A área contábil tem sido cada vez mais estratégica para as empresas. Se antes os empreendedores viam essa parte como somente uma obrigação em termos burocráticos, hoje, o profissional mais atento percebe que a contabilidade possui um papel fundamental no sucesso do seu negócio: ela permite melhorar a tomada de decisões. Por isso vou listar algumas ferramentas contábeis que seu escritório precisa ter.

É por meio das informações obtidas desse setor que o gestor tem como avaliar situações de maneira mais precisa e assim optar por investir com segurança ou fazer ajustes, visando o melhor desempenho da empresa.

Ferramentas contábeis essenciais 

Tanto quanto contar com profissionais qualificados para lidar com os processos, é preciso também investir em ferramentas de contabilidade eficientes. Continue a leitura e conheça algumas delas na sequência!

1) Sistema de gestão de documentos

Boa parte das atividades das empresas funciona por meio de documentos. E quanto mais ela cresce, mais fica difícil lidar como a quantidade de arquivos que movimenta. Sendo assim, é importante garantir que os processos assegurem a comunicação adequada entre os responsáveis, oferecendo agilidade e eficiência para os diferentes processos da empresa.

Dessa forma, a gestão de documentos ganha em relevância e daí seu destaque como a primeira na lista de ferramentas contábeis. É preciso pensar nos hábitos organizacionais capazes de auxiliar no crescimento da equipe. Isso depende de treinamento, mas também de recursos como os sistemas de gestão de documentos.

Nesse sentido, soluções que permitem tanto o armazenamento quanto o gerenciamento de arquivos XML de documentos eletrônicos permitem ao gestor consultar, gerar e baixar diferentes arquivos de maneira cômoda, garantindo agilidade aos processos.

Procure soluções capazes de simplificar suas ações do dia a dia. Isso certamente tornará as atividades menos desgastantes.

2) Ferramentas de escrituração contábil

Pensando na capacidade da contabilidade em atuar de maneira decisiva na tomada de decisão dos gestores, é preciso entender a escrituração contábil além dos simples registros dos fatos que atuam na estrutura patrimonial da empresa. Sendo assim, os dados devem ter utilidade gerencial, dando ao empreendimento recursos para se posicionar melhor no mercado em que atua.

Nesse sentido, é importante pensar em recursos capazes de facilitar a sua rotina, permitindo a criação de tarefas de maneira customizável, mas que também possuam funções previamente definidas de acordo com as necessidades de cada empresa.

Existem soluções no mercado que permitem, por exemplo, a realização de uma gestão aperfeiçoada das atividades em função das necessidades de cada cliente.

Você pode recorrer a um software contábil e até trabalhar com apps de contabilidade. O ideal é contar com sistemas que apresentem boas funcionalidades e que permitam desde a importação de lançamentos contábeis por meio de planilhas até a integração online com o financeiro da sua empresa.

3) Armazenamento em nuvem

A Cloud Computing já uma realidade há alguns anos e tem feito parte da vida da maioria das pessoas e por isso ela é uma das ferramentas contábeis que não pode ficar de fora. Se você utiliza aplicativos como o Google Drive para salvar fotos no seu smartphone, por exemplo, então já está imerso nessa realidade. 

Assim, por que não pensar nesse tipo de solução na realidade empresarial? A armazenagem em nuvem tem oferecido oportunidades cada vez mais sofisticadas para gestores dos mais diferentes portes, dando a eles condições para economizar espaços e recursos financeiros, uma vez que essa alternativa costuma ser mais barata do que as opções tradicionais.

A maioria dos sistemas que tem marcado presença no mercado é baseada na nuvem, e isso não é à toa: cada dia mais a Cloud Computing oferece mais segurança e qualidade para seus usuários.

4) Sistema de cobrança

Uma empresa bem organizada tem suas atividades de cobrança estruturadas em função do tamanho e das necessidades que possui. Isso evita problemas como pagamentos em atraso e constrangimentos com clientes.

Sendo assim, o trabalho com sistemas capazes de automatizar a cobrança é altamente recomendável. Com ele, é possível atuar de maneira sutil na questão da inadimplência, dando ao seu negócio melhores condições para prosperar sem que isso coloque em risco suas vendas futuras, e o melhor, de maneira automatizada.

Pequenas empresas podem até se dar ao luxo de ter uma pessoa designada para lidar com a questão das cobranças, mas no caso de companhias de maior porte, é preciso uma estruturação maior do setor de cobranças e, para tanto, o mais indicado é contar com um sistema sofisticado.

5) Gestão de fluxo e tempo de trabalho

Como potencializar os processos dentro de uma empresa? Você e sua equipe contam com recursos capazes de garantir maior produtividade? É importante pensar nessas questões quando se está pensando em ferramentas contábeis.

Hoje, cada vez mais empresas estão recorrendo a estratégias, visando ganho de tempo e maior produtividade. Encontrar companhias que trabalham com metodologias como Scrum, por exemplo, tem sido cada vez mais comum.

Independentemente da metodologia que sua empresa decida usar, é possível contar com recursos para aperfeiçoar as ações. Isso diz respeito desde aplicativos no celular que servem para controlar melhor as tarefas do dia a dia até recursos mais complexos, como softwares capazes de integrar o trabalho da equipe em meio online.

Invista nesse tipo de solução. Quanto mais integrada estiver a sua equipe, menos tempo ela perderá em ações triviais do cotidiano, o que faz com que a sua rotina seja mais produtiva.

6) Gestão de folha de pagamento

Quer ver o seu RH ganhar tempo? Invista em uma solução para automatizar a folha de pagamento. Isso permite uma maior precisão no trabalho envolvendo os dados da equipe, uma vez que os cálculos não correm riscos como o de falhas humanas.

Além disso, as informações ficam centralizadas, facilitando o acesso sempre que necessário, como diante da necessidade de auditorias, por exemplo. Assim a empresa ganha mais agilidade nas ações e o controle financeiro se torna mais eficaz.

Dessa maneira, o RH pode assumir uma ação mais estratégica na empresa, tendo como agir na criação de alternativas para fazer com que ela se torne um ambiente mais produtivo.

Essas são algumas soluções que, uma vez consideradas na realidade do seu empreendimento, tendem a fazer com que os resultados sejam significativamente melhorados. Por isso, pense nessas ferramentas e comece a caminhar rumo ao sucesso!

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