Se você trabalha com venda de produtos, já deve saber a importância de fazer um inventário de estoque. Afinal, ter uma visão real do estoque é muito importante para um bom planejamento, organização e gestão financeira  de qualquer empresa.  Além disso, as atividades que envolvem o controle de estoque auxiliam na tomada de decisões e previnem erros que podem resultar em perdas ou prejuízos desnecessários. 

Neste artigo, iremos explicar o que você precisa saber sobre a realização de inventário de estoque físico e por que ele deve ser incluído no dia a dia da sua empresa.

O que é inventário de estoque?

Esse processo é a contagem física de todas as mercadorias que a empresa possui para que depois, seja feita uma comparação entre a quantidade dos produtos existentes na empresa e a quantidade que está cadastrada no sistema de controle de estoque utilizado. É neste momento de análise que podem ser encontradas diferenças entre o estoque real e o estoque do sistema interno.

O inventário consiste na listagem completa dos produtos armazenados. Dessa forma, encontram-se as especificações sobre os produtos, como a marca, espécie, funcionalidades e dimensões.

Através do inventário de estoque, a empresa exerce o controle efetivo sobre a quantidade e qualidade dos produtos.

Para que serve o inventário de estoque?

Existem muitas razões para que o inventário físico de estoque seja realizado periodicamente. Um dos principais motivos é poder monitorar a disponibilidade ou a falta de um produto. Em outras palavras, fazer um bom controle de estoque é fundamental para evitar produção parada ou perder dinheiro por falta de produtos para vender. 

Descobrir irregularidades é outro motivo para que a realização do inventário físico de estoque seja frequente. Isso permite que a empresa melhore os seus processos de segurança, corrija as quantidades dos produtos no sistema de controle de estoque e ajuste o planejamento de compras de novos produtos para reposição.

Com resultados corretos à realidade, é possível criar ações de venda para aquele produto que em determinado período do ano já não tem uma boa venda, pensar em promoções para limpar o estoque de um item parado ou buscar caminhos para escoar mercadorias que estejam com prazo de validade mais próximo, por exemplo. 

A frequência na realização do inventário físico de estoque tem impactos significativos no bom andamento da empresa. Por isso, o recomendado é que este processo seja realizado no mínimo a cada três meses. 

Gerenciamento de inventário tem tudo a ver com equilíbrio. Quando uma empresa investe em mais estoque do que pode vender, ou seja, excesso de estoque, cria um déficit no orçamento. Como também, o estoque insuficiente compromete o atendimento ao cliente.

Benefícios do inventário de estoque

Através das informações, a empresa diminui o risco de perdas e extravios, além de reduzir custos, direcionados à aquisição de novos produtos;

Direciona na gestão orçamentária, possibilitando a identificação precisa da porcentagem de recursos destinados a este fim. O inventário de estoque vai garantir, ainda, a correspondência com o balanço contábil, estabilizando o fluxo de caixa.

A função do inventário físico de estoque vai muito além de encontrar irregularidades. Ele identifica também suas causas e permite entender o seu negócio e o comportamento de compra dos seus clientes, realizar o planejamento de ações futuras em todos os setores da empresa e potencializar seus resultados de forma constante.

Classificações do inventário

Costuma ser dividido em inventário periódico e inventário permanente 

O inventário periódico consiste na contagem e atualização do estoque em períodos predeterminados pela própria empresa, que podem ser semanais, quinzenais, mensais, anuais. Esse modelo é mais adotado por empresas que tem poucas movimentações.

Dica: Se possível, realize o inventário em um horário que a empresa esteja fechada. Isso evita diferenças na contagem, já que não haverá riscos de entrada e saída dos produtos.

Já o inventário permanente trabalha com a atualização do estoque em tempo real, ou seja, toda vez que há uma movimentação de entrada e saída, ele é automaticamente atualizado. Esse modelo é mais utilizado para empresas que tomam decisões de forma mais rápida e assertiva.

Tenha um sistema para controlar seu estoque 

Controlar o estoque não é uma tarefa fácil, isso nós já sabemos. Agora já pensou se o fizéssemos sem o uso da tecnologia?

A tecnologia – por meio de sistemas integrados de gestão – nos possibilita cadastrar produtos, registrar movimentações de entrada e saída e analisar essas informações período a período. Essas funções nos permite identificar perdas e extravio de produtos, a eficiência da estratégia de compras e qual o custo de estoque estamos tendo, ou seja, uma percepção sobre os indicadores de estoque. Por isso da importância de tudo que acontecer em seu estoque físico tem que refletir no seu software. 

Para melhores resultados no seu negócio, é necessário saber a quantidade de materiais que estão no estoque e, não só isto, também é importante seguir as obrigações tributárias que o governo exige, como também, controlar o caixa da sua empresa, pois sabemos que estoque é dinheiro.

Um forte abraço!