A importação do arquivo de extrato do seu banco no formato OFX (Open Financial Exchange) permite a importação das informações disponíveis no banco para o Fortes Contábil, auxiliando no processo de digitação e conciliação bancária. 

Assim, você garante que as movimentações registradas na conta bancária serão as mesmas disponíveis no sistema Contábil, de forma mais rápida e eficiente. 

Veja abaixo como é fácil fazer a importação e conciliação no Fortes Contábil.

Como fazer?

Inicialmente é necessário importar o extrato bancário em Movimentos – Extratos Bancários – Conciliação Bancaria – Opção IMPORTAR. Nesse artigo trataremos da conciliação bancária importando o arquivo em formatos OFX. 

Ao clicar na opção Importar, aparecerá a tela abaixo com os detalhes da importação do extrato bancário.

Depois de preencher todas as informações necessárias, será apresentado o resumo da importação do arquivo de extrato, mostrando a quantidade de lançamentos contábeis que estão disponíveis para iniciar a conciliação.

No resumo do extrato bancário temos informações sobre o que foi importado, como número da conta, período do extrato e quantidade de lançamentos.

Após importado o extrato bancário basta clicar em conciliar.

Mapeamentos

Mapeamentos são lançamentos pré-definidos com base em um palavra chave do histórico que servirá como parâmetro no momento da importação do extrato para que sejam feitos os lançamentos automáticos, com base no histórico (tag MEMO) do próprio extrato.

O mapeamento pode ser criado antes da importação de um extrato, ou no ato da importação do extrato. Uma das vantagens de criar a medida que importa o extrato é que o sistema já sugere os textos do arquivo e você precisará apenas colocar as informações contábeis.

Clicando em Novo F2, aparecerá a tela para fazer um novo cadastro dos mapeamentos, conforme imagem abaixo:

• Nome: Defina um nome para identificação do mapeamento, na importação do extrato o sistema já sugere o texto do arquivo.
• Expressão: será a expressão do extrato bancário (tag MEMO do arquivo). Na importação do extrato o sistema já sugere o texto do arquivo.
• Movimento: A opção permite que você defina com base no tipo de movimento que venha no extrato o sistema saiba se realizar o correto mapeamento. Um exemplo comum em que você utiliza um mapeamento para o Débito para uma conta e o mapeamento para o Crédito outra conta é o “cheque”. Pois pode ser uma entrada ou saída de recurso da conta. Se, independente de vir Debito ou Crédito no extrato o lançamento for o mesmo, pode ser utilizado o movimento Não Importa.
• Conta da contra partida: será a conta de contra partida para a movimentação registrada para o banco. Em nosso exemplo, sempre que vier no extrato a variável Depósito em cheque o sistema já entente que a conta contábil que deverá ser utilizada é Duplicata de Clientes.
• Estabelecimento: será definido o estabelecimento do lançamento
• Centro de Resultado: será definido o centro de resultado do lançamento.
• Histórico: será definido um histórico padrão ou poderá ser informado um texto personalizado com a opção de utilizar o texto ou a competência de forma automática, utilizando as variáveis. 

O processo de Conciliação pode ser realizado tanto após a importação, ou em um outro momento acessando movimentos – extratos bancários – conciliação bancária e em seguida clicar em Conciliar. Aparecerá a seguinte imagem abaixo:

Caso você entre na tela e a opção Conciliar estiver desabilitada é porque não existe nenhum extrato importado. Essa é a hora! =)

No grupo Lanç. Não Conciliados do Sistema teremos todos os lançamentos registrados no sistema onde a conta bancária esteja envolvida no intervalo de tempo da conciliação e que o sistema não conseguiu realizar a conciliação de forma automática.

Em Lanç. Não Conciliados do Extrato teremos todos os movimentos do extrato que não existem mapeamentos realizados e nem foi possível conciliar a um lançamento registrado no Contábil.

Para esses movimentos, é possível realizar duas opções: ou conciliar a um lançamento que já exista registrado no sistema, ou realizar o mapeamento.

Para utilizar a opção Conciliar Marcados, é preciso marcar o mesmo lançamento (mesmo valor e data do lançamento do extrato bancário) na coluna de Lanç. Não Conciliados do Sistema, ou seja, mesmos valores (sejam vários lançamentos diferentes, só que no final tem que bater o débito com o crédito) e com a mesma natureza, caso esteja algo errado o sistema avisará a inconsistência.

Para Mapear, será preciso ter um lançamento selecionado no grupo que estamos trabalhando e e em seguida criar os mapeamentos, como será explicado na sequencia.

Detalhes do Mapeamento

Ao selecionar a opção Mapear Lançamento, será preciso criar mapeamentos como explicado anteriormente. Onde criaremos as regras para a importação que está sendo realizada e para as próximas.

Caso não deseje criar uma regra e sim criar um lançamento especifico para o movimento que veio no arquivo, clique na opção Gerar Novo Lançamento,  assim será criado um novo lançamento (preenchendo as informações de Conta de contra partida, estabelecimento, centro de resultado e histórico). Não será gravado o mapeamento para que em outra ocasião seja utilizado de forma automática.

No grupo de Lançamentos a serem Gerados pelo Mapeamento, é preciso ter lançamentos criados com base nas regras de mapeamento, em seguida após confirmado que os lançamentos estão da maneira correta basta marcar os lançamentos para que eles sejam gerados e conciliados com sucesso.

Mas, caso exista a necessidade de realizar algum ajuste no lançamento, por exemplo alterar a conta Diversos de Cliente para uma conta especifica do plano de contas visto que no arquivo OFX não veio o detalhamento, mas com base nos documentos contábeis identificou-se a conta contábil correta é possível editar o lançamento antes de ser gerado e mudar a informação desejada.

O que acontece depois de gerado os lançamentos?

Depois de gerados os Lanç. Não conciliados do Extrato ou dos lançamentos a serem gerados pelo mapeamento os lançamentos vão ser direcionados para o grupo de Lançamentos Conciliados.

Todos os lançamentos desse grupo, são os lançamentos que já foram gerados para o sistema e marcado como conciliados. Caso seja necessário é possível desfazer a conciliação basta selecionar os lançamentos que deseja desfazer e clicar em Desfazer Conciliação, com isso o(s) lançamento(s) serão direcionados para Lanç. Não conciliados do sistema.

Caso queira conciliar novamente esse lançamento é preciso marcar os lançamentos da coluna Lanç. Não conciliados do sistema e o respectivo lançamento na coluna de Lanç. Não conciliados do extrato.

Pronto, em poucos minutos, todos os 584 movimentos do extrato bancário foram escriturados automaticamente e já conciliados. 

Uma dica: Caso queira acompanhar os lançamentos que foram realizados a partir da Conciliação Bancária, te convido a conhecer o filtro origem no Relatório – Listagem de Conferência de Lançamentos. Nele é possível visualizar detalhadamente todos os lançamentos com a origem “Conciliação Bancária”. Ah, e esse filtro está disponível em muitos outros relatórios no sistema.