Para aumentar a produtividade contábil é necessário compreender o cotidiano de um escritório de contabilidade que é bastante intenso e cheio de desafios. Porém, apesar desses desafios, a produtividade é essencial para aumentar receita no escritório.

A rotina da operação sempre lida com informações de vários clientes, atendimento, orientação, prazos definidos, além da própria gestão do escritório e pequenos contratempos que acabam comprometendo a produtividade da equipe. 

E quando se trata de ganhar tempo e aumentar o montante da receita, basicamente existem duas maneiras: ou se diminui os custos da operação ou aumenta as entradas de valor por cliente, produto ou serviços.

Benefícios da tecnologia

Utilizando mais tecnologia no dia a dia do contador é possível  aumentar a produtividade, ganhando tempo na execução das tarefas e com isso criando a possibilidade de aumentar o número de clientes na carteira do escritório.

Para isso, a sistema principal de um escritório de contabilidade pode ajudar substancialmente, seja oferendo processos mais dinâmicos ou mesmo oferendo possibilidades de integração para busca e envio de informações.

Pensando nisso, selecionamos 7 dicas de funcionalidades incríveis no Fortes Contábil que ajudarão otimizar ao máximo a produtividade do seu negócio.

Assim como qualquer outra empresa, o escritório contábil preciso está em constante crescimento e lucratividade. Confira:

1) Conciliação bancária

A conciliação bancária, consiste na comparação do saldo de uma conta bancária de movimento com uma informação externa à contabilidade (extrato bancário), de maneira que se possa ter certeza quanto a exatidão do saldo em análise, em uma determinada data.

Ela consiste em fazer uma comparação física entre o saldo das contas bancárias com o controle financeiro interno de uma empresa.

Aparentemente não é muito simples, nem rápido quando feito manualmente, por isso para ajudar aos contadores e aumentar a produtividade contábil, o sistema Fortes Contábil já disponibiliza uma funcionalidade que permitirá que seja realizada essa conciliação dos dados financeiros originado de seu respectivo extrato com o razão da conta contábil, sendo executado de forma rápida e prática.

É possível oferecer sempre uma posição concreta da situação financeira aos seus clientes. Basta solicitar que seu cliente baixe e envie o arquivo OFX (o Open Financial Exchange é um formato de arquivo usado para arquivos de dados financeiros que contêm transações) do banco e importar para iniciar o processo.

2) Processo de análise dos saldos

Ainda falando sobre conciliação, o processo de análise dos saldos das contas contábeis e sua respectiva movimentação, também consome uma boa parte do tempo do setor contábil. É necessário realizar esse confronto do documento externo com as informações digitadas na contabilidade.

Pensando em agilizar esse processo, foi incluído no sistema Fortes Contábil a identificação do número do documento no lançamento contábil, que proporcionará uma conciliação automática dos lançamentos. Por exemplo, quando identificado que existe um lançamento de provisão e pagamento do contas a receber de um determinado fornecedor.

3) Análises

Conforme pesquisa feita pelo consultor Roberto Dias Duarte, 40% das empresas contábeis brasileiras digitam a maioria dos dados dos seus clientes. Entre esses dados existe uma carga muito grande da conta bancos, pois os clientes costumam enviar impressos ou em arquivo pdf.

Você é uma das empresas?

Talvez você nunca tenha pensado nisso, mas é muito fácil fazer essa análise. Isso porque em todas as telas dos sistemas Fortes,  existe uma rotina que permite que você realize diversas análises com base nos lançamentos efetuados, a Análise Dinâmica.

Com Análise Dinâmica, é possível identificar daquela empresa que tem a maior movimentação, quantos lançamentos são realizados de forma manual, via integração com os outros módulos ou via importação de arquivos. Também é possível ordenar por estabelecimento ou centro de resultado.

Como faremos essa análise?

Com base na origem dos lançamentos contábeis, é possível identificar, por exemplo, se a equipe está passando muito tempo fazendo lançamentos manuais, quando esses lançamentos poderiam entrar em outro fluxo de recebimento e estarem sendo importados ou recebidos via integração com outros sistemas.

Com os fluxos automatizados, você tem mais segurança, agilidade e organização em seus processos. Lembrando que tudo isso também possibilita que se tenha tempo disponível para receber mais clientes e assim aumentar a receita do escritório.

4) Lançamentos modelos

Para os casos em que a equipe realmente precisar fazer o lançamento manual, no sistema Fortes Contábil várias situações também podem ser facilitadas. Através de lançamentos modelos, você pode salvar aqueles lançamentos costumeiros , ou seja, já deixa-los pré-configurados com as contas e mesmo o histórico da operação.

Quando for fazer o lançamento manual, basta informar qual o código da ocorrência e pronto. Rápido, fácil e seguro.

5) Movimentação Contábil

Outro ponto que é super importante ressaltar é que no decorrer da movimentação contábil de uma empresa são realizadas centenas de lançamentos e podem aparecer alguns erros que se, não corrigidos antes do encerramento, deixarão os saldos das contas contábeis irreais em todos os demonstrativos. Por isso, é preciso produtividade também na conferência dessas informações.

Assim, vamos elencar dos erros mais comuns que prejudicam a produtividade contábil:

• Valores lançados a maior ou a menor
• Lançamento feitos em duplicidade (a conciliação auxiliará muito na identificação desses valores incorretos);
• Inversão de conta débito e crédito.

Para  esses erros, pegando como exemplo a inversão de contas, hoje pode ser complicado você identificar quando existe uma conta com o saldo invertido ou virado e o pior, pode demorar a notar a inconsistência, principalmente se costumeiramente for conferido mais detalhadamente por ocasião dos encerramentos de execício.

Para facilitar e ajudá-lo a identificar essas inconsistências mais rápido, a dica é visualizar o relatório de Saldo Divergente e ainda destacaremos quando o saldo da conta está divergente com a sua natureza.

6) Clientes satisfeitos

Se os clientes fiéis correspondem a uma fatia considerável do faturamento do seu escritório contábil, então invista sempre em ações diferenciadas para eles. As operações padrão “contabilidade, folha de pagamento e fiscal” todos os escritórios oferecem, portanto, a dica é ir além.

O Fortes Contábil possibilita que você ofereça algo a mais, como relatórios financeiros e contábeis que ajudarão no embasamento das tomadas de decisão com informações mais eficientes (balancetes mensais, evolução patrimonial, lucro ou prejuízo, entre outros).

Passar feedback e ofertar uma visão comparativa com o mercado é uma maneira simples de oferecer serviços com valor agregado, capaz de estreitar seu relacionamento com o cliente e de ajudar ao contador a ser cada vez mais visto como um consultor de negócios confiável.

A dica é que esses relatórios “a mais” podem ser apresentados como um serviço novo do escritório e uma análise diferenciada que pode ou não ser incorporada ao pacote de serviços do cliente.

7) Seja o diferencial

E por falar em oferecer serviços diferenciados, o contador, cada dia mais desempenha o importantíssimo papel de consultor de negócios. Por isso, o Fortes Contábil lhe auxilia na elaboração e acompanhamento dos orçamentos empresariais, tanto dos seus clientes, como da própria empresa contábil, afinal, há pessoas que veem crise e outras que visualizam oportunidades!

Esse acompanhamento possibilita a visualização dos valores orçados e realizados período a período, bem como nos casos de remanejamento de verbas ou mesmo se algumas das contas tenham extrapolados os valores estipulados.

Agora você já sabe das funcionalidades que mais te ajudam a ganhar tempo na sua rotina aumentando a produtividade contábil. Já utiliza alguma delas? Compartilha com a gente e deixa nos comentários.

Você ainda pode ver aqui também, como descobrir a melhor ferramenta contábil para seu escritório. Saiba como!