Gestão contábil

Organização empresarial: 8 dicas para controlar os dados da empresa

Organização empresarial: 8 dicas para controlar os dados da empresa 1
Escrito por Eliane César
Atualizado em: 30/05/2017 Tempo estimado de leitura: 5 minutos

Organização empresarial não é só uma mania. Uma empresa que faz o controle eficiente dos seus dados é mais rápida, efetiva, segura e competitiva. É frustrante que algumas companhias percam oportunidades incríveis por pura desorganização. E esse tipo de problema é mais comum na gestão de dados da empresa — muitas vezes, informações se perdem ou são subutilizadas por uma gestão de dados ineficiente.

Para evitar que esse seja um problema da sua empresa, separamos 8 dicas que vão elevar o nível de organização empresarial na sua companhia. São sugestões valiosas, que podem ser implementadas no cotidiano da sua organização. Veja a matéria completa: 

 

Confira então as oito dicas:

1. Abandone os papéis

Pode parecer trabalhoso em um primeiro momento, mas o primeiro passo para controlar os dados em sua empresa de forma eficiente e organizada é eliminar qualquer resquício de documentação impressa.

O que for essencial deve ser digitalizado. Além de ocupar muito menos espaço, processos e padrões com documentação digital serão extremamente mais rápidos, transparentes e seguros que a utilização do papel.

2. Tenha backups de tudo

Uma vez que toda sua documentação esteja digitalizada, o próximo passo é reforçar a segurança dos seus dados. Para isso, é importante manter cópias de segurança em pelo menos dois lugares diferentes, usando pelo menos um tipo de solução na nuvem. Cópias salvas neste tipo de serviço são mais fáceis de serem acessadas e muito mais seguras, pois contam com toda tecnologia de proteção de dados de uma empresa especializada nisso.

Usar a nuvem também pode ser importante para quem trabalha com documentos que sofrem modificações constantes: boa parte dos serviços disponíveis no mercado fazem o chamado controle de versão: salvam automaticamente as edições feitas em um arquivo e permitem que seja possível reverter para versões anteriores com facilidade.

3. Tenha padrões e processos bem definidos

Isso é algo básico para qualquer tipo de organização: defina regras claras e difunda-as com todos que terão acesso aos dados da sua empresa. É importante que para qualquer rotina que envolva a organização empresarial, existam padrões que sejam seguidos. Isso simplifica a gestão destes dados e facilita a identificação de qualquer problema que possa surgir.

E caso sua empresa recebe ou compartilhe dados com seus clientes, não tenha timidez em reforçar e exigir esses padrões com eles. Em pouco tempo, todos saem ganhando.

4. Automatize o máximo possível

Com processos e regras claras para a organização empresarial, fica fácil otimizar o trabalho e entregar boa parte dele para as máquinas. Sempre que um colaborador faz uma função que poderia ser automatizada, a empresa perde dinheiro.

Além disso, trabalhar de forma repetitiva pode minar o psicológico deste colaborador, causando danos ainda maiores a saúde a companhia. E claro, processos automatizados são extremamente mais velozes do que algo manual.

5. Utilize softwares especializados em organização empresarial

Existem muitas formas de automatizar seus processos de organização, mas melhor do que combinar soluções variadas e potencialmente incompatíveis, é usar a ferramenta certa para o serviço.

Programas improvisados e planilhas infinitas funcionam apenas parcialmente, pois um software especializado em organização empresarial é essencial para controlar os dados da sua empresa de forma eficiente. Com um sistema capaz de coletar e organizar dados de forma automatizada, utilizando a nuvem para backups e controle de versões, fica muito mais fácil essa gestão.

Em empresas com um volume maior de dados é ainda mais importante implementar esse tipo de solução. Fica mais barato e eficiente que usar planilhas de Excel e bancos de dados, pois além desses softwares, normalmente, serem mais em conta, a empresa também economiza com cursos especializados e treinamentos para os colaboradores.

Essas soluções também são imbatíveis em integrações com e-mails, contas bancárias e outros recursos especializados.

6. Tenha transparência

Ter transparência não significa entregar todas as informações da empresa para qualquer um, mas garantir que quem deveria saber tem acesso facilitado aos dados. É importante que todos envolvidos em um projeto ou rotina tenham visibilidade do que está acontecendo, para evitar que uma mesma tarefa seja realizada mais de uma vez ou pior, deixe de ser feita.

Transparência, aliada a uma segurança de dados eficaz, pode deixar seu trabalho muito mais organizado e, por consequência, rápido. A troca de informações dentro das equipes garante sinergia e pode evitar muitos conflitos e atritos desnecessários. Mas, claro, segredos e informações sigilosas precisam ser preservados, com acesso limitado dentro do sistema de gestão de dados.

7. Use categorias e pastas coerentes

Quando organizar seus documentos de forma digital, é fundamental que eles estejam distribuídos em categorias e pastas coerentes, para garantir a visibilidade deles.

E isso vai depender da forma com que você organizada sua empresa. Em um tipo de negócio pode fazer mais sentido separar os arquivos por data, enquanto em outro pode ser que o melhor seja temas, ou os nomes dos envolvidos no processo.

O mais importante é garantir que quem determine essas categorias seja uma pessoa com visão clara dos produtos e processos da empresa, capaz de transmitir esse padrão para os demais colaboradores.

8. Mantenha controle da temporalidade

Existem documentos que são importantes por toda a vida de uma empresa, mas boa parte deles perde o sentido em algum momento, sejam notas fiscais de décadas atrás ou contratos expirados e sem valor.

Em documentos físicos, que ocupam muito espaço, faz sentido jogar o que está velho fora, mas no meio digital a temporalidade não precisa ser tratada de forma tão radical: basta tirar um pouco da visibilidade dos documentos antigos e arquivá-los em outro local para uma eventual consulta futura.

Com todas essas informações em mãos, você já sabe o que precisa fazer para assegurar um melhor controle de dados na sua companhia. São sugestões descomplicadas que podem ser incorporadas facilmente nas rotinas do seu trabalho.

Talvez você já use ou conheça algumas delas, mas mesmo para quem já se organiza bem, sempre existem algumas maneiras de melhorar.

Saber como controlar os dados da sua empresa é muito importante para manter o seu negócio competitivo, seguro e eficiente. Por isso, vale a pena investir em organização empresarial. Para manter essa organização, é importante que possa fazer seus vários procedimentos em um só sistema, aliando e otimizando o seu tempo. Um dos serviços que podemos citar é a importação de documentos fiscais. Você ainda perde muito tempo com essa importação? Descubra como dar conta do alto volume e importar até 1000 documentos em 1 minuto!

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Sobre o autor

Eliane César

Gerente de Produto nas áreas Fiscal, Contábil e Patrimônio na Fortes Tecnologia. Contadora. Especialista em Gestão e Planejamento Tributário pela Faculdade 7 de setembro. Bacharel em Ciências Contábeis pela Faculdade Piauiense. Representante da Fortes Tecnologia no Grupo de Trabalho Piloto do projeto SPED. Membro da Comissão Técnica do SPED do CRC/CE.

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