Final de ano se aproximando, uma das épocas mais aguardadas para funcionários e empresas, tendo em vista férias e períodos de recesso. Por outro lado, os profissionais de departamento pessoal trabalham dobrado com obrigações que precisam ser executadas além das rotineiras, como admissão, férias, rescisões, afastamentos, entre outros, temos ainda a gratificação natalina, ou 13º salário (como é conhecida). 

O benefício obrigatório ganha destaque em relação à folha de pagamento, que tem seu processo realizado todo mês, mas em dezembro conta com etapas atípicas aos demais meses do ano, o que requer maior atenção aos detalhes. 

Quer saber mais sobre o benefício e como se antecipar? Continue a leitura e confira todas as nossas dicas. 

Qual a origem do décimo terceiro?

Há alguns anos atrás, os empregadores tinham o hábito, por mera liberalidade, de conceder uma gratificação aos colaboradores no final do ano, com o objetivo que todos pudessem comprar os presentes e a ceia de natal. 

O que aconteceu para que o benefício passasse de hábito para obrigatoriedade foi que a renda extra passou a fazer parte do orçamento financeiro dos colaboradores, o que consequentemente tornou-se um direito trabalhista instituído no ano de 1962, no governo de João Goulart. 

Para tanto, o benefício tem seu cálculo baseado no valor da remuneração do colaborador, o período trabalhado, descontos referentes aos diretos trabalhistas e previdenciários, além de outras regras que precisam ser analisadas com atenção. 

Abaixo você confere algumas delas. 

Como se antecipar?

Agora que você já conhece a origem do benefício, talvez esteja se perguntando: como dar conta de todas as demandas no final de ano? A resposta é bem simples: organização e planejamento. 

Muitas vezes, estamos trabalhando no piloto automático todos os dias e não paramos para analisar de fato tudo que vem ocorrendo ao nosso redor que impacta diretamente a nossa forma de trabalho. 

A falta de tempo ou até mesmo a correria, pode estar relacionada à falta de organização, mas calma, estamos aqui para te ajudar a se organizar e antecipar o 13° salário em 2022. 

Conheça os prazos

A primeira grande dica para se antecipar é conhecer os prazos que a legislação estipula. Desta forma, você ganhará tempo já entendendo e sabendo como funciona os cálculos e os prazos. 

A Lei 4090/62 em seu Art. 1° diz:  A gratificação salarial instituída pela Lei número 4.090, de 13 de julho de 1962, será paga pelo empregador até o dia 20 de dezembro de cada ano, compensada a importância que, a título de adiantamento, o empregado houver recebido na forma do artigo seguinte”.

O 13° Salário, ou a chamada Gratificação de Natal, é tão importante que inclusive é um direito constitucional previsto no art. 7º: “São direitos dos trabalhadores urbanos e rurais, além de outros que visem à melhoria de sua condição social: VIII – décimo terceiro salário com base na remuneração integral ou no valor da aposentadoria”. 

Saiba quem tem direito ao 13º salário

Outros pontos na legislação também precisam ser observados, tais como: quem tem direito no decorrer do contrato de trabalho, tipo de regime de trabalho, e assim por diante. Vamos conhecer algumas regras abaixo:

• Cumprir no mínimo 15 dias trabalhados no mês;
• Ter vinculo de emprego, aposentando ou pensionista do INSS;
• O valor é pago proporcional aos meses trabalhados;
• Pagamento em duas parcelas;
• Pessoa Jurídica não tem direito;
• Estagiários não tem direito;
• Colaboradores afastados por doença ou acidente de trabalho recebem do INSS;
• Colaboradoras afastadas no decorrer do ano por Licença-Maternidade recebem integral;
• Rescisão no decorrer do ano deverá ser quitado o 13° Salário com as verbas rescisórias.;
• A primeira parcela não poderá ultrapassar o dia 30 de novembro;
• A segunda parcela não poderá ultrapassar o dia 20 de dezembro. 

Use a tecnologia a favor da organização

Outra dica fundamental para se antecipar ao cálculo da folha anual também é contar com a ajuda da tecnologia e automação em seu setor. Um bom sistema é o principal aliado de qualquer profissional do departamento pessoal.

Outro ponto de atenção é em relação aos funcionários que recebem variáveis na folha de pagamento (comissão, horas extras, adicional noturno, DSR etc). 

Isso porque no momento em que a 2° parcela é calculada, a folha da competência de dezembro ainda não está fechada, restando um valor residual que deverá ser pago juntamente com o salário do mês. 

Com a ajuda da tecnologia, esse processo é simples de ser realizado, uma vez que as informações lançadas no decorrer do ano são armazenadas em um banco de dados e no final do ano. Dessa forma, você tem todas as informações consolidadas para agilizar no processo do cálculo sem a necessidade de intervenção e lançamentos manuais. 

Claro, não podemos esquecer que existem encargos patronais, afinal, estamos falando de uma verba que tem caráter salarial, ou seja, é caracterizado salário, e tudo que é caracterizado salário na folha tem as devidas incidências. 

Por isso, é extremamente importante que você conheça e oriente o seu cliente ou empregador dessa questão para que ele se organize financeiramente e cumpra com as obrigações trabalhistas e previdenciárias. O regime tributário que a empresa está enquadrada também influencia diretamente nos valores apurados, isso porque, simples nacional não tem INSS patronal. 

Atenção para o recolhimento do FGTS e outros descontos

Sobre o valor do 13° salário, há ainda o recolhimento de FGTS (fundo de garantia por tempo de serviço). Obrigatoriamente, o empregador deverá pagar até o dia 07 de dezembro referente a 1ª parcela; e até o dia 07 de janeiro referente a 2ª parcela. 

No momento do fechamento da sua folha na competência novembro, o sistema automaticamente entende que esse recolhimento deverá ser feito. Desta forma, ao gerar o arquivo SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) o sistema gera com os valores devidos para recolhimento de FGTS. Vale ressaltar que o FGTS é um benefício do trabalhador que corresponde a 8% da sua remuneração. 

Os descontos também deverão ocorrer, mas apenas na 2° parcela. São eles:  Contribuição Previdenciária do Segurado/INSS e IRRF (imposto de renda retido na fonte). Ambos os descontos variam conforme a tabela de cálculo e remuneração do trabalhador.

Os descontos de INSS deverão ser repassados a previdência social através do pagamento do DARF Previdenciário, na qual, deverá efetuar o fechamento da folha anual no eSocial e posteriormente transmitir a DCTFWEB (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos).

Vale destacar aqui acerca o prazo de envio dessa declaração (que é passível de multa por atraso), até o dia 20 de dezembro. Prazo apertadíssimo, que requer muita organização e planejamento para se antecipar à entrega, sugerimos sempre que a transmissão ocorra no máximo entre 2 e 3 dias antes do vencimento, isso porque os imprevistos, eles podem acontecer justamente quando você está correndo contra o tempo. 

Atenção para eventos atípicos

Excepcionalmente este ano, temos a Copa do Mundo 2022 com início em novembro. Coincidentemente, as datas recaíram em época de fechamento de folha e entrega do 13º salário. Com a possível liberação de colaboradores e recessos, vale iniciar os trabalhos de cálculos e conferência com antecedência o mais rápido possível.

Fato é que quando estamos com muitas demandas e todas se tornam urgentes o risco de entregar o trabalho com erros aumenta, isso porque, não há tempo hábil suficiente para realizar as devidas análises e conferências, consequentemente gerando problemas com retificações, retrabalhos e indisposição com o cliente/empresa.

Dica extra: comunicação!

O diálogo entre os diferentes setores também é outro fator de suma importância no processo de antecipação e organização para a folha do 13° salário, bem como as demais demandas que costumam aumentar nessa época de final de ano. 

Sabemos que a maioria das empresas têm problemas com comunicação interna, e o departamento pessoal a todo momento precisa se comunicar, seja com o gestor, líder de equipe, funcionário e até mesmo o governo.

Converse com seu gestor, oriente-o sobre os prazos e valores que deverão ser pagos, lembrando sempre que as empresas precisam se organizar financeiramente e verificar seu fluxo de caixa para que essa obrigação trabalhista seja cumprida de maneira correta. 

Ter dados em mãos para garantir que esse processo flua da melhor forma possível também é essencial. É pensando nisso que as soluções da Fortes Tecnologia garantem mais agilidade, confiabilidade e segurança na execução de qualquer cálculo pertinente a folha de pagamento. 

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