eSocial Gestão de pessoas

Como o eSocial muda o setor pessoal da sua empresa?

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Escrito por Isabel Holanda
Atualizado em: 12/07/2018 Tempo estimado de leitura: 5 minutos

Não há mais duvidas: a partir de janeiro de 2018 ocorre implantação do eSocial! O projeto, capitaneado pelo governo e diversos órgãos , tais como Receita Federal, Caixa Econômica, Ministério do Trabalho, entre outros, pretende simplificar e unificar a entrega das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas em todo país.

Há também uma boa parte das pessoas que também dizem não saber do que se trata e a “marchinha deste carnaval” promete ser com embalos de tirar o fôlego, acarretando grande multas para os despreparados.

Esse projeto que promete ser um dos maiores já implantados no mundo, tanto pela magnitude do cruzamento das informações quanto de entidades envolvidas. E o que esse projeto tem a ver com nós da área de RH ? Eu poderia responder em uma só palavra: tudo!

Para estar adequado a essa otimização será necessário muitas mudanças na cultura organizacional das empresas, pois haverá um impacto na forma como se contrata, a forma de desligamento e como essa comunicação chega ao RH e  DP, nas promoções e  nas mudanças de função.

Quais os principais impactos do eSocial

Para ficar mais claro, não será mais possível contratar um colaborador sem que este tenha apresentado toda a documentação para contratação. As informações precisam ser enviadas para o ambiente do eSocial em pelo menos um dia antes de novo contratado iniciar na organização.

Há exceção apenas no caso do empregador enviar o evento de “Registro Preliminar ” (ou seja, a admissão faltando algumas informações). Neste caso, ele terá que complementar as informações até o fechamento da competência.

Isso quer dizer que teremos de dar adeus ao nosso “jeitinho”. Por exemplo, quando, em algumas situações, acontecem nas organizações, onde os gestores nos falam: “deixa ele começar e traz o que falta depois”.

Essa situação não pode mais acontecer. Porém, caso aconteça, já deixe ciente que a empresa pode estar passível de multas e penalidades. Não existe mais a situação de empresas desinformadas ou mal intencionadas ao contratar uma pessoa e somente assinar a carteira dela três meses depois.

Os gestores de pessoas precisam preparar a empresa, reprogramar a mentalidade dos colaboradores, líderes e sócios. Existe um desafio à frente que precisa ser encarado e trabalhado. A mudança precisa começar dos líderes para os colaboradores, atentando-se aos prazos, avaliando as rubricas (que são as verbas de folha como gratificação por exemplo) e refazendo processos internos.

A equipe que integra o Departamento Pessoal e seus processos, por exemplo, vai precisar se profundar ainda mais no conhecimento da legislação. Ou seja, tem de se tornar a referência em eSocial e legislação trabalhista dentro das empresas.

A relação e integração entre os setores

O eSocial exigirá, de forma direta, que haja uma maior integração entre os departamentos contábil, fiscal, trabalhista e jurídico. As informações enviadas não podem ser tratadas de forma diferente, ou  seja, como empresas não poderá ser feito nenhuma transição que não seja de conhecimento dos órgãos competentes. 

A relação com o jurídico, algo que antes não era tão necessário, precisará ser reforçada devido as exigências do eSocial, como por exemplo as informações referentes a processos administrativos e judiciais do empregador que  influenciam nos cálculos de encargos e FGTS  precisarão primeiro ser alimentados no software de folha, para que estes dados sejam enviados.

Parece que são tantas informações e mudanças, ao mesmo tempo, que poderíamos comparar com o fim do mundo, mas ainda não é o fim, será possível correr “atrás do prejuízo” se começarmos agora.

Em janeiro, serão obrigadas as empresas que faturaram em 2016 acima de 78 milhões, em julho de 2018, o projeto se estenderá a todas as empresas, incluindo as microempresas, empresas de pequeno porte e também os Microempreendedores Individuais (MEIs).

As únicas exceções serão para empresas da área de saúde e de segurança do trabalho, essas terão mais 6 meses para se adaptar.

 

O que o setor de Gestão de Pessoas já pode fazer?

1) Validação Cadastral

Nada mais é do que a validação de dados do colaborador (Histórico Cadastral e Contratual Nome Social, NIS, dentre outros).

2) Cadastro de cargos, funções, cadastro de horários

que antes não era uma preocupação para quem manipulava o sistema de folha, apenas o de ponto, mas agora será exigido.

3) Organização das rubricas

que são mais conhecidos como verbas de folha. Talvez esse seja o que tratará maior esforço para o DP, pelo fato de que a empresa precisará conhecer o que cada rubrica representa e correlacioná-la. Depois que todo esse trabalho for realizado, a empresa que quiser já poderá aderir ao ambiente de teste que o governo disponibilizou, em agosto deste ano.

A tendência é que com a plena implantação os arquivos físicos mantidos até então pelas organizações, serão extintos, dando lugar aos arquivos XML, que poderão ser armazenado na rede e/ou base de dado. Em paralelo ao eSocial ainda será necessário o envio das obrigações CAGED, RAIS, DIRF.

Informações que são solicitadas:

  • Admissão e desligamento do trabalhador em tempo real;
  • Afastamento temporário;
  • Alteração da jornada de trabalho;
  • Alteração na situação do colaborador, tais como mudança de salário;
  • Aviso prévio;
  • ASO (Atestado de Saúde Ocupacional);
  • Condições ambientais do trabalho que envolverá a parte de SESMT (Segurança Saúde e Medicina do Trabalho);
  • CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho) deverão ser informadas no mesmo dia em caso de morte;
  • Movimentações referentes à folha de pagamento;
  • Monitoramento da saúde do trabalhador.

Temos o pleno entendimento que as empresas que melhor conseguirem criar um bom processo de comunicação intersetorial e entre sua matriz e filiais, serão as que conseguirão passar com menos impacto por todas essas mudanças.

Existe outra perspectiva mais positiva e menos caótica, que é a minha preferida, que seria a de que esse projeto trará uma visibilidade maior para os setores de RH e DP, claro os que estiverem mais preparados. Essa com certeza fará toda a diferença.

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Sobre o autor

Isabel Holanda

Há mais 10 anos atuando na área de gestão de pessoas, atualmente, é gerente de conteúdo na Fortes Tecnologia. Graduada em Pedagogia pela UFC, com pós graduação em Gestão de Pessoas, Psicopedagogia e Life Coach pela Sociedade Latino Americana de Coaching (SLAC). Além disso, é palestrante de temas relacionados aos subsistemas de RH com foco em liderança e desenvolvimento de equipes.

6 comentários

  • Matéria muito bem elaborado e de alto valor informativo, que presta um grande serviço aos gestores de pessoas.
    De fato estamos no limiar de uma nova era nas relações de trabalho, considerando mais amplamente todas as mudanças de Leis vigente, como a Terceirização, Reforma Trabalhista e uma possível nova CLT (ainda tramitando entre comissões e plenários políticos).
    Izabel Holanda, excelente profissional, de uma capacidade e competência inequívocas.

    • Olá querido amigo Domciano! Que honra ler essas palavras vindas de você que é um profissional admirável e conhecedor das coisas que permeiam essa área. Muito obrigada mais uma vez!!!

  • Parabéns pelo texto. Só faço uma observação. Até onde eu sei processo trabalhistas não serão informados no eSocial.

    …referentes a processos trabalhistas precisarão primeiro ser alimentados no software de folha…

    • Boa dia Jaime, tudo bem?
      No eSocial deverão ser informados os processos administrativos e judiciais do empregador que influenciam no cálculo dos encargos e FGTS, e ainda os processos de iniciativa do trabalhador, quando este, por exemplo, entra com ação judicial contra o Estado questionando o desconto de contribuição previdenciária e imposto de renda sobre alguma verba salarial. De fato os processos relacionados a reclamação trabalhista não estão contemplados no eSocial, visto isso o texto foi reformulado para melhor compreensão.

      Jaime, agradecemos sua contribuição e um forte abraço!

  • Isabel, parabéns pela matéria.
    Gostaria de ver uma matéria sobre como as empresas INATIVAS procederão no ESOCIAL.
    At.

    • Adilson que bom que foi útil para você, muito obrigada pelo seu feedback! Sobre o tema que você propôs achei super salutar, mas pra que esperar até o próximo post. Detalha por favor pra mim quais são suas dúvidas que trocaremos um ideia e te ajudarei com maior prazer. Se preferir pode me mandar um email com o detalhamento isabelholanda@grupofortes.com.br

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