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Passo a passo do eSocial: um guia para organizar os processo da sua empresa

Entenda as mudanças no processo de substituição da ECD
Escrito por Adriana Giffoni
Atualizado em: 23/11/2018 Tempo estimado de leitura: 5 minutos

O eSocial é um projeto do Governo Federal que visa unificar o envio de diversas obrigações acessórias. E, claro, antes do início desta obrigatoriedade, faz-se necessário entender o passo a passo do eSocial e “arrumar a casa”, deixando tudo nos seus devidos lugares, pois quem não se adequar a esse novo cenário estará sujeito a penalidades previstas pelo fisco.

Por isso, as empresas precisam verificar se tudo está em conformidade com o exigido pela legislação. Afinal, o eSocial não veio mudar a legislação vigente, mas sim, fazer com que ela se cumpra de fato. Aquele famoso jeitinho brasileiro deixará de existir.

Confira neste post o guia prático para organizar os processo da sua empresa e arrumar a casa e se adequar ao eSocial.

Passo a passo do eSocial: o guia prático em 10 passos

1) Treinamentos & Palestras

É muito importante que a empresa invista na capacitação da sua equipe de Departamento Pessoal, pois o conhecimento da legislação trabalhista e previdenciária é essencial para que as informações sejam alimentadas e transmitidas corretamente para o eSocial.

2) Qualificação Cadastral

Uma das premissas para envio das informações para o eSocial é a consistência dos dados cadastrais dos trabalhadores. E para isso o empregador precisa realizar uma qualificação cadastral, onde os dados dos trabalhadores serão validados na base do CPF e na base do CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais).

Dessa forma, o empregador precisa zelar pela consistência cadastral de seus trabalhadores, pois qualquer divergência existente pode impossibilitar o envio das informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, bem como o recolhimento dos valores devidos.

Para realizar a validação desses dados, foi disponibilizado no Portal do eSocial, a Consulta Qualificação Cadastral, na qual poderão ser identificadas possíveis divergências relativas ao nome, data de nascimento, CPF e NIS (NIT/PIS/PASEP).

3) Organize seus processos internos

Reveja todos os processos existentes nas áreas de Departamento Pessoal, Recursos Humanos, Contabilidade, Financeiro, TI e Jurídico, diminua burocracias internas e garanta uma maior integração entre esses setores, eles são essenciais para o sucesso do eSocial.

4) Cargo x CBO

O empregador deve realizar uma análise prévia do seu organograma para definição dos cargos, obedecendo sempre as normas trabalhistas. Os código e descrição dos cargos são de livre escolha da empresa, no entanto, é fundamental que haja compatibilidade com a Tabela de Classificação Brasileira de Ocupações (CBO).

O código CBO deve ser informado de acordo com o nível de ocupação, e corresponder a principal atividade do trabalhador.

5) Rubricas

A tabela de rubricas é pré-requisito fundamental para o envio da folha de pagamento para o eSocial. E por isso a empresa deve realizar o mapeamento dos eventos da folha com a tabela 03 – Natureza das Rubricas da Folha de Pagamento do eSocial.

Além disso, devem ser definidas as incidências tributárias relativas aos seguintes tributos e encargos:

  • INSS;
  • FGTS;
  • IRRF, e;
  • Contribuição Sindical.

Por isso atenção! O mapeamento incorreto dos eventos e de suas incidências irá refletir diretamente na apuração e recolhimento dos tributos.

6) Laudos de Segurança e Medicina do Trabalho

Além de estar em conformidade com a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) a empresa precisa atender às NR (Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho). Por isso verifique se sua empresa está cumprindo com o controle dos laudos técnicos e programas ocupacionais, como o PCMSO (Programa de Controle de Medicina e Saúde Ocupacional), LTCAT (Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho), PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) e PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário).

7) Estagiários

Os estagiários serão registrados no eSocial através do evento S-2300 (Trabalhador sem Vínculo – Início). Isso deve ser feito pela empresa contratante e não pelo agente de integração, em conformidade com a Lei do Estágio (Lei nº 11.788/2008).

As informações referentes ao estagiário dizem respeito à natureza do estágio e o nível escolar cursado no período do estágio e devem ser prestadas ainda que o estágio não seja remunerado.

8) Contratação de Aprendiz

A CLT determina que toda e qualquer empresa está obrigada a empregar número de aprendizes equivalente a, no mínimo 5%, e no máximo 15%, dos trabalhadores existentes em cada estabelecimento, cujas funções demandem formação profissional, exceto entidade sem fins lucrativos, que tenha por objetivo a educação profissional.

No eSocial essa informação será prestada no evento S-1005 – Estabelecimentos, onde será informado o indicativo de contratação de aprendiz, se dispensado de acordo com a lei; dispensado, mesmo que parcialmente, em virtude de processo judicial; ou se o estabelecimento é obrigado conforme a legislação.

Verifique se a sua empresa se encaixa nessa obrigatoriedade e preencha essa informação no seu sistema de folha.

9) Cota de Pessoas com Deficiência

A cota de pessoas com deficiência (PCD) é regulada pela Lei nº 8.213/1991.

Esta lei determina que a empresa com 100 ou mais empregados está obrigada a preencher de 2% a 5% dos seus cargos com pessoas portadoras de deficiência, devendo seguir a seguinte proporção:

I – até 200 empregados……………………………………………………………………………….2%;

II – de 201 a 500…………………………………………………………………………………………3%;

III – de 501 a 1.000……………………………………………………………………………………..4%;

IV – de 1.001 em diante. ……………………………………………………………………………..5%.

Essa informação também será prestada no eSocial através do evento S-1005 – Estabelecimentos, no entanto, ela diz respeito a empresa como um todo (matriz e filiais), devendo preenchida apenas pelo estabelecimento “Matriz”.

Por isso verifique se a sua empresa se encaixa nessa obrigatoriedade e regularize já essa situação!

10) Processos Administrativos e Judiciais

Deverão ser informados no eSocial, através do evento S-1070, apenas os processos que tenham influência na apuração das contribuições, dos impostos ou do FGTS, bem como no cumprimento de obrigações trabalhistas e previdenciárias. Processos judiciais que envolvem matéria trabalhista, como reclamatórias trabalhistas, não devem ser informados.

Também devem ser cadastrados no eSocial os processos judiciais contestando contribuições destinadas a outras entidades e fundos, assim como também aqueles relacionados ao cumprimento de outras obrigações de natureza trabalhista e previdenciária. Por exemplo, deverá ser informado no evento S-1070 a existência de processo em que foi proferida decisão judicial desobrigando determinado empregador de cumprir a cota de PCD ou de aprendizagem.

A empresa deve fazer uma análise prévia da situação do processo administrativo/judicial antes de realizar o cadastramento.

Organize-se já a sua empresa e se adeque para o eSocial, não deixe tudo para última hora! Afinal, são muitas informações e os prazos são curtos!

E aí você já começou arrumar a casa? Fala pra gente nos comentários!

Tenha os principais multas do eSocial neste infográfico completoPowered by Rock Convert

Sobre o autor

Adriana Giffoni

Graduada em Recursos Humanos, Pós- Graduada em Administração de Empresas e Lideranças de Grupos pela Universidade de Fortaleza (UNIFOR). Atualmente é gerente de produtos na área de Gestão de Pessoas do Grupo Fortes, instrutora na área de Pessoal e participa como membro da Comissão Trabalhista e Previdenciária do Conselho Regional de Contabilidade do Estado do Ceará.

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