Gestão de pessoas

RAIS e RAIS Negativa: fique por dentro das principais regras

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Escrito por Luanna Araujo
Atualizado em: 20/03/2019 Tempo estimado de leitura: 4 minutos

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A RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), foi instituída pelo Decreto nº 76.900, de 23/12/1975. É um instrumento de coleta de dados que tem por objetivo controlar a atividade trabalhista no País, fornecer dados para elaboração de estatísticas do trabalho e disponibilizar informações do mercado de trabalho à entidades governamentais.

Finalidades da RAIS

Os dados coletados pela RAIS são utilizados pelo Governo para atendimento das necessidades:

  • da legislação da nacionalização do trabalho;
  • de controle dos registro do FGTS;
  • dos Sistemas de Arrecadação e de Concessão e Benefícios Previdenciários;
  • de estudos técnicos de natureza estatística e atuarial;
  • de identificação do trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP.

Quem está obrigado?

Estão obrigados a declarar a RAIS:

  • empregadores urbanos e rurais;
  • filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas
    à pessoa jurídica domiciliada no exterior;
  • autônomos ou profissionais liberais que tenham mantido empregados no ano-base;
  • órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional dos governos federal, estadual, do Distrito Federal e municipal;
  • conselhos profissionais, criados por lei, com atribuições de fiscalização do exercício profissional, e as entidades paraestatais;
  • condomínios e sociedades civis; e
  • cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas.
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O que as empresas devem informar?

O empregador, ou aquele legalmente responsável pela prestação das informações, deverá relacionar na RAIS de cada estabelecimento, os vínculos laborais que existiram ou que estão em curso no ano-base, ou seja, é necessário declarar os dados de todos os trabalhadores ativos desde 01 de janeiro.

Não serão relacionados os diretores sem vínculo empregatício que não possuem recolhimento de FGTS, autônomos, trabalhadores eventuais, ocupantes de cargos eletivos (governantes, deputados, prefeitos, etc), estagiários, empregados domésticos e cooperados.

Os empregadores devem ainda informar na RAIS, os valores de contribuições sindicais, devidas aos sindicatos das respectivas categorias econômicas e profissionais, devendo indicar a entidade sindical a qual se encontram filiados, e os empregados que tiveram o desconto de contribuição associativa, com a identificação da entidade sindical beneficiária.

RAIS Negativa

O empregador pessoa jurídica que não possui empregados ou que permaneceu inativo durante o ano-base, está obrigado a entrega a RAIS Negativa, preenchendo apenas os dados a ele pertinentes. Com exceção do Microempreendedor Individual (MEI), cuja exigência não se aplica.

Para preencher e enviar a declaração você pode utilizar o programa GDRAIS 2018 ou o formulário de Declaração de RAIS Negativa Web.

Certificação Digital

Estão obrigados a utilizar certificado digital os estabelecimentos que possuem a partir de 11 vínculos empregatícios, exceto para a transmissão da RAIS Negativa.

Para entregar a declaração deve ser utilizado certificado digital válido, que tenha sido emitido por Autoridade Certificadora integrante da ICP Brasil.

A declaração pode ser transmitida com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou com o certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo que este pode ser um CPF ou CNPJ.

Como entregar a RAIS?

A declaração deve ser elaborada por meio do programa de arquivos da RAIS – GDRAIS. Este programa permite a inserção dos dados de forma manual ou por meio de importação de arquivos gerados pelos sistemas de folha.

Anualmente é disponibilizado um novo programa na página do Ministério do Trabalho relativamente a cada ano-base.

Os estabelecimentos ou entidades que não tiveram vínculos laborais no ano-base poderão fazer a declaração acessando o formulário de Declaração de RAIS Negativa Web.

A RAIS de períodos anteriores deverá ser declarada com a utilização do programa GDRAIS Genérico e os valores das remunerações deverão ser apresentados na moeda vigente no respectivo ano-base.

Prazo de Entrega

O prazo de entrega da RAIS teve início no dia 18 de fevereiro de 2019 e encerra-se no dia 05 de abril de 2019.

Atenção! O prazo legal para envio da RAIS não será prorrogado!

Após  o  dia 05  de  abril a  entrega  da  declaração  continua  sendo obrigatória, porém está sujeita à multa.

Havendo necessidade de retificar as informações prestadas, o término do prazo para a entrega da RAIS RETIFICADORA, sem multa, é 05 de abril de 2019.

Por isso não deixe para a última hora o envio de sua declaração!

Recibo de Entrega

Após a transmissão da declaração, o recibo de entrega deve ser impresso. A entrega da RAIS é isenta de quaisquer tarifas.

Além disso é importante destacar que todo estabelecimento é obrigado a manter arquivados, durante cinco anos, à disposição do trabalhador e da Fiscalização do Trabalho, os seguintes documentos:

  • relatório impresso ou a cópia dos arquivos, e;
  • o recibo de entrega da RAIS.

Tem dúvidas sobre a RAIS?

Você pode solicitar orientações sobre o programa GDRAIS através da Central de Atendimento do SERPRO pelo telefone 0800-7282326 ou através do endereço eletrônico: http://www.rais.gov.br – indo na opção “Fale Conosco”.

Nesse endereço você também encontra orientações quanto ao preenchimento dessa declaração, no Manual de Orientação da RAIS, ou mediante contato com o Ministério do Trabalho, pelo e-mail: rais.sppe@mte.gov.br.

Gostou deste artigo? Então aproveite para ficar por dentro também do novo cronograma do eSocial. 

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Sobre o autor

Luanna Araujo

Graduada em Ciências Contábeis pela Unicatólica, com MBA em Gestão e Planejamento Tributário pela UNI7, atua há mais de 8 anos nas áreas Contábil e Trabalhista. Especialista em eSocial, atualmente Analista de Capacitação no Grupo Fortes, sendo responsável pela elaboração de materiais técnicos e de apoio aos profissionais das áreas Gestão de Pessoas e Contabilidade. Além de atuar também como instrutora do programa Fortes na Prática, ministrando treinamentos com foco em legislação trabalhista, previdenciária, fiscal e tributária.

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