Diante dos desafios da atual conjuntura econômica, impulsionada pela pandemia provocada pelo novo coronavírus, os escritórios contábeis tiveram que se reinventar. Não podemos nos esquecer de que o período adverso ainda está em curso e, portanto, é preciso de preparo para a fase pós-pandêmica. Embora haja muitas incertezas quanto a ela, um ponto é inegável: o uso de um software de contabilidade permanecerá decisivo para o sucesso dos contadores.

Com o amparo dessa ferramenta tecnológica, as tarefas do seu escritório serão concluídas em menos tempo e de maneira muito mais eficaz. Mas como ela funciona na prática? É exatamente o que explicaremos a seguir.

Continue a leitura e descubra por que um software de contabilidade será peça-chave para voltar a crescer após a pandemia!

Por que usar um software de contabilidade?

O processo de automatização de processos já estava em andamento bem antes de a pandemia da Covid-19 avançar pelo mundo e alterar a estrutura operacional de diversas empresas. Independentemente do segmento de atuação, a necessidade de ampliar a utilização de soluções tecnológicas era evidente.

Como sempre ocorre em tais circunstâncias, saem à frente as organizações que projetam os cenários certos com determinada antecedência. Desse modo, elas se antecipam às concorrentes, além de demonstrarem total sintonia com as transformações de nossa época. Não é coincidência que essas mesmas corporações foram menos impactadas pelas consequências inevitáveis de um período sem precedentes na era mais recente.

Isso se deve ao fato de que elas já haviam montado a infraestrutura digital que seria exigida abruptamente em um curto intervalo. Conforme a retomada da economia avança, você precisa certificar-se de que seu escritório estará pronto para viver o pós-pandemia. O software para escritório de contabilidade é determinante para que, em vez de correr contra o tempo, sua empresa possa acompanhar o fluxo das organizações que se destacam sem seus nichos de mercado.

Como ele funciona?

Agora que você já está convencido quanto à importância do referido software, resta conhecer seu funcionamento. Basicamente, a ferramenta opera em ambiente online, o que garante a realização instantânea de atualizações periódicas, à medida que forem lançadas. Além disso, o programa centraliza todas as informações pertinentes ao escritório contábil. Entre outras coisas, tal característica facilita a gestão de processos, tornando-a mais dinâmica.

Quais são as funcionalidades de um software de contabilidade?

Via interface intuitiva e agradável ao usuário, o software contábil agiliza a execução de todos os procedimentos descritos na sequência.

Análise de lançamentos contábeis

A visualização dos balancetes contábeis é feita de acordo com o plano de contas referencial ou do plano de contas do seu negócio. Você ainda tem a alternativa de filtrar os saldos relativos a períodos específicos.

Lançamentos contábeis

Os lançamentos são previamente definidos a partir dos fatos contábeis e do histórico das contas. Para os momentos em que seja preciso lançar os dados contábeis manualmente, existe a restauração de movimentos anteriormente deletados, além da fixação das contas. 

Encerramento do exercício

Esse processo é concluído automaticamente com base no centro de resultados ou estabelecimento (o grupo de equipamentos e demais bens inerentes às operações desempenhadas pela organização). 

Envio de obrigações acessórias

Desde que haja um ótimo software de gestão contábil à disposição, a entrega das obrigações acessórias deixa de ser algo burocrático. Em vez disso, o envio dos arquivos de comprovação do cumprimento da legislação tributária ao Fisco torna-se simples e veloz.

Quais são os benefícios de um software de contabilidade?

As vantagens proporcionadas por um software bem desenvolvido são o que seu escritório de contabilidade precisa para se adaptar de vez à nova era digital que se avizinha. Conheça alguns benefícios!

Diminuição de custos e despesas

A automatização de todos os processos mencionados anteriormente faz com que a quantidade de tarefas manuais do escritório de contabilidade caia bastante. Consequentemente, os gastos derivados de computadores e outros dispositivos de informática, como impressoras, tendem a reduzir consideravelmente. O mesmo se aplica ao quadro de colaboradores, já que o número necessário de pessoas para manter a rotina operacional é igualmente dizimada.

Ao somar todas essas reduções, você tem um desconto interessante na folha de pagamento. Enxuta, a infraestrutura também proporciona uma boa economia para o caixa da empresa. Com uma gestão financeira de excelência, é possível criar um planejamento financeiro e direcionar esse dinheiro a um fundo reserva.

Aumento da proteção dos dados

Todo contador carrega consigo a responsabilidade de assegurar que as informações de seus clientes estejam a salvo em quaisquer circunstâncias. Considerando que os arquivos sejam enviados para servidores na nuvem, eles estarão sob plena segurança digital. A propósito, o ambiente digital oferece uma proteção muito superior ao que se vê em um ambiente físico. 

Por conta de uma fortaleza, composta de firewalls criados com tecnologia de última geração, as tentativas de interceptação do tráfego de dados são inibidas com sucesso. Portanto, sempre que houver alguma atualização disponível, ela será programada, sem que você precise preocupar-se com isso.

Redução do índice de falha humana

Por melhor que seja o processo de recrutamento e seleção da sua empresa, até os funcionários exemplares estão sujeitos a cometer grandes erros. Na contabilidade, como se sabe, um pequeno equívoco pode ganhar grandes proporções, ao ponto de prejudicar a imagem da empresa perante outros clientes.

Com a automatização de processos, o índice de falha humana dos serviços efetuados no escritório deixa de ser um problema, pois o software amplia a precisão das tarefas. E se, na pior das hipóteses, algum documento for deletado acidentalmente, basta restaurar a cópia de backup equivalente.

Como escolher o software de contabilidade ideal?

Para encontrar o software contábil ideal para sua empresa, você deve pautar a escolha nos seguintes critérios:

• relação custo-benefício;
• funcionalidades disponíveis;
• interface intuitiva;
• sistema de segurança;
• qualidade do suporte técnico;
• oferecimento de versão demonstrativa.

A análise do conjunto de aspectos elencados é indispensável, mas o destaque fica com o último ponto. Afinal, a possibilidade de testar o software é a melhor forma de confirmar como ele se comporta na prática.

Com o software de contabilidade perfeito e a melhora da qualidade dos serviços prestados, seu escritório estará pronto para enfrentar o período de pós-pandemia. Mais do que nunca, as soluções do seu escritório atrairão novos clientes, firmando então, parcerias duradouras e essenciais para a retomada do crescimento do seu negócio. Dessa forma, você só precisa contar com um software de contabilidade feito para suprir as atuais necessidades do mercado contábil.

Então, venha testar nosso software contábil e descubra o novo e mais efetivo modo de praticar a contabilidade!