Diante das inúmeras obrigações trabalhistas que devem ser cumpridas pelos empregadores de todo o Brasil está o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED). Essa é uma importante ferramenta que ajuda o Governo a auxiliar os trabalhadores, analisar o mercado de trabalho, entre outras finalidades.

Muitos gestores têm dúvidas de como informar e transmitir esses dados e fazê-lo é fundamental para evitar pagamento de multas. Por essa razão, redigimos este post que traz as 9 principais dúvidas sobre o tema e suas respectivas respostas. Confira!

1. O que é e qual a importância desse envio?

O CAGED é um dispositivo criado pela Lei n.º 4.923/65 e consiste em um registro administrativo que serve como auxílio do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Ele é obrigatório para as empresas e inclui informações relacionadas à admissão, dispensa e transferência, servindo de conferência do vínculo de trabalho para licença do seguro-desemprego. Na prática, os dados transmitidos são:

• identificação das empresas;
• cargos e nomes dos colaboradores contratados ou demitidos;
• informações como data da admissão e do desligamento, se é uma pessoa com deficiência, seu CPF, tipo de trabalhador, e outras requisitadas.

2. Quais colaboradores são declarados?

O CAGED serve somente para informar os dados dos colaboradores listados na Lei n.º 5.889/73, no Decreto n.º 5.598/05, Portaria MTE n.º 397/02 e no art. 428 da CLT. Resumidamente, são eles:

• colaboradores contratados pelo regime da CLT, seja determinado ou indeterminado, incluindo em contrato de experiência;
• aprendizes contratados entre 14 e 24 anos;
• trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural – Lei n.º 5.889/73.

Para os demais tipos de funcionários, como eventuais, domésticos, autônomos, estagiários, entre outros, não será necessário informar o CAGED.

3. Como informar o CAGED?

Conforme o Manual de Orientação do CAGED disponibilizado no seu portal, para informar é preciso baixar os programas fornecidos pelo domínio oficial da obrigação, preencher os dados e enviar para análise. Nesse processo serão utilizadas as seguintes ferramentas:

• Aplicativo do CAGED Informatizado (ACI), chamado de CAGEDNet;
• formulário virtual CAGED-FEC;
• plataforma online CAGED Web.

Todas elas estão disponíveis no domínio do CAGED. Primeiro é preciso fazer o download do ACI e instalá-lo pelo arquivo “ACI-Install-JWS.jnlp”. O programa tem um arquivo que contém orientações sobre sua utilização, após será gerado um arquivo que contém os dados da obrigação.

A companhia que tiver sistema próprio de folha de pagamento deve acessar o Portal Caged, navegar em “Layout Arquivo CAGED” e gerar o arquivo.txt.

Depois será preciso enviá-lo pela opção “Analisador” do ACI ou na seção “Analisar Web” do Portal Caged com o intuito de verificar a validade do arquivo gerado. Se o programa não apresentar erros, será gerado um recibo que deve ser impresso e armazenado pelo empregador.

Faz-se importante saber que as empresas que têm mais de 20 colaboradores deverão utilizar um Certificado Digital, enquanto as com menos funcionários estão dispensadas do uso da tecnologia.

4. Como fazer a transmissão do arquivo?

Desde 2001 não é mais possível enviar o documento impresso, a entrega através da internet e é preciso seguir os seguintes passos:

• acessar o Portal CAGED novamente, porém clicar em “Analisar CAGED”;
• selecione a opção com ou sem certificado, conforme se a empresa tem mais de funcionários ou não;
• aperte “Escolher arquivo”;
• defina o arquivo da folha e envie em “Analisar”.

5. O que fazer quando envio apresentar erro?

Ocorrerá um erro e será necessário fazer o arquivo acerto quando é preciso retificar uma informação já enviada ou quando a pessoa está transmitindo pela primeira vez. Por exemplo: enviar o CAGED com o cargo de faxineiro, mas o cargo correto era porteiro, será necessário fazer o acerto. Nessa hipótese, siga os passos:

• abra o ACI;
• vá em “arquivo” e “converter para Acerto”;
• atualize os dados;
• clique em converter e Ok;
• selecione gravar e salve o arquivo;
• transmita o arquivo na seção “Transmitir CAGED” no portal da obrigação.

O acerto permite consertar erros cometidos nos documentos já entregues, sua finalidade é a de substituir a declaração anterior por uma nova.

Falhas que prejudiquem o trabalhador poderão gerar conflitos judiciais e fazer com que a empresa arque com indenizações, multas ou até mesmo punição por fraude, dependendo do caso. Por isso é importante não ignorar mensagens de erro.

6. Qual é o prazo dessa obrigação?

Há dois tipos de CAGED (diário e mensal) que mudam os prazos de envio. O CAGED diário é enviado se o colaborador está recebendo o direito ao seguro desemprego no momento da contratação, assim, ele será transmitido na mesma data da contratação ou demissão.

O CAGED mensal é usado para atualizar as admissões, rescisões e transferências, ele é usado quando o colaborador não está recebendo o seguro desemprego, o prazo para envio são até o dia 7 de cada mês.

7. Quais são as penalidades pelo descumprimento da obrigação?

A punição pelo descumprimento do prazo ou falha de comunicação dos empregados está prevista na Lei n.º 4.923/65. A aplicação da multa é automática, seus valores são calculados de acordo com os dias de atraso e funcionários omitidos. Confira o período de atraso e o valor por empregado, respectivamente:

• até 30 dias: R$ 4,47;
• de 31 a 60 dias: R$ 6,70;
• mais que 60 dias: R$ 13,40.

Para pagar a multa é preciso preencher o Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF), em duas vias, com o campo 01 “Multa Automática Lei Nº 4923/65”, o código da Receita “2877” e o número de referência “3800165790300843-7”.

As multas devem ser pagas no mesmo dia que serão realizadas as declarações em atraso e antes que o Ministério do Trabalho inicie procedimentos fiscais. Armazene uma das vidas para posterior comprovação do pagamento durante fiscalização.

8. Quais são as diferenças entre o CAGED e o RAIS?

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) reúne dados socioeconômico solicitados pelo MTE do empregador. Na prática, são diversas as diferenças na declaração, confira as principais:

• levantamento do RAIS anual enquanto do CAGED é diário ou mensal;
• o RAIS é referente a todos os trabalhadores do ano, já o CAGE fornece somente movimentações de admitidos e desligados;
• no RAIS refere-se a qualquer tipo de colaborador, já o CAGED, somente os celetistas;
• empregador é obrigado a fornecer a RAIS negativa caso não seja apresentados colaboradores no ano-base, enquanto o CAGED só é declarado se houver movimentação.

9. Quais são os objetivos desse processo?

O CAGED é excessivamente importante no meio trabalhista, os dados coletados permitem que o Governo tome diversas ações para melhorar a situação do mercado em relação ao trabalho. Os principais exemplos de como os dados podem ser utilizados são:

• compor o Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS);
• promover ações para realocação dos profissionais no mercado;
• estudar detalhes sobre admissão de colaboradores;
• desenvolver banco de dados a respeito do mercado de trabalho e o índice de desemprego;
• auxiliar na gestão de pagamentos ligados ao seguro-desemprego.

Essa obrigação pode ser bastante complexa, porém, é importante saber que logo o CAGED será substituído pelo eSocial. Para facilitar o cumprimento dessa obrigação, recomenda-se a utilização de um bom aplicativo de gestão que auxilia no seu cumprimento.

Gostou do nosso conteúdo? Ainda quer aprender mais com o nosso blog? Conheça outra questão que não deve ser ignorada pelas empresas: o SST no eSocial.