Fortes Fiscal Gestão contábil

O que é inventário de estoque e como fazer?

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Escrito por Paulo Fernandes
Atualizado em: 12/06/2020 Tempo estimado de leitura: 16 minutos

Os contribuintes do ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, devem manter a escrituração do livro do registro do inventário de acordo com o art. 76 do Convênio S/N, de 15 de dezembro de 1970.

Os regulamentos estaduais disciplinam em quais situações os contribuintes devem enviar esses inventários ao fisco.

Em regra, o inventário é enviado pelos contribuintes normais do ICMS no SPED ICMS IPI em fevereiro de cada ano, contendo a posição de estoques do final do exercício.

O que é inventário de estoque?

Basicamente, o inventário é o levantamento da quantidade de itens do estoque que pode estar em posse da empresa ou de terceiros ao final de cada exercício.

No final de cada exercício independentemente do regime empresarial, as empresas devem inventariar seus estoques de materiais (matérias primas, materiais de embalagem e outros), produtos acabados e em elaboração, serviços em andamento e mercadorias para revenda. Estas informações devem ser escrituradas no Livro de Registro de Inventário ou no Inventário Fiscal do SPED e Sintegra.

Qual a importância do inventário?

O envio do inventário na EFD é mais focado na qualidade da informação fiscal que é prestada, ou seja, é possível identificar possíveis omissões de entradas e de saídas que possam caracterizar sonegação fiscal.

Quais os motivos do inventário?

Conforme o guia prático do SPED ICMS, o inventário deverá ser apresentado no arquivo da EFD-ICMS/IPI até o segundo mês subsequente ao evento. 

Por exemplo: Inventário realizado em 31/12/19 deverá ser apresentado na EFD-ICMS/IPI de período de referência fevereiro de 2020.

Os motivos do inventário são os seguintes:

01. No final no período

Quando se tratar do estoque final mensal ou outra periodicidade, deverá ser informado pela empresa que está obrigada a inventário periódico ou que espontaneamente queira apresentá-lo.

02. Na mudança de forma de tributação da mercadoria

Quando, por exigência da legislação ou por regime especial, houver alteração da forma de tributação da mercadoria. Neste caso, se a legislação determinar, o inventário pode ser parcial.

Exemplo: mercadoria no sistema de tributação por conta corrente fiscal (crédito e débito) e a legislação passa a cobrar o ICMS por substituição tributária.

03. Na solicitação de baixa cadastral

Por ocasião da solicitação da baixa cadastral, paralisação temporária e outras situações.

04. Na alteração de regime de pagamento – condição do contribuinte

Quando o contribuinte muda de condição, alterando o regime de pagamento.

Exemplo: Mudança da condição “Normal” por inclusão no “Simples Nacional” ou inclusão em “Regime Especial”;

05. Por solicitação da fiscalização

Quando se tratar de solicitação específica da fiscalização.

06. Para controle das mercadorias sujeitas ao regime de substituição tributária – restituição/ressarcimento/ complementação

Apresentado conforme legislação definida pela UF de domicílio do contribuinte.

A partir de julho de 2012, as empresas que exerçam as atividades descritas na Classificação Nacional de Atividades Econômicas /Fiscal (CNAE-Fiscal) sob os códigos 4681-8/01 e 4681-8/02 deverão apresentar este registro, mensalmente, para discriminar os valores itens/produtos do Inventário realizado ao final do mesmo período de referência do arquivo da EFD-ICMS/IPI. Informar como MOT_INV o código “01”. Exemplo: o inventário realizado no final do mês de janeiro, deverá ser apresentado na escrituração do mês de janeiro.

4 maneiras de gerar o inventário no Fortes Fiscal

O sistema Fortes Fiscal disponibiliza quatro maneiras de gerar o inventário. Você pode fazer o inventário de forma manual, automática, importação de arquivo SPED, .fs ou sintegra e importação de arquivo csv via Fortes Conecta.

Para que você possa enviar o inventário com sucesso é preciso verificar a parametrização dos cadastros da empresa, para isso, basta:

✔️ Acessar Cadastro > Empresas.
✔️ Selecionar a empresa, clicar no botão Editar e na aba Estabelecimentos, clicar no botão Editar.
✔️ Verificar se consta a inscrição estadual e se no campo “O Estabelecimento…” está selecionado a opção “É contribuinte do ICMS.”

Ao concluir, clique em Ok para salvar o cadastro do estabelecimento e em seguida clique em Ok para salvar o cadastro geral da empresa. Em seguida:

✔️ Acesse Cadastro > Histórico da Empresa
✔️ Selecione o histórico referente ao período do inventário e clique em Editar.
✔️ Na aba fiscal, selecione a opção de “Obrigada a escrituração contábil.

Ao concluir, clique em Ok para salvar as alterações. Daí continue:

✔️ Acesse Cadastro > Histórico do Estabelecimento.
✔️ Selecione o histórico referente ao período do inventário e clique em Editar.
✔️ Na aba fiscal, selecione a opção de “Informar códigos contábeis.

Ao concluir, clique em Ok para salvar as alterações. Para o próximo passo:

✔️ Acesse Cadastro > Códigos contábeis.
✔️ Informe o código da conta analítica contábil correspondente. Deve ser a conta credora ou devedora principal, podendo ser informada a conta sintética (nível acima da conta analítica). Nas situações de um mesmo código de item possuir mais de uma destinação, deve ser informada a conta referente ao item de maior relevância. Este campo é obrigatório somente para os perfis A e B.

✔️ Finalizando, acesse Cadastro > Grupo de produtos.
✔️ Localize o grupo de produtos, edite e vincule o código contábil ao grupo de produtos criado anteriormente no campo Código contábil (SPED ICMS – Inventário)

Agora vamos as formas de inclusão de inventário no sistema.

1. Digitação Manual

A primeira forma de inclusão do inventário no Fortes Fiscal é através da digitação manual do mesmo. Para tal inclusão, deve-se ir no menu de Movimentos > Inventário onde será apresentada a tela a seguir:

Selecione o estabelecimento, em seguida selecione a data do inventário e no campo Motivo do Inventário escolha entre as opções:

  • No final do período;
  • Na mudança de forma de tributação da mercadoria (ICMS);
  • Na solicitação de baixa cadastral, paralisação temporária e outras situações;
  • Na alteração do regime de pagamento – condição do contribuinte
  • Por determinação dos fiscos, e em seguida, clique em Ok;

Será carregado a tela de lançamentos e para incluir os produtos clique no botão “Novo.”

  • Produto: Informar o produto do Inventário;
  • Ressarcimento Substituição Tributária: Será marcada a opção quando desejar gerar o arquivo Ressarcimento Substituição Tributária (CE); 
  • No Estabelecimento: Será informado o estoque existente dentro do estabelecimento de propriedade do mesmo;
  • Quantidade: Informar a quantidade do item;
  • Unidade: Informar a unidade de medida;
  • Valor Unitário: Informar o valor unitário do item;
  • Total: Calculado automaticamente. É o resultado da multiplicação do Valor Unitário x Quantidade;
  • Valor Imposto de renda: A partir de janeiro de 2015, caso o contribuinte utilize o bloco H para atender à legislação do Imposto de Renda, especificamente o artigo 261 do Regulamento do Imposto de Renda – RIR/99 – Decreto nº 3.000/1999, deverá informar neste registro, além dos itens exigidos pelas legislações do ICMS e do IPI, aqueles bens exigidos pela legislação do Imposto de Renda.

⚠️ Desde janeiro de 2020, todos os itens declarados nos registros C180, C185, C330, C380, C430, C480, C815 e C870 devem ter pelo menos um registro H010, sob um registro H005 com o campo 04 “MOT_INV” = “06” (controle das mercadorias sujeitas ao regime de substituição tributária – restituição/ ressarcimento/ complementação). Esta regra não se aplica quando o campo 03 (VL_INV) do registro H005 for igual a “0” (zero).

  • Fora do Estabelecimento: Será informado o estoque existente fora do estabelecimento de propriedade do mesmo;
  • Quantidade: Informar a quantidade do item;
  • Unidade: Informar a unidade de medida;
  • Valor Unitário: Informar o valor unitário do item;
  • Total: Calculado automaticamente. É o resultado da multiplicação do Valor Unitário x Quantidade;
  • Participante: Informar o participante onde a mercadoria se encontra;
  • De Terceiros: Será informado o estoque existente dentro do estabelecimento de propriedade de terceiros;
  • Quantidade: Informar a quantidade do item;
  • Unidade: Informar a unidade de medida;
  • Valor Unitário: Informar o valor unitário do item;
  • Total: Calculado automaticamente. É o resultado da multiplicação do Valor Unitário x Quantidade;
  • Participante: Informar o participante onde a mercadoria se encontra;

Geral: Será apresentada a soma das quantidades, e do valor total, no caso do valor unitário, será a divisão do Valor Total / Quantidade.

2. Importação de Arquivos

A segunda forma de inclusão do inventário no Fortes Fiscal é através da importação de arquivos. 

Para realizar a importação, deve-se ir no menu de Movimentos – Importar onde será apresentada a tela a seguir:

É preciso apenas selecionar o botão Procurar e escolher entre as opções:

  • Fortes Fiscal: Nesse caso é preciso que no arquivo contenha os registros GRP (Registro referente ao Grupo dos Produtos), UND (Unidades de medidas), PRO (Registro referente ao Produto), OUM (Registro referente a Outras Unidades de medida), IIV (Registro referente ao Inventário), além dos registros CAB (Cabeçalho) e TRA (Trailer).
  • Sintegra: Nesse caso é preciso que no arquivo possua os registros 74 (Registro referente ao Inventário) e 75 (Registro referente ao Item);
  • Sped ICMS/IPI: Nesse caso é preciso que no arquivo possua os registros 0190 (Registro referente as unidade de medida), 0200 (Registro referente ao Item), 0220 (Registro referente a Outras Unidades de medida) e bloco H (H005 e H010 – Registros referentes ao Inventário).

Após localizar o arquivo conforme o tipo, selecione, aguarde o sistema carregar, marque o arquivo e em seguida clique no botão Importar.

3. Geração Automática no Fortes Fiscal

A terceira forma de inclusão do invetário no Fortes Fiscal é através da geração automática feita pelo próprio sistema.

Através dos documentos lançados por itens, o sistema gera o inventário pela média ponderada levando em conta (SALDO INICIAL + ENTRADAS) – SAÍDAS).

Para realizar a geração deve-se ir no menu de Utilitários – Gerar Inventário onde será apresentada a tela a seguir:

  • Estabelecimento: Informar o estabelecimento;
  • Origem: Informar a data inicial do Inventário (é importante informar o último dia do período anterior para que o sistema identifique o saldo anterior);
  • Destino: Informar a data final do Inventário;
  • Gerar produtos com saldo negativo no período: Supondo que no dia 01/01 a empresa vendeu 5 unidades do produto X sendo que não tem o mesmo em estoque, dessa forma ficará negativo nesse dia. Ocorre que no dia 03/02 a empresa deu entrada desse produto na quantidade de 10 unidades.

Caso na geração do inventário o usuário não marque a opção acima o sistema deixa de gerar o item, pois no dia 01 ficou negativo, caso marque a opção, o sistema irá verificar se durante o período teve alguma entrada para que o saldo fique positivo. No final da geração, caso o item tenha saldo, ele será gerado para o inventário.

Clique no botão Gerar para realizar a geração do Inventário.

Geração do Arquivo de inventário para o SPED Fiscal

Para gerar o arquivo do inventário para o SPED Fiscal, deve-se ir no menu de Movimentos – Obrigações Estaduais – Gerar Arquivo do SPED ICMS/IPI onde será apresentada a tela abaixo:

Gerar Inventário sem Estoque – Informar quando desejar gerar o inventário sem movimentação.

Gerar Inventário do período:

01 – No final no período – quando se tratar do estoque final mensal ou outra periodicidade. Deverá ser informado pela empresa que está obrigada a inventário periódico ou que espontaneamente queira apresentá-lo.

Obs.: Esse motivo de Inventário “No final do período” dispensa marcar opção de Gerar Inventário do Período”.

02 – Na mudança de forma de tributação da mercadoria ICMS – quando por exigência da legislação ou por regime especial, houver alteração da forma de tributação da mercadoria. Neste caso, se a legislação determinar, o inventário pode ser parcial. Exemplo: mercadoria no sistema de tributação por conta corrente fiscal (crédito e débito) e a legislação passa a cobrar o ICMS por substituição tributária.

03 – Na solicitação de baixa cadastral, paralisação temporária e outras situações – por ocasião da solicitação de baixa.

04 – Na alteração de regime de pagamento condição do contribuinte – quando o contribuinte muda de condição, alterando o regime de pagamento. Exemplo: Mudança da condição “Normal” por inclusão no “Simples Nacional” ou inclusão em “Regime Especial”.

05- Por determinação dos Fiscos – quando se tratar de solicitação específica da fiscalização.

4. Fortes Conecta (Planilha .csv)

O Fortes Conecta é um produto totalmente na nuvem, que visa facilitar e melhorar a comunicação entre o escritório contábil e os clientes do escritório contábil.

Embora seja um sistema web, o Conecta está totalmente integrado com as soluções Fortes Contábil, Fortes Fiscal e Fortes Pessoal.

No Fortes Fiscal, o Conecta auxilia no envio do inventário, seja manual ou através de uma planilha do tipo csv. É uma alternativa para as empresas que optam em não informar os itens em seus documentos fiscais.

Entretanto, é necessário o cadastro dos produtos que serão utilizados no inventário em Cadastro > Produtos. O código do produto que deve constar na planilha deve ser o mesmo do campo Código utilizado pela empresa no cadastro do mesmo.

Vamos iniciar o processo!

É importante que o cadastro de produtos esteja sincronizado com o Fortes Conecta, e a cada produto cadastrado o sincronismo seja feito automático.

Para que isso aconteça a automatização do processo deve ser parametrizada em Utilitários > Configuração > Fortes Conecta, selecionando a opção de Inventários.

Clique em Aplicar e OK para salvar e sair da tela.

Clique no ícone do Fortes conecta e aguarde carregar a tela.

Na tela, há a possibilidade de também realizar o sincronismo dos produtos da empresa caso não esteja configurado de forma automática. Para sincronizar, basta clicar em Sincronizar Produtos da empresa.

Será exibido a tela de confirmação e para prosseguir, escolha a opção Sim.

Aguarde concluir o processo.

Após concluir, selecione a opção “Inventários” e clique no botão “Solicitar inventário” para realizar a solicitação.

Informe o estabelecimento e a data do inventário que deseja solicitar ao seu cliente e em seguida selecione o e-mail que será notificado.

Caso o e-mail não esteja cadastrado, clique no botão “+” e adicione o e-mail. Ao acessar o Conecta, o usuário receberá uma solicitação para que possa informar o inventário. Veja na imagem abaixo!

Na coluna Status será exibido a situação da solicitação.

Solicite que o seu cliente acesse o ambiente Web do Fortes Conecta para dar continuidade.

Ao acessar o ambiente Web clique na opção Inventários. 

O usuário receberá uma solicitação para que possa informar o inventário conforme a tela a seguir:

Com o cadastro de produtos sincronizados, é possível o cliente inserir os dados do produto manualmente.

Nesta tela clique no campo de Produtos. 

Na tela seguinte será exibido a lista de produtos.

Localize o produto desejado e para incluir na listagem é necessário clicar duas vezes. Faça isso para todos os produtos que fazem parte do inventário.

Ao concluir Clique no botão Enviar Inventário e aguarde o envio para o Fiscal.

Para executar essa tarefa com mais rapidez, como mencionei anteriormente, existe a possibilidade de enviar o inventário através de uma planilha no formato .csv.

É necessário que a planilha esteja no leiaute que o Conecta irá receber esses dados. Para auxiliar, é disponibilizado um modelo logo na tela de inserção de itens.

Clique em Obter leiaute de importação para baixar o arquivo no formato .csv e preencher conforme as colunas solicitadas que são: Código, Descrição, Quantidade, Unidade, Valor Unitário e Valor total.

Após preencher a planilha há uma dica importante: formate as células da planilha para que fique no formato texto. Assim o Conecta não irá criticar que o arquivo está fora da estrutura.

Concluído a formatação, importe o arquivo clicando em Importar arquivo CSV ou Excel.

Clique em Selecionar arquivo

Após selecionar o arquivo clique em Importar.

Aguarde concluir a importação.

Ao concluir, a lista de produtos será visualizada conforme o que estava na planilha.

Após conferência, clique em Enviar inventário para que fique disponível no Fiscal.

Aguarde concluir o processo. O Conecta fará notificações na tela e também por e-mail.

No Fiscal o status do inventário solicitado muda para finalizado indicando que o mesmo não está mais pendente de envio no Fortes conecta.

Em seguida, clique no botão Importar para que de fato o inventário fique disponível no fiscal.

A mensagem muda para realizada com sucesso.

Para conferir, acesse Movimentos > Inventário. Selecione o período do inventário, que no nosso exemplo foi 31/12/2019 e clique em Ok.

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Ao carregar as informações, observe na coluna ‘Origem do lançamento’, onde indica que a importação foi pelo Fortes Conecta.

Como e onde fazer o controle desse inventário?

Após gerar, o inventário pode ser conferido em Movimentos > Inventário.

Nesta rotina, é possível visualizar a listagem dos produtos e está disponível para uma possível edição.

A conferência em forma de relatório é gerado em Relatório > Outras listagens > Inventário.

A visualização deste relatório é por estabelecimento, indicando no campo data o inventário que deseja visualizar.

Este relatório possibilita a ordenação por código ou descrição, escolher visualizar por grupo de produto ou tudo e ainda escolher para gerar exibindo o código utilizado pela empresa marcando a opção na tela.

A importância da automatização

Sem dúvida, a tecnologia está presente em todas as soluções apresentadas, permitindo aos nossos usuários que ganhem tempo e eficiência em suas atividades, aproveitando melhor o tempo usando os recursos que o sistema tem a oferecer.

Deixar de considerar a importância da tecnologia na otimização dos processos de trabalho pode gerar perdas graves em termos de vantagem competitiva.

Conhecer o sistema é essencial

O AC Fiscal está adequado a geração do inventário para as obrigações acessórias que solicitam, seja por determinação do fisco ou no final do período.

É importante conhecer e usar os recursos que o sistema oferece para facilitar o trabalho e ter cada vez mais melhores resultados, sejam nos relatório ou na produtividade.

Espero que este conteúdo tenha lhe ajudado a entender o que é inventário e como gerenciar no sistema, caso já seja um cliente Fortes Tecnologia.

Até mais!

Quer saber o que mais pode ser feito pelo Fortes Fiscal? Confira este conteúdo e entenda sobre:
👉 Associação de códigos contábeis por CFOP no Fortes Fiscal

Sobre o autor

Paulo Fernandes

Graduado em Análise e desenvolvimento de sistemas pelo Centro Universitário Estácio do Ceará, sou técnico fiscal na Fortes Tecnologia matriz e analiso chamados para identificar possíveis erros, solucionar dúvidas ou cadastrar solicitações de melhorias no sistema.

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