O futuro do trabalho provavelmente não caberá mais dentro de um escritório. A liderança em Home Office será cada vez mais necessária para manter as equipes engajadas à distância. Então, que tal nos adaptarmos à nova realidade da melhor forma possível? Separei alguns passos que podem te ajudar a estruturar e organizar sua equipe e seus projetos nesse cenário:

1) Faça um escritório digital

O escritório digital é importante para o gerenciamento das equipes. Para que ele ocorra, é necessário que as comunicações sejam realizadas de forma consciente e integrada por toda a equipe.

Estabelecer um ambiente de comunicação e de encontros específicos pode auxiliar o alinhamento das expectativas e organização da equipe.

Conversas instantâneas

Os espaços de conversas instantâneas devem ser o lugar de conversas e assuntos rápidos e menos formais, pois não precisam de discussão ou aprofundamento maior. Geralmente, são conversas que simulam o ambiente físico de escritório.

Dicas de aplicativos: Whatsapp, chats, telegram etc.

Gerenciamento de projetos

Utilize esses espaços para gerenciar projetos, administrando os responsáveis por cada etapa, bem como o andamento de cada uma das tarefas e ações. Por esse motivo, não é indicado utilizar whatsapp e e-mail para gerenciamento de projetos, pois é bastante difícil manter a organização e o fluxo de cada etapa nesses meios.

Dicas: Trello, Basecamp, Flow, etc.

Videoconferências

Utilize esse espaço para reuniões, alinhamento de equipes e conversas importantes. É interessante não limitar toda a comunicação à escrita, tendo em vista que nem sempre a escrita permite identificar nuances como o tom de voz e o humor da pessoa que está se comunicando. Isso pode gerar mal estar ou desentendimento.

Dicas: Skype, Zoom, Hangouts.

Documentos compartilhados

Utilize essas ferramentas para compartilhar documentos e arquivos com a sua equipe. É necessário que todos os materiais que sejam importantes para o andamento dos projetos estejam à disposição de todos de forma organizada e prática.

Dicas: Google Drive, iCloud, Dropbox.

2) Comunicação

No trabalho remoto, é importante que as informações sobre os projetos estejam disponíveis de forma clara para todos os participantes da equipe. Isso irá facilitar a autonomia de cada membro, pois eles não precisarão estar em constante comunicação para tirar dúvidas ou requisitar algum documento.

Se puder escolher, opte pelo excesso de informações (contexto, ações realizadas, próximos passos…) em vez de uma descrição resumida.

Outras atitudes que podem facilitar a comunicação:

Adiante o trabalho

Assegure-se que as pessoas possuem o que precisam para realizar o seu trabalho. Para isso, deixe as informações disponíveis antes que elas precisem ser requisitadas.

Pense nas possibilidades

Busque antecipar as necessidades da sua equipe para que o trabalho seja feito de forma autônoma, sem precisar de um auxílio contínuo.

Procure pesquisar antes de perguntar

Antes de se comunicar com alguém, verifique se essa informação não pode ser encontrada em outro local.

Deixe mensagens

As pessoas nem sempre irão poder te responder na mesma hora. Dar liberdade para que elas gerenciem as respostas no tempo que elas determinarem, é importante para que não haja interrupção das atividades.

Reuniões Objetivas

Tendo em vista que a comunicação assíncrona pode diminuir a necessidade de reuniões, deixe para realizá-las quando for realmente preciso.

3) O texto é muito importante

1. Envie uma mensagem considerando que você pode não ser respondido naquele momento, vá direto ao assunto e evite frases como: “Oi. Está aí?” “Está podendo falar?”.
2. Economize o tempo das pessoas. Não escreva textos longos demais ou muito prolixos. Você pode resumir em tópicos e destacar os pontos mais importantes.
3. Verifique se a sua comunicação tem sentido no contexto da conversa e se contribui para a tomada de decisão.

4) Encontro diário

O líder pode combinar com sua equipe o melhor horário de estarem todos online, para:

• Compartilhar o progresso da equipe buscando manter a melhor proximidade possível com a equipe de forma diária. Lembrando que esses momentos devem ser breves e objetivos, mas são de grande importância.
• Planejar os próximos passos: Levante ideias, delegue tarefas que precisam ser realizadas e determine metas e prazos.
• Resolver problemas e tirar dúvidas: Busque auxiliar sua equipe de forma a minimizar mal entendidos e dúvidas, facilitando o trabalho e a sincronia.
• Trocar feedbacks: Dê feedback para sua equipe de forma individual ou coletiva e peça para que a equipe dê um feedback para você também, observando o que pode ser melhorado na liderança.
• Sintonia e autonomia da equipe. É muito importante que a autonomia do seu time seja estimulada para que o trabalho home office seja feito de forma eficiente e produtiva.

Além disso, é importante manter a confiança, não é porque não podemos ver a equipe e monitorar pessoalmente a rotina que precisamos ficar inseguros sobre o trabalho dos liderados. O trabalho pode ser medido por entregas realizadas mais do que pelo tempo de “escritório”.

Outras dicas

1. Fale com clareza sobre os objetivos das atividades que serão realizadas para que o propósito fique sempre explícito.
2. Compartilhe os objetivos principais a serem realizados na semana, no mês e no ano.
3. Faça desafios a sua equipe, não apenas delegue tarefas.

O Home Office pode ser um desafio no início, mas com o tempo pode trazer vantagens competitivas para a sua equipe. O mais importante é buscar estar presente como líder nesse contexto, mesmo que não fisicamente, e acompanhar sua equipe para facilitar e direcionar o engajamento do trabalho para os objetivos esperados.

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