos de retrabalho ou prejuízos financeiros por falta de informação.

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