Se o eSocial o assusta, então talvez seja a hora de repensar alguns processos na rotina de departamento pessoal e em função deles garantir a segurança necessária para a sua empresa. É bom lembrar que a ideia por trás do programa do governo é simplificar a coleta de informações, o que faz com que as companhias bem organizadas e devidamente adaptadas ao meio digital não tenham motivos para temer a novidade.

Por isso, propomos aqui algumas soluções que podem ajudar você a fazer dessa adaptação um diferencial para o seu empreendimento. Ficou interessado? Então confira.

Passos para otimizar a rotina do departamento pessoal

Fizemos um checklist com alguns passos que vão ajudar na produtividade do setor. Com isso, ganhamos bem mais do que tornar o setor organizado, como conseguir otimizar processos e até mesmo otimizar alguns deles, ganhando tempo para apostar em planejamento estratégico.

1. Trabalhe com o ponto eletrônico

O controle eletrônico de ponto moderniza a sua relação com os colaboradores, tirando deles a responsabilidade em relação ao controle das horas trabalhadas. A ideia é contar com um sistema que assuma a função de controlar o ponto, registrando horários, sejam eles de entrada ou de saída das pessoas.

Esse recurso dá ao RH a capacidade de acompanhar com precisão toda a movimentação da equipe, identificando atrasos e horas extras, de maneira integrada à folha de pagamento.

2. Informatize e atualize seu banco de dados

Acumular informações a respeito de candidatos em formulários de papel, além de ocupar espaço no ambiente de trabalho do profissional, também é algo que dificulta muito a organização de suas ações. Imagine ter que consultar um a um esses documentos diante de um processo de seleção para mais de uma vaga.

Para evitar esse problema, considere informatizar e atualizar seu banco de dados. Ferramentas específicas para cada tipo de empresa, considerando porte e atividade, são facilmente encontradas no mercado. Trabalhar com elas pode, não somente simplificar a dinâmica do RH, como também tornar ainda mais fácil a inserção de dados no eSocial.

3. Considere o recrutamento interno

Uma maneira de fazer com que o Departamento Pessoal da empresa seja útil para que ela ganhe em agilidade é trabalhar com a possibilidade do recrutamento interno.

Muitas vezes, somente o processo que envolve a abertura de novas vagas já traz um desgaste enorme para a organização, que vai desde a necessidade de adaptação dos colaboradores ao período em que a equipe é menor até o tempo que o novo colaborador levará para se integrar plenamente ao time. Isso sem falar no trabalho do DP de levantar todas as informações dos novos contratados.

Sendo assim, mapeando e compilando talentos você pode conhecer habilidades e competências de cada funcionário e diante de uma necessidade somente transferi-los para ocupar outro espaço na companhia. Isso garante economia de tempo, além de retenção de talentos.

4. Estabeleça metas

É importante que cada tarefa do DP pertença a um objetivo maior. Nesse sentido, criar metas é muito útil. O ideal é trabalhar com metas viáveis, de maneira que você tenha como acompanhar o andamento do trabalho da equipe e mensurar os resultados.

Estabeleça objetivos de curto, médio e longo prazos, determinando datas e atribuindo responsabilidades para a equipe. Analisando os resultados regularmente, você tem como evitar o surgimento de problemas maiores, agindo na correção de erros assim que eles começarem a surgir.

5. Simplifique o controle

Como você organiza as principais informações a respeito de sua equipe? Existe uma política previamente definida em relação a isso?

Dados como a data da entrada, o tempo de cada funcionário dentro da empresa e sua jornada semanal de trabalho, assim como salário-base, entre outros elementos, precisam ser facilmente acessíveis para que a consulta seja simplificada. Estabeleça critérios para lidar com essas informações.

6. Controle as horas extras

Uma vantagem de aperfeiçoar o controle de dados a respeito dos colaboradores é que assim você tem como controlar as horas trabalhadas, bem como as horas extras com maior facilidade.

Essa prática impede que aconteçam erros como pagamentos incorretos por horas trabalhadas, algo que costuma gerar processos trabalhistas posteriormente.

7. Organize a sua folha de pagamento

Não somente questões como o cálculo de horas extras, mas benefícios como o FGTS, o INSS, dentre outros, precisam ser adequadamente controlados para que a empresa não venha a sofrer com problemas de natureza legal.

É preciso que a folha de pagamento seja bem organizada para que cada informação seja registrada e os benefícios concedidos. Esse ponto é essencial.

Tenha cuidado ao elaborar a folha de pagamento. De preferência, conte com um sistema para fazer os contra cheques e recibos, evitando erros e tornando o processo mais ágil.

8. Controle as férias

Também é preciso se planejar para conceder o benefício das férias aos colaboradores, evitando que as saídas de mais de um funcionário ao mesmo tempo comprometa o desempenho da equipe.

Sabendo exatamente quais são os meses de férias de cada colaborador você tem como estimar quem estará disponível em determinado período e poderá agir quando dois funcionários com funções similares estiverem para sair de férias ao mesmo tempo.

9. Tenha critérios para lidar com rescisões

Assim que um profissional é desligado de uma empresa é preciso que ela garanta o total cumprimento de suas obrigações legais.

Conferindo os direitos do colaborador você protege sua empresa de processos trabalhistas e garante que as informações referentes ao desligamento, como o cálculo da rescisão contratual, sejam precisas.

10. Comunique-se com outros departamentos

Você pode transformar a sua rotina de departamento pessoal em um diferencial para a empresa. Situações como o envio de documentos, pedidos de informações a respeito de colaboradores, entre outras, podem ser mais bem controladas quando o departamento pessoal começa a trabalhar com protocolos de recebimento de documentos.

Assim, sempre que o DP fizer o envio para outro setor da empresa, uma declaração com a listagem dos documentos enviados será anexada e então será assinada por quem recebeu e devolvida ao DP. Dessa maneira, fica mais fácil não somente registrar, mas também acompanhar os documentos, evitando perdas.

11. Adote um software

Sem dúvidas, a automação é o caminho mais simples para modernizar o cumprimento de obrigações por parte das empresas. Se o eSocial tem tirado o seu sono, experimente contar com uma ferramenta que permite à companhia se adequar ao sistema e automatizar a folha de pagamento.

Além disso, softwares de gestão são altamente recomendados para fazer com que a organização das diferentes áreas da empresa traga benefícios para a produtividade dela.

Enfim, com essas medidas, é seguro que você terá condições de aperfeiçoar as ações do seu departamento pessoal. Invista nelas e comece a simplificar as ações do RH e, consequentemente, garanta uma maior adequação às exigências do eSocial na sua empresa.

Quer saber mais a respeito da rotina de departamento pessoal? Então não deixe de assinar a nossa newsletter para receber mais informações.