Gestão de pessoas

Saiba como organizar o setor de RH e ser essencial para a empresa

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Escrito por Fortes Tecnologia

O setor de RH (Recursos humanos) tem se mostrado cada vez mais estratégico, pois usa do instrumento de geração de valor mais importante em qualquer tipo de empresa. Apenas com o suor das pessoas envolvidas é que um negócio atinge seus objetivos e perpetua o capital investido.

Por essa razão, a gestão do setor de RH é uma das responsabilidades mais importantes em qualquer companhia: ao potencializar as relações humanas e o potencial da equipe, o RH maximiza o valor gerado na empresa.

Guardiões da cultura corporativa e responsáveis por direcionar carreiras dentro de uma organização, os profissionais de recursos humanos estão diretamente envolvidos com o cerne da estratégia de qualquer negócio.

E enquanto uma gestão de RH bem desenvolvida pode potencializar os resultados de uma organização, se o trabalho nesse setor não for bem-feito as consequências são severas, como profissionais ineficazes em funções além das suas capacidades, equipes inteiras insatisfeitas e ex-colaboradores buscando seus direitos que foram negligenciados na justiça do trabalho.

Neste artigo, explicaremos melhor como organizar o setor de RH na empresa, desde o planejamento até o acompanhamento individualizado de cada colaborador, além de o que pode ser feito com o suporte de um software de gestão e de técnicas avançadas. Boa leitura!

Comece com um planejamento para o setor de RH

O primeiro passo para organizar o setor de RH é um bom planejamento — e este precisa estar diretamente atrelado ao planejamento estratégico geral da empresa.

Em organizações que não enxergam os recursos humanos como parte essencial do seu planejamento estratégico, é quase inevitável que tudo que foi definido pela gestão acabe devorado por uma cultura organizacional caótica e inconstante.

O que acontece se não houver planejamento?

Sem a orientação adequada e um bom planejamento, o processo de recrutamento e seleção será dissociado dos objetivos estratégicos da empresa e o índice de turnover, que é a rotatividade de funcionários, será muito elevado.

Além disso, pessoas que assumem cargos que não se encaixam nas suas qualificações e ambições são improdutivas e insatisfeitas. Esse descontentamento se espalha de forma viral pelas equipes e pode resultar em uma força de trabalho totalmente desmotivada.

Portanto, para evitar esse tipo de tragédia, é essencial que o setor de RH e o departamento pessoal sejam orientados por um planejamento eficaz e atrelado à estratégia geral do negócio.

A principal referência para a criação do planejamento de RH é, então, os objetivos, as metas, a missão e os valores da empresa que foram definidos no planejamento estratégico. É com base nessas referências que a equipe de recursos humanos vai desenvolver as rotinas e responsabilidades que serão cumpridas no cotidiano, assim como os procedimentos padrão para a contratação e o plano de carreira do negócio.

O que fazer após o planejamento?

Uma vez que o time de recursos humanos esteja perfeitamente alinhado com a gestão do negócio, é hora de partir para uma avaliação do momento atual da empresa sob a ótica do RH, analisando o perfil da equipe existente, o regulamento interno (ou a ausência de um), a cultura organizacional e outros aspectos relevantes.

A partir dessa primeira pesquisa, é possível entender onde estão as principais carências na empresa e quais são os pontos principais que precisam receber investimento para que o setor de RH contribua para os objetivos gerais da empresa.

Por fim, é essencial que o RH também compreenda o mercado em que a empresa está inserida e as suas peculiaridades, que possam afetar de forma significativa a disponibilidade dos recursos humanos disponíveis e a capacitação desses profissionais.

Definir seus objetivos e ações

Uma vez que o time de RH conhece a situação atual da empresa, o planejamento estratégico e o mercado, é hora de determinar quais são seus objetivos e quais ações precisam ser executadas para que sejam atingidos.

Nessa etapa, é importante definir planos de ação bem estruturados para cada uma das múltiplas responsabilidades do setor, desde o recrutamento e seleção até a manutenção de uma cultura organizacional saudável e motivadora — lembre-se que vale a pena entender melhor como realizar cada um desses subplanejamentos.

Elabore uma estratégia para recrutamento e seleção

O recrutamento e seleção de candidatos é apenas uma das muitas responsabilidades do RH, mas certamente é a mais importante.

E na hora de selecionar novos colaboradores é preciso observar além da capacidade técnica do profissional: cada pessoa que se junta ao time traz junto com ela uma bagagem de valores e experiências. Se estão desalinhados com os da empresa, o resultado dessa mistura pode ser indesejado e perigoso para a cultura organizacional.

Processo seletivo bem estruturado

Recrutar pode ser um processo longo e caro, mas esse investimento vale a pena. Não é à toa que as maiores empresas do mundo, como o Google, a Apple e a Amazon, são famosas pelos seus processos que envolvem múltiplas etapas e uma seleção rigorosa.

Contratar bem significa reduzir tanto os desligamentos que partem de iniciativa da empresa como os pedidos de demissão dos próprios colaboradores — e, claro, uma equipe bem selecionada certamente será mais eficiente, alinhada e produtiva do que um time reunido pelo acaso.

Formas de atrair talentos

O primeiro passo na hora de elaborar uma estratégia de recrutamento e seleção é a definição das etapas que envolverão esse processo. E a primeira delas acontece antes mesmo do contato de um candidato: para contar com os melhores, é importante desenvolver formas de atrair esses talentos, o que pode ser feito, por exemplo, com participações em eventos da área, publicações em redes sociais e outras técnicas, que usualmente envolvem uma parceria do RH com os setores de comunicação e marketing.

Outra forma de atrair bons talentos é com um sistema de indicações em que os funcionários atuais indicam pessoas para os cargos e, se estas são contratadas, recebem uma recompensa financeira. Essa técnica é interessante porque explora bem as redes profissionais de cada pessoa do time.

Uma vez que estejam definidas as técnicas para atrair talentos, é hora de determinar como os melhores serão escolhidos.

Cada tipo de empresa e de mercado demanda etapas de seleção diferentes, mas é interessante que, além da tradicional análise de currículo e exames técnicos específicos, a empresa também inclua algumas entrevistas que avaliem se o candidato se encaixa na cultura da organização e compartilha seus valores.

Para isso, também é interessante convidar profissionais que já trabalham na empresa para participar dessas entrevistas com os candidatos, o que faz com que, no caso de uma eventual contratação, sua integração ao time seja suavizada.

Justiça do processo seletivo

Um aspecto importante que deve ser considerado na hora de elaborar uma estratégia para o recrutamento e seleção de funcionários é a justiça do processo seletivo. É muito importante que tanto o candidato como a equipe que o receberá entendam que ele não foi escolhido por acaso, mas mereceu sua contratação, assim como todos os outros colaboradores da empresa.

Dessa forma, o profissional selecionado não será rejeitado pelo time atual e, ao mesmo tempo, compreenderá a responsabilidade e o mérito de fazer parte dessa equipe.

Defina e estruture o regimento interno e o código de ética

É um dever do RH zelar pelos valores de uma empresa — e isso começa com a definição de um regimento interno e de um código de ética na organização, que vão determinar o conjunto de normas e regras sociais da equipe e como os relacionamentos entre o público interno são estruturados.

Manual de regras da empresa

O regimento interno de uma empresa é um documento que detalha a estrutura organizacional, seus níveis hierárquicos e principais processos e atividades. É como um manual de regras sociais que está diretamente relacionado com a governança e as incumbências de cada setor do negócio.

Para estruturar o regimento interno, é preciso entender como é a hierarquia da empresa e as relações entre os diferentes cargos, além das atribuições e responsabilidades de cada pessoa envolvida.

No entanto, esse trabalho não precisa ser tão minucioso quanto, por exemplo, uma matriz de responsabilidades detalhada organizada internamente em cada setor. Basta esclarecer o papel de cada pessoa na empresa, para quem ela responde e quem responde a ela. Além disso, é importante que, nesse trabalho de criação do regimento interno, sejam observadas as leis trabalhistas locais.

Código de ética

Já o código de ética é um documento que expressa de forma mais detalhada os valores e a missão da empresa e como devem ser praticados no cotidiano da organização.

Construído com base no planejamento estratégico, o código de ética é um eixo central da cultura organizacional: nele estão descritas as boas práticas de relacionamento, deveres éticos dos colaboradores e comportamentos esperados de cada representante da empresa.

Ademais, o código de ética também é uma referência da identidade corporativa, que esclarece a cultura da empresa para stakeholders externos como fornecedores, sócios, comunidades e até mesmo o público final.

Ao elaborar um código de ética, o RH deve observar os valores defendidos pela empresa em seu planejamento estratégico e construir regras e normas que reforcem esses princípios na prática.

Assim como a legislação de um país, um código de ética é um documento vivo, que se altera e moderniza ao longo dos anos de acordo com o desenvolvimento social da organização e das suas equipes, que caminha em paralelo à evolução da comunidade em que está inserida.

Isso significa que mesmo uma empresa secular precisa se atualizar para absorver valores éticos contemporâneos e não correr o risco de manchar sua imagem ao se basear em costumes ultrapassados, que não têm mais espaço na sociedade atual.

Alimente a cultura organizacional com ações de comunicação regulares

Com a definição de um regimento interno e do código de ética, o setor de recursos humanos dá o primeiro passo para o estabelecimento de uma cultura organizacional saudável e positiva. Mas esse trabalho não para por aí: é importante sempre reforçar os valores éticos e a missão da empresa em ações de comunicação para evitar que essa cultura se deteriore.

Nutrir a cultura organizacional 

Para essa tarefa, o setor de RH precisa contar com uma parceria forte das equipes de comunicação e marketing da empresa, que vão desenvolver peças e campanhas focadas no público interno, propagando mensagens que reflitam o posicionamento ético e os valores da empresa.

Desenvolver a cultura organizacional de uma empresa é como plantar em uma horta: com cuidados constantes, regas diárias e inspeções regulares, o jardineiro consegue impedir que pragas se espalhem pelas hortaliças e que plantas promissoras morram por descuido.

Em uma empresa, o setor de RH exerce um papel parecido, devendo nutrir a cultura organizacional com campanhas de comunicação constantes, inspecionar insatisfações e desvios de conduta e com isso garantir o sucesso no desenvolvimento dos profissionais e nos resultados da empresa.

Evitar a insatisfação profissional

A insatisfação profissional é algo tóxico que se espalha muito rápido pelas equipes de uma empresa. Se o RH não lida com essas ameaças na hora certa, corre o risco de perder em pouco tempo o esforço de anos para desenvolver uma cultura envolvente, motivadora e alinhada com os valores e a missão da empresa.

Portanto, é um dever da equipe de recursos humanos zelar pela cultura organizacional da empresa, alinhando todos os colaboradores em um mesmo caminho orientado pelos mesmos valores éticos.

Estruture o plano de cargos e salários da empresa em detalhes

Um plano de cargos e salários, ou plano de carreira, é um tipo de planejamento fundamental em um RH profissionalizado. Além de auxiliar na ordenação da estrutura organizacional da empresa, também permite que os colaboradores planejem seu desenvolvimento na companhia e trabalhem motivados em busca da evolução profissional.

Entenda o plano de cargos e salários

Um bom plano de cargos e salários precisa ser estruturado levando em consideração tanto o ambiente interno da empresa e as demandas organizacionais como o ambiente externo, que é o mercado de trabalho e as oportunidades que os profissionais podem ter em concorrentes.

Nesse planejamento, é preciso descrever os cargos e suas atribuições e remunerações, além do perfil, qualificações e competências necessários para preencher cada vaga.

Ao estabelecer esses padrões, é preciso, então, documentar e comunicar tudo isso aos trabalhadores, que vão projetar suas carreiras na empresa com base no material disponibilizado.

Evitar mudanças repentinas no plano de carreiras

Por essa razão, é importante que o plano de carreiras nunca seja alterado de forma repentina e brusca. Mudanças aqui devem ser graduais e cuidadosamente anunciadas, pois podem gerar insatisfação de trabalhadores que investem há anos, buscando um cargo específico.

O plano de carreira também deve ser justo e elucidar a forma com que as promoções são realizadas na empresa, assegurando a igualdade de oportunidades entre os funcionários e o crescimento baseado no mérito.

Evitar ações judiciais

Um cuidado especial que deve ser tomado é o registro do plano de carreiras no Ministério do Trabalho, para proteger a empresa de eventuais ações na Justiça.

Mesmo com a flexibilização dada pela reforma trabalhista, que permite que diversos aspectos da relação de trabalho sejam diretamente acertados entre o empregado e a empresa, um plano de carreira inconclusivo e não homologado pode abrir brechas para pedidos de equiparação salarial.

Da mesma forma, a ausência do plano de cargos e salários, além de ser um fator desmotivador grave, também facilita ações trabalhistas buscando equiparações e isonomia salarial entre colaboradores que exerçam funções distintas.

Determine as necessidades de treinamentos e capacitações

Também cabe ao RH determinar um planejamento para treinamentos e capacitações que atenda às demandas técnicas da empresa e contribua para o desenvolvimento dos seus colaboradores.

Além de ser muito importante para qualificar e aprimorar o potencial de produtividade de cada indivíduo, os treinamentos também são uma forma de alavancar a motivação da equipe, que se sentirá valorizada pelo investimento feito pela empresa em suas carreiras.

A importância de capacitar os colaboradores

Os treinamentos coletivos servem também como um momento de aprofundamento nas relações interpessoais entre colegas de trabalho, o que contribui para o clima organizacional e, consequentemente, para uma cultura forte e saudável.

Para elaborar um planejamento de treinamentos, o RH deve primeiro compreender quais são as demandas técnicas que precisam ser atendidas na empresa no curto e no médio prazo e quais são as capacitações que podem ser realizadas com periodicidade regular, como revisões semestrais de segurança do trabalho.

Atenção aos novatos

Além disso, também é necessário considerar no planejamento os treinamentos e capacitações de quem está chegando na empresa, um momento muitas vezes chamado de boarding, que é quando um profissional está “embarcando” na companhia. Esses momentos iniciais são decisivos para desenvolver a cultura e os valores da organização em quem chega.

Com um planejamento de treinamentos bem estabelecido, é hora de implementá-lo, estabelecendo cronogramas de capacitações entre as equipes e determinando métricas que poderão avaliar o sucesso posterior — e essas medições podem estar relacionadas tanto ao aumento da produtividade como ao impulsionamento da motivação dos colaboradores, por exemplo.

Acompanhando esses indicadores, é possível atestar a eficácia dos treinamentos e saber quais funcionam melhor para o desenvolvimento das equipes.

Desenvolva as lideranças da empresa

Por fim, vale a pena destacar o papel exercido pelo setor de RH no desenvolvimento de líderes da organização. Um líder não surge por acaso em uma empresa, mas é o resultado de muito investimento e preparo, mesmo quando existe algum tipo de talento para assumir esse papel.

Desenvolva líderes na empresa

E cabe ao RH, junto com a gestão de cada setor, identificar quem são os talentos na equipe que podem se tornar líderes da empresa no futuro e investir no desenvolvimento deles. Além disso, mesmo quem já exerce um cargo que demanda liderança também pode crescer com capacitações voltadas para essas responsabilidades.

Para que uma organização persevere, é fundamental que seus líderes estejam na vanguarda e sejam capazes de enxergar a inovação para levar o negócio em frente. E para que isso aconteça, o setor de RH precisa acompanhar esses profissionais chave e potencializar o seu desenvolvimento.

Utilize softwares especializados para aprimorar os resultados do RH

Como ficou claro até aqui, o RH precisa assumir inúmeras responsabilidades e deveres cruciais para a empresa, sendo que muitas vezes o setor acumula também o papel do departamento pessoal, aumentando ainda mais a carga de trabalho.

Por isso, para que o esforço da equipe de recursos humanos seja melhor aproveitado e o setor consiga ter uma atuação mais estratégica, a dica é utilizar softwares de gestão de pessoas para automatizar parte dos processos e simplificar responsabilidades, como a identificação de competências e acompanhamento de colaboradores.

A importância dos softwares

Um sistema de RH completo como o Fortes RH permite que o time de recursos humanos tenha um registro completo de toda a trajetória de cada um dos colaboradores e utilize essas informações para uma tomada de decisão mais precisa em relação a promoções e até mesmo demissões.

Essa plataforma pode ser acessada de qualquer lugar e em qualquer momento pelos profissionais que possuam as credenciais de acesso para o sistema, garantindo praticidade e segurança para os dados.

Outra funcionalidade importante é a informatização dos processos de recrutamento, como a triagem automática de currículos que assegura que apenas os melhores candidatos sejam avaliados e participem da seleção.

Um bom software precisa ser completo

O Fortes RH também centraliza informações de outros procedimentos importantes do RH, como o planejamento de cargos e salários, avaliações de desempenho da equipe, registro de informações funcionais como contratações e desligamentos e muito mais.

Por fim, a ferramenta ainda permite a realização de pesquisas pelo público interno da organização, anônimas ou não, que podem ser utilizadas para identificar problemas que estão causando insatisfação e deteriorando a cultura organizacional.

Além disso, se for integrado ao Fortes Pessoal, o Fortes RH simplifica o gerenciamento da folha de pagamentos e controles de benefícios como o plano de saúde e a adequação ao eSocial, potencializando também a produtividade do departamento pessoal.

O setor de RH é sem dúvidas essencial

Organizar o setor de RH de uma empresa pode não ser uma missão fácil, mas sem dúvidas as responsabilidades dessa equipe são muito importantes e nunca devem ser negligenciadas. Os recursos humanos são o pilar central na geração de valor em qualquer empresa e o dever de gerenciá-los é fundamental para a prosperidade do negócio.

Com a utilização de ferramentas especializadas e softwares, é possível maximizar os resultados do time de RH, que passa a ter uma atuação ainda mais estratégica no negócio.

Agora que você já sabe mais sobre a importância do setor de RH e como organizá-lo, que tal aproveitar para baixar o nosso kit RH estratégico? É um guia completo sobre como tornar o RH uma peça-chave da organização, com um Webinar, um e-book e mais um artigo! Esperamos você!

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