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O mundo do empreendedorismo requer planejamento constante para que os objetivos sejam alcançados, todavia, para atingir o êxito nesta atividade extremamente importante, faz-se necessário que os empreendedores saibam o momento certo de sair do trabalho operacional e avançar para gestão do negócio.
Pensando nisso, preparei este post para apresentar como foco principal, a relevância subjacente ao processo de saída do trabalho operacional na contabilidade, trazendo não apenas conceitos, mas também, os passos necessários e os benefícios proporcionados por este processo de transição.
O que é o trabalho operacional na contabilidade?
Entende-se por trabalho operacional no ramo da contabilidade àquele vinculado à execução de tarefas tais como: escrituração contábil, transmissão de obrigações acessórias, apuração de impostos, abertura e fechamento de empresas, cálculo da folha de pagamento, dentre tantas outras, englobadas basicamente pelos setores contábil, fiscal, departamento pessoal e paralegal.
Muitos profissionais acreditam que o contador de verdade apenas deve executar tarefas operacionais, deixando de lado o foco na gestão do negócio. Entretanto, o excesso de execução destas atividades, além de consumir um tempo considerável do empreendedor, irá impedi-lo de prosperar na contabilidade.
A dificuldade que alguns contadores possuem em mudar crenças como estas já enraizadas pela profissão, está intimamente ligada ao mito do pequeno empreendedor.
O que é o mito do pequeno empreendedor?
No mito, o empreendedor possui uma falsa ilusão de que controla as rédeas da própria vida e do próprio negócio, quando na verdade é muitas vezes um “escravo” da sua própria empresa, justamente por não estruturar sua operação e não realizar uma boa gestão de processos e atividades.
Como já mencionei, “a doença do empreendedorismo transforma em fardo o ofício nascido do amor”, e, para que isto não ocorra, é primordial que o empreendedor contábil compreenda que sua real operação deve estar pautada pelo equilíbrio dos três papéis que precisa assumir.
O primeiro papel é o de Empresário, que busca novas oportunidades de negócios, o segundo é de Administrador, que executa o planejamento estratégico da empresa, e o terceiro papel é o de Técnico, que desempenha atividades operacionais em determinados momentos, além de performar sua equipe.
No início do processo de empreender na contabilidade o foco principal é a operação, tendo em vista que se faz necessário garantir a entrega para o cliente. Contudo, a partir do momento que ocorre o crescimento gradativo da empresa, o empreendedor deve iniciar o processo de saída do olhar exclusivamente operacional e passar a direcionar-se aos assuntos que envolvam relacionamento com cliente, delegação de atividades, marketing e vendas (comercial), dentre outros aspectos.
A seguir demonstramos como é possível deixar de fazer o trabalho operacional na contabilidade.
Como parar de fazer o trabalho operacional?
O primeiro passo para deixar de fazer o trabalho operacional é investir na gestão de processos, rotinas e atividades, para que seja possível entender o que, como e quando determinadas tarefas devem ser realizadas. E assim, para que no momento da contratação dos primeiros funcionários, as pessoas saibam exatamente o que tem que ser feito.
Construir uma estrutura para controle de delegação e centros de responsabilidade, visa maximizar a performance da sua equipe, que por sua vez deve ser treinada e capacitada sempre que possível.
O investimento em educação para o seu time impulsionará o desempenho profissional, contribuirá para o aumento da produtividade, e o mais importante, irá auxiliar no processo de aquisição da autonomia dos colaboradores que terão mais liberdade e confiança na execução das atividades operacionais, requisitando cada vez menos o empreendedor em assuntos técnicos, que consequentemente passará a exercer seu papel de gestor.
É importante ainda ter uma ideia da fase empresarial do seu negócio, pois, é através deste diagnóstico que será possível compreender o quanto você vai se envolver na operação. Existem basicamente 4 fases empresariais, sendo elas:
- 1. nascimento: nesta fase encontra-se apenas você, a famosa “eu empresa”, sem muitas alternativas para escapar do trabalho operacional. Mesmo nesta fase é possível automatizar grande parte da operação e organizar suas atividades.
- 2. infância: momento em que se torna possível a contratação de pelo menos um funcionário ou terceiro, possibilitando desta maneira a transferência de algumas atividades, já que a empresa adquire uma estrutura melhor de funcionamento.
- 3. adolescência: a partir deste estágio observa-se uma parcela significativa da operação sendo executada por funcionários, ocorre contratação de sistemas ou consultorias de gestão de processos, fazendo com que o negócio atue com mais delegação e monitoramento.
- 4. fase adulta: fase em que a maturidade já foi alcançada, o empreendedor contábil já possui consciência, cultura e costume de processos, a estrutura da empresa é altamente consolidada e a saída do operacional fica cada vez mais perceptível.
A importância da gestão de processos
Conforme apresentado acima, é notável que a evolução gradativa do negócio contábil, faz com que através da gestão de processos, seja possível a diminuição da realização de trabalhos operacionais.
O investimento em tecnologia é outra dica fundamental no processo de saída do operacional, mesmo quando o negócio ainda é uma “eu empresa”. A inovação tecnológica trouxe mudanças significativas em todos os setores da economia, e na contabilidade não foi diferente. A utilização de soluções digitais, tais como softwares e sistemas, por exemplo, auxilia na gestão e automatização dos processos, na execução das atividades e na modernização dos serviços oferecidos.
Munir-se destas ferramentas irá auxiliar na redução de erros humanos oriundos de processos mecânicos, reduzirá o tempo de execução das atividades, aumentará a produtividade da equipe que passará a executar tarefas mais analíticas e que conferem valor agregado ao serviço prestado, garantindo alta performance na substituição de processos manuais para que o empreendedor possa buscar novas oportunidades de expansão dos negócios.
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Mas será que é possível deixar totalmente o trabalho operacional?
Diante dos aspectos já mencionados ao longo deste post, podemos concluir que, quando a empresa está na fase adulta o empreendedor contábil deixa de realizar trabalhos operacionais vinculados ao contábil, fiscal, pessoal e atividades paralegais. Todavia, o olhar agora deve estar voltado para operação diretamente relacionada à gestão, planejamento, marketing e busca de novas oportunidades.
A saída do operacional não significa dizer que o empreendedor não terá mais atividades a serem executadas, mas sim, que seus esforços devem ser incorridos para garantir a expansão do negócio.
Uma parcela significativa de escritórios contábeis não pensa no seu negócio como sendo uma empresa e foca apenas na operação, sendo que são empresas como qualquer outra.
Quando o empreendedor se volta apenas para operacional acaba não administrando, não inovando, não direcionando e nem estruturando sua empresa para o crescimento. Por isso, boas práticas empresariais devem ser avaliadas pelos escritórios contábeis, com o intuito de garantir benefícios num cenário em que o foco não é exclusivamente operacional.
E quais são os benefícios de parar com a operação?
Inúmeras são as vantagens proporcionadas pela diminuição significativa do excesso de atividades operacionais, dentre as quais podemos destacar as seguintes:
- aumento das vendas: a busca por melhores estratégias de marketing e otimização das atividades comerciais garante a fidelização e entrada de novos clientes;
- gestão do negócio: planejamento estratégico é essencial para garantir o acompanhamento e monitoramento de todos os setores da empresa;
- inovação: aliar inovação com soluções digitais através do investimento em tecnologia auxilia na otimização dos processos, reduzindo significativamente a execução de atividades manuais.
- performance: uma equipe altamente treinada e capacitada irá garantir a execução de tarefas com alta performance, uma vez que os colaboradores terão mais segurança e autonomia com o passar do tempo.
Deste modo, a saída da operação por parte do empreendedor contábil não somente é possível, como também é necessária para garantir que seu escritório forneça serviços de qualidade e com alto valor agregado, além de que mais tempo seja investido em atividades que alavanquem o negócio.
Enfim, espero que este conteúdo tenha lhe ajudado a entender como diminui o seu trabalho operacional no escritório contábil. Se ficou com alguma dúvida, fale comigo pelo instagram! Será um prazer te ajudar.
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