Organização empresarial: 11 dicas para controlar os dados do escritório contábil
Um escritório contábil trabalha com inúmeros dados - seus e de seus cliente - por isso, é essencial ter uma organização empresarial para garantir alta a performance na empresa.
Por Eliane César
9minutos de leitura
Publicado em: 16 de setembro de 2021
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Organização empresarial não é só uma mania. Uma empresa que faz o controle eficiente dos seus dados é mais rápida, efetiva, segura e competitiva. Infelizmente, muitas companhias ainda perdem oportunidades incríveis por desorganização de suas informações.
Esse tipo de problema é mais comum na gestão de dados da empresa — muitas vezes, informações se perdem ou são subutilizadas por uma gestão de dados ineficiente.
Com a aprovação da LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados, os gestores deverão se preocupar ainda mais com a organização empresarial. Para evitar que você tenha problemas no futuro, separamos 11 dicas para você aperfeiçoar a gestão das informações e a segurança dos dados no seu escritório contábil (vale também para outros segmentos de mercado). Veja:
A importância da organização empresarial
Qualquer modelo de negócio, seja ele pequeno, médio ou grande, precisa ter organização para conseguir crescer. A metodologia funcional se configura com a separação de grupos de responsáveis conforme a finalidade de suas atividades.
Por exemplo: a empresa pode separar a organização dos documentos por setor de marketing, vendas, finanças, produção, entre outros. O responsável por determinada informação deve fazer o registo e arquivamento de forma correta e padronizada, de modo que facilite a pesquisa sempre que o documento for necessário.
Assim, o gestor consegue delimitar os responsáveis e também deixa que os especialistas de cada área dediquem atenção integral para o setor. Todavia, também é necessário que os dados sejam armazenados em um ambiente único para todas as áreas da companhia, uma vez que decisões de marketing podem influenciar o setor financeiro e assim respectivamente.
Então, por que organizar a empresa e delimitar os responsáveis? Para ter mais agilidade na tomada de decisão, ganhar competitividade no mercado e atuar de acordo com as normas legais.
Dicas para uma organização empresarial mais eficaz
A seguir, listamos as principais ideias para você colocar o negócio em ordem e não perder nenhum documento importante. Veja:
1. Abandone os papéis e tenha organização empresarial
Pode parecer trabalhoso em um primeiro momento, mas a melhor maneira de controlar os dados da sua empresa de forma eficiente e organizada é eliminar qualquer tipo de documentação impressa.
O que for essencial deve ser digitalizado. Além de ocupar muito menos espaço, processos e padrões com documentação digital serão extremamente mais rápidos, transparentes e seguros que a utilização do papel.
2. Tenha backups de tudo
Uma vez que toda sua documentação esteja digitalizada, o próximo passo é reforçar a segurança dos seus dados. Para isso, é importante manter cópias de segurança das informações da empresa e a melhor forma de fazer isso é com algum tipo de solução na nuvem. Os documentos salvos neste tipo de serviço são mais fáceis de serem acessados e contam com uma infraestrutura robusta de proteção de dados, como criptografia e redundância.
Usar esse modelo de tecnologia pode ser ainda mais importante para quem trabalha com documentos que sofrem modificações constantes: muitos sistemas que utilizam a computação em nuvem fazem um controle das versões atualizadas: eles salvam automaticamente todas as edições realizadas nos arquivos e permitem o acesso fácil a versões anteriores.
3. Tenha padrões e processos bem definidos
Isso é algo básico para qualquer tipo de organização: defina regras claras e difunda-as com todos que terão acesso aos dados da sua empresa. É importante que para qualquer rotina que envolva a organização empresarial, existam padrões que sejam seguidos. Isso simplifica a gestão destes dados e facilita a identificação de qualquer problema que possa surgir.
E caso sua empresa receba ou compartilhe dados com seus clientes, não tenha receio de reforçar e exigir esses padrões por parte deles. Ao longo do tempo eles perceberão que a mudança proporcionou benefícios para o negócio.
4. Automatize o máximo possível
Defina os processos e as regras dentro da sua empresa, pois isso possibilita a automação de muitos processos. Vale lembrar que sempre que um colaborador desempenha uma tarefa que uma máquina poderia fazer, a sua companhia está perdendo dinheiro.
Além disso, trabalhar de forma repetitiva pode minar o psicológico deste colaborador, causando danos ainda maiores a saúde dele e o sucesso da companhia. Portanto, a automação de processos valoriza o profissional e dá a ele a oportunidade de desempenhar tarefas mais complexas. E claro, processos automatizados são extremamente mais velozes do que algo manual.
5. Utilize softwares especializados em organização empresarial
Existem muitas formas de automatizar seus processos de organização, mas melhor do que combinar soluções variadas e potencialmente incompatíveis, é usar a ferramenta certa para o serviço.
Programas improvisados e planilhas infinitas funcionam apenas parcialmente, pois um software especializado em organização empresarial é essencial para controlar os dados da sua empresa de forma eficiente. Com um sistema capaz de coletar e organizar dados de forma automatizada, utilizando a nuvem para backups e controle de versões, fica muito mais fácil essa gestão.
Em empresas com um volume maior de dados é ainda mais importante implementar esse tipo de solução. Fica mais barato e eficiente que usar planilhas de Excel e bancos de dados, pois além desses softwares, normalmente, serem mais em conta, a empresa também economiza com cursos especializados e treinamentos para os colaboradores.
Essas soluções também são imbatíveis em integrações com e-mails, contas bancárias e outros recursos especializados.
6. Tenha transparência
Ter transparência não significa entregar todas as informações da empresa para qualquer um, mas garantir acesso aos dados às pessoas que precisam deles para desempenhar suas tarefas diárias. É importante que todos envolvidos em um projeto ou rotina tenham visibilidade do que está acontecendo, para evitar que uma mesma tarefa seja realizada mais de uma vez ou pior, deixe de ser feita.
Transparência, aliada a uma segurança de dados eficaz, pode deixar seu trabalho muito mais organizado e, por consequência, rápido. A troca de informações dentro das equipes garante sinergia e pode evitar muitos conflitos e atritos desnecessários. Mas, claro, segredos e informações sigilosas precisam ser preservados, com acesso limitado dentro do sistema de gestão de dados.
7. Use categorias e pastas coerentes
Quando organizar seus documentos de forma digital, é fundamental que eles estejam distribuídos em categorias e pastas coerentes, para garantir a visibilidade deles.
E isso vai depender da forma com que você organiza sua empresa. Em um tipo de negócio pode fazer mais sentido separar os arquivos por data, enquanto em outro pode ser que a melhor opção seja delimitar o tema, nome do envolvido e ano do material. Portanto, avalie qual é a forma que funciona melhor para o seu negócio e crie uma padronização para o arquivamento de documentos.
O mais importante é garantir que quem determina essas categorias seja uma pessoa com visão clara dos produtos e processos da empresa, capaz de transmitir esse padrão para os demais colaboradores.
8. Mantenha controle da temporalidade
Existem documentos que são importantes por toda a vida de uma empresa, mas boa parte deles perde o sentido em algum momento, sejam notas fiscais de décadas atrás ou contratos expirados e sem valor.
Em documentos físicos, que ocupam muito espaço, faz sentido jogar o que está velho fora, mas no meio digital a temporalidade não precisa ser tratada de forma tão radical: basta tirar um pouco da visibilidade dos documentos antigos e arquivá-los em outro local para uma eventual consulta futura.
A LGPD exigirá uma atenção muito maior dos gestores em relação à coleta, tratamento, uso e armazenamento de dados. Sendo assim, a organização empresarial será ainda mais necessária para evitar penalidades e problemas para a imagem do negócio.
Além de saber organizar todas as informações e armazená-las em um ambiente adequado, a empresa precisará investir em tecnologias eficientes para proteger os documentos e evitar qualquer tipo de vazamento.
Outro fator importante de saber gerenciar essas informações é que o cliente tem o direito de saber por que seus dados foram coletados, qual será o uso dado a eles, bem como poderá solicitar que eles sejam excluídos a qualquer tempo. E o que você fará se não souber onde estão essas informações e o que foi feito com elas?
Quando a LGPD entrar em vigor, em agosto de 2020, não haverá mais espaço para companhias desorganizadas e despreocupadas com a segurança das informações. Então, a principal dica deste artigo é: dê atenção para as suas informações, estruture os processos e não espere ser multado para promover mudanças na sua empresa.
10. Priorize informações
Defina com antecedência, quais são os dados estritamente necessários para o seu negócio e limite as informações coletadas. A LGPD orienta que as organizações esclareçam para os clientes o que será feito com os dados obtidos e isso pode ser mais um motivo para você dar prioridade a essa questão.
Por que coletar 20 dados se você só utilizará 5? Faça uma análise sobre o trabalho realizado atualmente, verifique se todas as informações são essenciais e otimize os processos. Assim, você terá um número menor de dados para armazenar e gerenciar, o que economizará o tempo da sua equipe.
11. Escolha os dados corretos
Categorize as informações de forma correta e saiba separá-las de modo que possam ser utilizadas para obter insights valiosos para o negócio. Crie gráficos ou planilhas para registrar e analisar os dados a fim de traçar estratégias de sucesso para sua empresa.
Muitos sistemas já facilitam esse processo de captura e categorização das informações, bem como a separação para análise de indicadores. Sendo assim, avalie a possibilidade de investir em uma ferramenta inteligente e própria para o seu modelo de negócio para obter vantagens competitivas e melhores resultados financeiros.
Vantagens de contar com um sistema para controle de dados
Há diferentes modelos de software para facilitar a organização empresarial. Sendo assim, o mais indicado é conhecer os benefícios de cada modelo, avaliar aquele que mais se encaixa no perfil da empresa e fazer testes para identificar as suas funcionalidades. A seguir, listamos as principais vantagens de utilizar a tecnologia na gestão de documentos:
Produtividade
Já foi o tempo em que era comum armazenar documentos em papel. Afinal, não é nada prático consultar pastas de arquivos impressos para encontrar dados de fornecedores, clientes ou compras efetuadas.
Com um sistema de gestão a sua equipe fica mais produtiva, pois em poucos cliques na tela é possível encontrar todas as informações necessárias para dar sequência às atividades. Logo, é possível fazer mais em menos tempo.
Economia de tempo
Você já calculou quanto tempo se perde para imprimir papel, catalogá-lo, armazená-lo em pastas, levar o documento até a sala de arquivos e depois fazer uma pesquisa? Só de pensar você já deve estar cansado, correto?
Pois é, isso só mostra quão ineficiente é manter as atividades no ambiente offline. Ao utilizar um sistema de gestão, a sua equipe realiza esse processo na metade do tempo e ainda fica mais satisfeita. Afinal, os profissionais podem se dedicar às atividades que exigem mais raciocínio e pensamento lógico.
Além disso, os profissionais estão cada vez mais interessados em trabalhar com tecnologias diferenciadas, logo, investir em um sistema inteligente é uma maneira de engajar e motivar a equipe sem precisar fornecer aumento de salário.
Melhoria de processos e comunicação interna
Uma empresa precisa ter profissionais que se entendem e se comunicam. A organização dos documentos permite isso. Basta você armazenar corretamente o documento, indicar em qual pasta a informação está que um funcionário localizado em outro estado consegue acessar a informação e realizar o seu trabalho. Logo, o sistema de gestão também proporciona mais agilidade para as demandas do dia a dia e melhora a comunicação entre as equipes.
Com todas essas informações em mãos, você já sabe o que precisa fazer para assegurar um melhor controle de dados na sua companhia. São sugestões descomplicadas que podem ser incorporadas facilmente nas rotinas do seu trabalho.
Talvez você já use ou conheça algumas delas, mas mesmo para quem já se organiza bem, sempre existem algumas ideias que podem ser aperfeiçoadas para obter bons resultados no negócio.
Saber como controlar os dados da sua empresa é muito importante para manter o seu negócio competitivo, seguro e eficiente. Por isso, vale a pena investir em organização empresarial e proteção de dados.
A LGPD não permitirá falhas na gestão das informações e exigirá um acompanhamento integral por parte das empresas. A multa para quem não se adequar às regras é de até 2% sobre o faturamento da companhia. Você não quer correr esse risco, certo?
Portanto, o mais indicado é utilizar um sistema de gestão para organizar e gerenciar diferentes procedimentos. Preparamos um artigo que explica melhor essa questão: conheça as soluções ideais de gestão para sua empresa!
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