O setor de Recursos Humanos (RH) é de excepcional importância para o bom desenvolvimento de uma empresa, é importante que os empreendedores e gestores definam a ferramenta de RH ideal para o negócio.

Esse é um tema relevante, pois a utilização correta dessas ferramentas trará uma grande economia de custos ao negócio, aumentará a eficiência dos processos ligados ao setor, permitirá melhor análise de resultados, auxiliam nas tomadas de decisões pelos gestores e mais.

Se você quer esses benefícios para sua empresa, continue lendo este artigo onde explicamos precisamente a real importância do setor, quais são os seus custos, as ferramentas, como escolhê-las e, no fim, apresentamos uma opção vantajosa para sua empresa! Confira!

A Importância da atenção ao setor de RH

Imagine um exemplo em que uma pessoa se dirige a uma loja de roupas femininas para comprar um vestido. Seu objetivo era atender a um evento importante, portanto, ela logo pensou que teria altos custos nessa aquisição.

Como se tratava de um investimento necessário, ela foi à loja, escolheu o vestido mais adequado para a ocasião e se dirigiu ao caixa pagá-lo. Ao mostrar o item à vendedora, ela se surpreendeu ao receber a notícia: “Senhora, você está com sorte” Esse vestido está na promoção com desconto de 50%!”

Diante disso, a pessoa fica surpresa e feliz com a notícia, pois o resultado foi melhor que ela esperada e não se restringiu somente aos custos do vestido. Ao fazer essa analogia com a gestão de pessoas, é possível chegar à conclusão que as empresas não devem ficar limitadas ao custo do investimento para potencializar os resultados do setor.

Foi-se o tempo em que o RH era limitado apenas a selecionar, contratar e demitir funcionários, pois essas são apenas funções básicas e essenciais da área. Atualmente os profissionais estão expandindo suas competências para beneficiar cada vez mais o negócio. Alguns exemplos de atividades:

• planejamento  dos recursos humanos;

• recrutamento e seleção de pessoal;

• zelar pelos direitos dos colaboradores;

• manter as pessoas mais engajadas e desempenhadas a adquirir mais resultados;

• integração de novos profissionais;

• análise e descrição das funções;

• avaliação de desempenho;

• formação profissional;

• desenvolvimento pessoal e de carreira;

• higiene e segurança no trabalho.

É diante dessas utilidades que o RH ganhou mais importância nos últimos anos e se tornou um setor mais estratégico dentro das empresas. Diante desse fato, é fundamental que a empresa invista em ferramentas que aumentem a sua eficiência e produtividade para maximizar seu potencial.

Principais custos exigidos pelo setor

As ferramentas têm o objetivo de aumentar a produtividade do setor, eficiência de seus processos e minimização dos custos. Por isso, é necessário discriminar quais são os custos do RH, assim é possível entender como eles serão minimizados com cada ferramenta.

Custos de Pessoal (PECO)

Nessa categoria estão os gastos relacionados à folha de salário, seus benefícios e impostos, alguns exemplos são:

• salário;

• 13º salário;

• comissões;

• vale-transporte e refeição;

• encargos trabalhistas;

• convênios médicos.

Entretanto, aqui também estão os valores que são projetados para o futuro, como uma reserva para despesas futuras. Por exemplo:

• indenizações;

• provisões trabalhistas;

• dissídios;

• reajustes anuais de salário.

Turnover ou rotatividade

Esses são os custos ligados ao desligamento e contratação dos profissionais. Uma empresa que precisa substituir constantemente seus colaboradores têm gastos constantes encargos trabalhistas decorrentes do desligamento. Mas também há grandes custos com o recrutamento e seleção, como:

• divulgação;

• testes;

• entrevistas;

• atividade sem grupos etc.

Treinamentos e desenvolvimentos

Também chamado em algumas empresas como Desenvolvimento Humano Organizacional (DHO), aqui estão inclusos os custos para treinamento e desenvolvimento do pessoal, como a contratação de terceirizadas para treinamento, ajuda de custo para estudos etc.

Absenteísmo

Trata-se no total de faltas injustificadas ou justificadas, saídas antecipadas, atestados médicos, entre outras formas de ausência, consistindo nas horas pagas, porém não trabalhadas.

Ferramentas de RH que aperfeiçoam a gestão do setor

Na prática, essas ferramentas são tecnologias que auxiliam na gestão do setor de diferentes formas, incluindo na redução dos custos listados anteriormente. Entenda mais sobre elas a seguir.

Ferramenta de mapeamento de perfil comportamental

Muitas vezes há prejuízos no processo de recrutamento e seleção de empresa quando o perfil do candidato contratado não é o ideal para a empresa. Isso decorre do fato de ser difícil mapear a personalidade dos indivíduos, principalmente se há uma elevada demanda de candidatos pelo cargo.

A tecnologia pode auxiliar nesse aspecto ao realizar uma triagem automática de currículos para auxiliar na escolha do candidato. Isso filtra os indivíduos que não são adequados ao cargo e aumenta as chances de acerto na contratação.

Tecnologia de armazenamento de informações na Nuvem

Uma plataforma que utiliza armazenamento Nuvem, que consiste em uma tecnologia que permite o acesso e edição dos documentos de forma remota, é uma ferramenta que torna todo o trabalho mais ágil.

Assim se diminui os riscos da empresa perder dados importantes, como também que os responsáveis trabalhem em qualquer localidade, já que podem acessar informações por seus dispositivos móveis, bastando ter acesso à internet.

Controle de processos

Como o RH passou a ser um setor estratégico e que exerce inúmeras atividades relevantes dentro da empresa, tornou-se bastante difícil e árduo o controle dos processos pelos colaboradores do departamento.

Entre os procedimentos controlados estão as férias, admissão, holerites, desligamentos etc. Tudo isso demanda muito tempo, capital e mão de obra.

A ferramenta de RH nessa questão consiste na automação de certas atividades, como controle de documentos, realização de contas, avaliações de produtividade e realinhamento dos colaboradores. Essa qualidade permite que ele se concentrem em suas atividades principais, aumentem a eficiência, minimizem erros, diminuem significativamente os custos, entre outros benefícios.

Gestão de tarefas

A gestão de tarefas é relativa ao estabelecimento de metas e objetivos para serem atingidos pelos colaboradores, bem como direcionar as ações do pessoal para atingi-los.

Esse é um desafio que deve ser superado com a comunicação, por isso o uso de aplicativo é relevante para melhorar a comunicabilidade entre o RH e os demais colaboradores, já que toda a informação estará centrada em uma plataforma.

O software também traz uma visão geral do cumprimento das tarefas de forma geral, facilitando o monitoramento de cada ação pelo RH.

Gestão de talentos

Os talentos são colaboradores ideais para a empresa, com capacidade para garantir sua sobrevivência, desenvolvê-la e até fazer com que ela se torne referência no mercado. É papel do RH tomar as melhores decisões em relação aos talentos, sendo responsáveis por identificar, reter, aperfeiçoar e extrair seus potenciais.

Pode ser bastante difícil para uma empresa cumprir esses objetivos. Mas existem ferramentas que automatizam as autoavaliações e comparações entre funcionários de forma objetiva, transparente e imparcial.

Com elas é possível monitorar precisamente o alcance de resultados, horas trabalhadas, seu comportamento, quantidade de faltas e atrasos, entre outras formas de analisar a dedicação dos colaboradores.

Vantagens do software de RH e como escolher um

Ao implantar o software de RH, várias operações da rotina da empresa melhorarão de forma substancial. Confira algumas ações e atividades que são aprimoradas com a utilização dessa ferramenta:

• diminuição do tempo de recrutamento e seleção: o sistema permite, com um clique, que o usuário possa ter o candidato com a percentagem de compatibilidade para a vaga reduzindo em até 47% o tempo médio entre a solicitação e aprovação desse candidato;

• apresentação de indicadores para todos os subsistemas apenas com a operacionalização do software;

• apresentação de dados concisos sobre a performance dos colaboradores;

• tabulação automática das pesquisas de clima e avaliações de desempenho, obtendo resultados imediatos das respostas já tabuladas em várias visões.

Listamos a seguir alguns aspectos que devem ser estudados no momento da análise e aquisição de uma ferramenta para o setor:

• se o software opera em uma plataforma web, o que facilita o seu acesso às informações;

• se suas funcionalidades ajudarão no gerenciamento de todos os subsistemas de Gestão de Pessoas (R&S, T&D, C&S, SESMT, etc);

• se inclui indicadores de desempenho estratégicos para analisar os resultados;

• o custo-benefício dessa ferramenta para a realidade de sua empresa.

Solução Fortes como a ferramenta ideal para solução de seus problemas

A Fortes Tecnologia é uma empresa especializada no desenvolvimento de softwares capazes de atender as necessidades de diferentes setores da empresa. Um deles é o Fortes RH, que proporciona todas as utilidades e vantagens explicadas neste artigo, agilizando os processos e economizando custos. Esse é um programa complexo que detém inúmeras funcionalidades, confira algumas delas a seguir:

• plataforma web: permite acesso a qualquer momento e lugar, podendo ser acessada de dispositivos de mesa ou móveis, como smartphones;

• emissão e armazenamento de programas obrigatórios do SESMT: isso aumenta autonomia e segurança dos dados;

• triagem de currículos: concede agilidade e precisão nos procedimentos de recrutamento e seleção;

• histórico do colaborador: dados de todo seu comportamento dentro da empresa, incluindo trajetória financeira;

• pesquisas internas: apresentadas aos colaboradores para opinarem sobre temas como clima empresarial e satisfação;

• gestão dos cargos: inclui planejamento de realinhamento dos colaboradores, sua aplicação prática e visualização geral dos seus impactos na folha de pagamento;

• avaliações de desempenho: análise da eficiência e produtividade dos colaboradores, como autoavaliação, 180º e 360º;

• análises de dados funcionais: gera relatórios relevantes como ocorrências, desligamentos, taxa de absenteísmo de cada colaborador e turnover;

• entre diversas outras funcionalidades úteis.

Nossos serviços também permitem a comercialização de módulos, isso significa que o negócio escolhe o pacote de acordo com a necessidade da empresa, maximizando o custo-benefício do aplicativo para a empresa.

Uma ferramenta de RH é uma grande aliada das empresas para extrair o máximo de seus colaboradores e reduzir seus custos simultaneamente. Mas é necessário escolher o aplicativo cujas utilidades sejam capazes de atender as especificidades do seu negócio.

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