A tecnologia trouxe inúmeras facilidades para as empresas e para a vida dos gestores. Os escritórios contábeis não ficaram de fora e hoje em dia já existem inúmeras ferramentas de contabilidade que oferecem vantagens para a gestão.

O interessante é que por meio delas a execução das tarefas fica mais rápida e menos burocrática, o processo de gerenciamento de documentos fica mais seguro e o seu relacionamento com o cliente, como consequência, fica bem melhor.

Caso você ainda não esteja utilizando as ferramentas ou ainda está inseguro em relação a elas, confira o post de hoje, descubra algumas que são essenciais para o seu negócio e entenda porque vale a pena começar a utilizá-las:

Ferramentas de contabilidade: software

O software de gestão contábil permite que você controle todos os lançamentos contábeis, gere relatórios e balancetes, planeje e execute orçamentos, calcule índices de demonstrações contábeis e muito mais.

O interessante é que por meio deles a execução das tarefas fica bem mais rápida e os riscos de erros são reduzidos. Isso sem contar que neles existem uma ferramenta de backup automático, o que protege as suas informações e deixa o seu cliente mais seguro.

Convém ressaltar, ainda, que eles podem ser integrados a outros sistemas, o que é excelente já que você consegue gerenciar todas as contas e ter acesso aos documentos em um mesmo lugar. Além disso, a plataforma integrada permite que mais de uma pessoa tenha acesso às informações ao mesmo tempo.

A vantagem disso é que os seus funcionários podem trabalhar em equipe e o seu cliente pode acompanhar o serviço sempre que quiser.

Alguns fornecedores desses softwares oferecem suporte técnico online por 24 horas, vídeoaulas de treinamento, chat de atendimento etc. Isso é importante porque facilita o seu trabalho em caso de falhas no sistema ou em caso de dúvidas quanto à utilização.

Sistema de gestão de documentos

Algumas ferramentas de contabilidade possibilitam o gerenciamento online de documentos fiscais, mediante o armazenamento automático das notas eletrônicas, do XML, do SAT etc.

Por meio delas, quando você efetua a consulta aos documentos eletrônicos no site da Secretaria da Fazenda, o download é feito automaticamente. Isso significa agilidade e segurança para você e para o cliente.

Sem contar que com toda a documentação em ordem fica bem mais fácil fazer o fechamento das atividades mensais e o controle fiscal.

Ferramentas de escrituração contábil

Alguns sistemas oferecem recursos excelentes de escrituração e conseguem facilitar a rotina das empresas e dos escritórios de contabilidade.

Além disso, eles permitem que vocês façam download dos recibos e comprovantes do pagamento, possibilitando que tudo fique arquivado em um só lugar.

Aplicativos para o armazenamento na nuvem

Ao armazenar os documentos na nuvem você consegue economia de tempo, de espaço e de dinheiro.

De tempo, porque a localização posterior da documentação é rápida e fácil, bastando que você digite uma palavra do nome do arquivo ou até mesmo parte dela.

De espaço, porque não será necessário ter armários e pastas físicas para colocar todos os papéis dos clientes.

De dinheiro, porque você vai deixar de gastar com a compra de armários, de pastas suspensas e de papéis para impressão. Também haverá economia com tinta de impressora e com envio de documentação por Correio ou motoboy, afinal, documentos eletrônicos podem ser enviados por e-mail.

Além disso, com o armazenamento na nuvem você e o seu cliente poderão ter acesso aos documentos de qualquer lugar, basta que informem a senha. Isso possibilita que trabalhem de casa, de alguma cafeteria, ou de qualquer lugar que se sintam à vontade.

Convém destacar, ainda, a questão da segurança. Os arquivos na nuvem ficam protegidos contra invasão de terceiros ou falhas de sistema, o que confere tranquilidade a você e ao cliente.

Inclusive, existem cópias de segurança automáticas, logo, se você deletar o arquivo por engano ou por distração, poderá recuperá-lo.

Gestão de tempo e fluxo de tarefas

A ferramenta permite que você cadastre todos os seus colaboradores, as tarefas que eles estão realizando e os prazos previstos para a conclusão.

Feito isso, ele cria uma divisão por equipes e por clientes, permitindo que você acompanhe o quanto o trabalho está caminhando, quem está atuando por mais tempo em cada atividade, quem está com tempo livre, quem está sobrecarregado e muito mais.

Além disso, com a informação precisa sobre o prazo final de cada demanda, o funcionamento interno do escritório fluirá melhor, os colaboradores saberão o que é prioridade e os riscos de perda de prazo vão diminuir.

Sistemas de cobrança

Cobrar dos clientes é sempre uma tarefa desgastante. Porém, com alguns sistemas de cobrança automática você poderá ter menos dores de cabeça e reduzir a inadimplência.

Além de gerarem as notas e emitirem os boletos de forma automática, os sistemas controlam diretamente os pagamentos realizados e enviam avisos para os clientes que não efetuarem no prazo certo.

Como é comum que os escritórios de contabilidade tenham vários contratos com datas de vencimento diversas, isso é interessante porque evita que os contadores se esqueçam de verificar se o depósito do valor devido foi efetuado e se o cliente está com a situação regular.

Uma preocupação a menos na cabeça e mais tempo para despender com ações realmente importantes.

Ferramentas de comunicação

Alguns softwares permitem uma comunicação mais rápida entre funcionários de um mesmo escritório ou entre os colaboradores e os clientes, por exemplo.

Eles criam canais internos para discussão de assuntos em dupla ou em grupo, e permitem a transmissão automática de documentos.

Isso é muito bem-visto pelos clientes, que percebem que o seu escritório é acessível e que eles não terão apenas e-mail ou telefone para entrar em contato quando necessário.

As ferramentas de contabilidade, quando bem utilizadas, só trazem benefícios. Como vocês perceberam, as tarefas ficam mais ágeis e mais seguras, e todo mundo só tem a ganhar.

Esse texto sobre ferramentas de contabilidade lhe ajudou? Então entre em contato com a Fortes Tecnologia em Sistemas e descubra a melhor ferramenta para o seu negócio.