Gestão financeira

Planilha de Fluxo de Caixa: controle o financeiro da sua empresa

Escrito por Augusto Magalhaes

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O primeiro passo para se ter uma boa gestão financeira é entender a importância do seu controle para os negócios. Com isso, aos poucos é possível criar essa cultura de controlar e acompanhar todas as movimentações financeiras da empresa. 

O fluxo de caixa é um controle financeiro que considera cada movimentação de entrada ou saída de dinheiro, por menores que sejam. O controle adequado provê uma visão panorâmica da situação da empresa, o que significa embasamento sólido para tomada de decisão, bem como outros benefícios como realizar um planejamento orçamentário.

A análise do fluxo de caixa pode ser diária, semanal ou mensal, de acordo com a necessidade da empresa. Caso esteja sendo realizada alguma ação de vendas a curto prazo, por exemplo, o ideal é que o fluxo de caixa seja acompanhado diariamente.

Cuidado com a ilusão do caixa positivo

Ter dinheiro em caixa não significa que a situação da empresa esteja favorável, assim como estar com o caixa negativo não significa que a empresa está caminhando para fechar as portas.

Uma empresa pode estar com dinheiro em caixa, mas está gastando muito para alcançar o faturamento atual. Portanto, pode ser que o caixa positivo esteja disfarçando alguns problemas na estratégia de negócio, dificultando o crescimento da empresa.

Por outro lado, o caixa pode estar negativo devido a um momento de investimento que a empresa esteja passando com o propósito de aumentar o faturamento. O ideal é que haja um planejamento das expectativas com este investimento e o acompanhamento dos resultados obtidos.

Provisões x Lançamentos

Tão importante quanto controlar cada movimentação realizada, é planejar as movimentações futuras. 

As provisões são movimentações que já estão planejadas e ocorrerão futuramente, onde há valores e data de vencimento determinados. No fluxo de caixa, geralmente é considerada a data limite para que a movimentação ocorra e o valor deverá ser sem acréscimos ou descontos, caso já negociado anteriormente.

Já os lançamentos referem-se à movimentações que já ocorreram, pagamentos ou recebimentos que foram realizados. O lançamento pode ser a efetivação de uma provisão, ou mesmo ter ocorrido sem uma provisão anteriormente. Um exemplo de lançamento é o aporte de investidor anjo.

 

Simulações do cotidiano

Para exemplificar melhor, seguem duas situações comuns em pequenas negócios e o que podemos tirar de conclusão em cada uma delas.

Situação 1

A Ana Maria, dona de um buffet, acabou de fechar um contrato para uma festa de grande porte, que deve ser realizada em poucos meses. O pagamento recebido antecipadamente foi utilizado em uma campanha de marketing, pois ela estava aguardando o caixa ficar positivo para realizá-la. Contudo, ao iniciar o planejamento do evento, percebeu que teria que fazer vários investimentos para poder cumprir com o que foi acordado. Acabou se complicando financeiramente, já que se comprometeu em pagar seus principais fornecedores, e se viu obrigada a realizar empréstimos de última hora. Por fim, o evento acabou trazendo prejuízos à Ana Maria.

Conclusão: caso tivesse realizado um controle de fluxo de caixa, Ana Maria poderia ter se planejado para pagar os fornecedores, ter mantido dinheiro em caixa para despesas não planejadas e postergar a ação de marketing para um momento mais oportuno. E claro, evitando altas taxas de juros com empréstimos de última hora.

Situação 2

Pedro Silva possui uma loja de açaí há um bom tempo, quando o negócio ainda era uma novidade na região. Sempre teve um controle de fluxo de caixa simples, mas bastante disciplinado. Apesar de estar sempre com o caixa positivo, nos últimos meses as vendas estiveram abaixo de suas expectativas, grande parte devido à popularização das lojas de açaí na região. Pedro percebeu que não tinha capital para investir em diferenciais, então decidiu que era hora de vender sua loja e partir para novos investimentos.

Conclusão: mesmo com um controle de fluxo de caixa simples, Pedro teve insumos suficientes para tomar uma decisão com embasamento em dados, podendo inclusive já planejar seus próximos passos, aumentando suas chances de sucesso.

Motivos para realizar o controle do fluxo de caixa

Depois de ver essas situações, tenho certeza que você conseguiu perceber a importância de acompanhar as entradas e saídas financeiras e ter o controle do fluxo de caixa do seu negócio. Mas, para reforçar mais ainda essa importância, mostro mais alguns motivos para você começar hoje mesmo a implantar a cultura de controlar e acompanhar todas as movimentações financeiras da empresa.

Se antecipe: ter ciência dos gastos e investimentos no futuro lhe dá possibilidade de elaborar planos de ação ou já buscar recursos necessários, ao invés de ser surpreendido.

Talvez seja hora de aumentar os investimentos: se estiver sobrando muito dinheiro em caixa, talvez valha à pena destinar parte deste valor em mais investimentos;

Tome a decisão certa: com o panorama financeiro em mãos, ciente das provisões de entradas e saídas, bem como a situação atual do caixa, você terá mais segurança e chance de sucesso ao tomar alguma decisão importante;

Avalie a estratégia de negócio: acompanhe se o faturamento está crescendo conforme suas expectativas, ou se será necessário realizar alguma ação para alcançar o crescimento esperado.

Planilha de Fluxo de Caixa Mensal

Desenvolvemos uma planilha de fluxo de caixa que vai auxiliar você a controlar o dinheiro do seu negócio. Contudo, mais importante do que utilizar esta planilha adequadamente é desenvolver o hábito de controlar todas as movimentações financeiras e analisar os dados obtidos nas tomadas decisões. 

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Esta planilha é adequada para empresas de pequeno porte ou sem um controle financeiro adequado. Porém, com o crescimento da empresa surgem também necessidades mais complexas, dados que devem ser acompanhados e decisões de maior impacto a serem tomadas. Um sistema de gestão financeira seria o mais adequado para este cenário.

Seguem 3 sinais de que a sua empresa cresceu e é hora de partir para um software de controle de fluxo de caixa:

Mais tempo para gerenciar a empresa

Quanto maior a empresa, maior será o custo operacional com o tempo gasto registrando os dados na planilha, o qual pode não valer à pena. Com a automação do controle financeiro, há mais tempo para focar em atividades estratégicas, otimizando o tempo gasto atividades operacionais.

Necessidade de controle centralizado e mais detalhado

Realizar um controle financeiro mais robusto por planilhas inevitavelmente levaria à necessidade de utilizar sistemas complementares, tornando a organização financeira mais complexa. O ideal é poder gerenciar tudo através de um único sistema.

Ter todos os dados necessários à mão facilmente

 O fluxo de caixa é apenas uma das variáveis a serem analisadas para tomar uma decisão importante para a empresa. Através de um software é possível personalizar diversos relatórios de forma rápida e prática, possibilitando tornar a gestão mais estratégica.

Por fim, o controle de fluxo de caixa é apenas uma das ferramentas para uma boa gestão financeira. Toda empresa deve ter esse controle, por mais simples que seja, mesmo não tendo muita experiência no âmbito financeiro. Para quem já possui conhecimento nessa área e quer entender sobre um tema mais avançado, sugiro a leitura do artigo sobre apuração financeira. Boa leitura!

 

 

Sobre o autor

Augusto Magalhaes

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