Gestão de pessoas

Carteira de trabalho digital: tudo sobre a nova CTPS

Fortes tecnologia apresenta carteira de trabalho digital
Publicado em: 11/10/2019 Tempo estimado de leitura: 6 minutos

A Carteira de Trabalho e Previdência Social, tem longa história no Brasil e vem passando por alterações importantes de interesse a todos os trabalhadores que se preocupam com seus direitos trabalhistas, uma delas é a Carteira de Trabalho digital, por isso, vou falar sobre essa mudança neste post. Continue lendo para entender!

Criada em decreto-lei n.º 926, de 10 de outubro de 1969 a CTPS é um documento obrigatório a todos que exercem atividade remunerada, ou seja, qualquer pessoa que trabalha, dificilmente o faz por esporte, não é mesmo? Na verdade, trabalha com a finalidade de receber a recompensa pelo seu trabalho.

E qual a finalidade da CPTS? 

É registrar de forma tempestiva todos os acontecimentos relacionados a vida do trabalhador. Logo, além das informações relacionadas à admissão do empregado, devem ser registradas as alterações de salário, mudança de local de trabalho, pagamento e gozo de férias, 13° salário, rescisão entre outros. 

A CTPS com o registro de tais informações serve como documento comprobatório em ações trabalhistas e direitos como, seguro-desemprego, FGTS, benefícios previdenciários como, por exemplo, a aposentadoria e salário maternidade, etc.

O que acontece se o empregador não realizar as devidas atualizações na CTPS?

Bom, se o empregador deixa de registrar tais acontecimentos ele estará sujeito a receber um auto de infração prevista no artigo 29, inciso 3° e à procedimentos administrativos previstos nos artigos 36 a 39 ambos da CLT.

A demissão por justa causa pode ser anotada na CTPS?

Perguntinha delicada hein! Mas a resposta é, não! E isto está previsto no artigo 29 parágrafo 4° da CLT, logo, a empresa não pode colocar qualquer informação que veja a desabonar o trabalhador, ou seja, prejudicá-lo ainda que a demissão por justa causa seja justa. 

Caso isso ocorra, além da multa referente a metade do salário mínimo regional, a empresa ainda estará sujeita a pagamento de indenização por danos morais, por isso, fique atento e anote apenas o indispensável, neste caso, a data do desligamento.

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O que não se deve anotar na carteira de trabalho?

Melhor do que teoria, é te dar exemplos reais para que você fique atento sobre o que se deve evitar. O Superior Tribunal do Trabalho já condenou uma empresa do ramo da indústria, pela anotação de reintegração por determinação judicial. 

Em outro caso, determinada empresa foi condenada a pagar uma indenização no valor de 5 mil reais à trabalhadora que teve atestados médicos anotados em sua carteira, justificando suas ausências. 

Acredite! O TST Já condenou outra empresa por anotar na carteira de trabalho que empregado entrou com ação na justiça apenas para receber o seguro desemprego. Essas notícias muito curiosas, você encontra no site do TST. 

Em todos os casos, o TST entendeu que em admissões futuras, tais informações poderiam prejudicar os trabalhadores. Por isso, a dica central é: evite realizar qualquer anotação que de alguma forma possa prejudicar o empregado.

Sobre a Carteira de Trabalho Digital

Precisava realmente evoluir não é mesmo? Então está aí a nova Carteira de Trabalho e Previdência Social Digital. Aqui não preciso conceituar muita coisa. A carteira que antes era emitida em papel, aquele livrinho de capa azul que você conhece, passar a ser digital.

E o que muda com essa novidade trazida pela lei da liberdade econômica, a Lei nº 13.874, de 20.9.2019 e a Portaria SEPRT 1.065/2019? Ah meu caro leitor, muda muita coisa.

Primeiramente, o trabalhador deve cadastrar uma senha de acesso à Conta de acesso único do Governo. Não esqueça de acessar este link também, CPTS Digital, pois você será direcionado ao passo a passo para visualizar as informações registradas na sua carteira digital.

Lembrando que você pode utilizar o aplicativo em seu smartphone, e se tiver dúvida, é só acessar este link. Carteira Digital – aplicativo.

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Qual o papel da empresa com o novo formato?

Na contratação o trabalhador não precisa mais apresentar a antiga carteira, basta informar o seu CPF ao empregador e pronto! É tudo que ele precisa para registrar o novo empregado. Ah! lembrando que a empresa tem o prazo de 5 dias para registrar a nova admissão na CTPS digital. 

Outro ponto importante. Não confunda este prazo com o prazo de envio da admissão ao eSocial. Mas vamos entender isto melhor.

Se você já aderiu ao eSocial, basta registrar o trabalhador no seu sistema de folha de pagamento até um dia antes do início do trabalho do empregado. Assim, os dados do trabalhador alimentam a base do eSocial que replica as informações ao ambiente da CTPS digital do trabalhador.

Se você optar por enviar apenas a admissão preliminar, não esqueça que você tem o prazo de 5 dias, para enviar as informações de salário, data de admissão, que no caso já é enviada na pré-admissão e também as condições especiais de trabalho se houver.

Ah! Sabe aquele prazo de 48 horas para devolver a carteira? Pois é, não se aplica à carteira digital e nem faria sentido, porém, as informações registradas na CTPS digital, precisam estar disponíveis ao trabalhador, no prazo de 48 horas.

O número do PIS constará na CTPS digital?

Com grande alegria e satisfação te digo que não, pois o CPF será a única identificação necessária, visto que o PIS, infelizmente, é muito vulnerável e por isto será substituído pelo CPF. 

O que muda em relação ao CAGED?

Para atender as novas regras criada para CTPS digital, o portal do CAGED publicou no último dia 4 de outubro novas orientações de como declarar a obrigação, visto que o número da antiga carteira de trabalho contém 8 números, enquanto que a CTPS digital é identificada pelo CPF do trabalhador que contém 9.

Neste caso, as empresas devem informar o numero da CTPS da seguinte forma:

  • Número da carteira de trabalho: Informar os 7 (sete) primeiros dígitos do CPF do trabalhador.
  • Série da carteira de trabalho: Informar os 4 (quatro) últimos dígitos do CPF do trabalhador
  • UF da carteira de trabalho: Informar a Unidade de Federação do trabalhador ou da empresa.

Se você utiliza o Fortes Pessoal, é bem simples. Basta preencher os campos relacionados à CTPS de acordo com as orientações acima, no momento em que você estiver cadastrando um novo trabalhador.

Existe alguma orientação às empresas que ainda não aderiram ao eSocial?

Se sua empresa ainda não aderiu ao eSocial, saiba que você já está no grupo dos atrasados e devido a isso, não tem como alimentar as informações dos trabalhadores na CTPS digital.

Neste caso, excepcionalmente você ainda poderá receber a CTPS física, seguindo as regrinhas antigas, ou seja, solicitar a carteira para realizar o registro e entregá-la no prazo de 48 horas com o recibo de entrega, porém, além das reflexos deste atraso ao eSocial, você precisa levar em consideração que a CTPS digital irá substituir a física logo, logo. Por isso, corra contra o tempo.

Com tantas alterações, é de suma importância que trabalhadores e empresas fiquem atentos em relação ao seu papel dentro deste processo de mudança, cada um observando seus direitos e obrigações para que tudo corra de forma mais tranquila possível.

Espero que você tenha gostado de entender mais sobre a Carteira de Trabalho Digital e se tiver ficado alguma dúvida, deixe nos comentários que em breve vou responder.

Até mais!

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Sobre o autor

Patrícia Capistrano

Há 14 anos na área trabalhista, atualmente como Consultora de Relacionamento da Fortes Tecnologia, membro da Comissão de Normas Técnicas Aplicadas às Áreas Trabalhistas e Previdenciária do CRC-CE, graduanda em Direito pela FANOR. Atuou como consultora e coordenadora no suporte de gestão de pessoas da Fortes Tecnologia. É instrutora e palestrante do Programa de Apoio ao Estudante (PAE); Fortes na Prática (FNP); professora da Fortes Treinamentos e Simples Treinamentos com cursos voltados para área trabalhista e atualmente é destaque com palestras sobre eSocial e Reforma Trabalhista em diversas regiões do País.

18 comentários

  • Bom dia Patrícia.
    A minha dúvida é a seguinte:
    no momento da contratação,devo perguntar ao empregado se ele possui a ctps digital?

    Só poderei seguir as regras referentes a ctps digital,se o empregado tiver o app no celular ou cadastro na conta de acesso único do governo?
    Caso ele tenha somente a ctps física mesmo,posso cadastrar no sistema o cpf como numero da ctps ?
    Ou ainda,se ele tenha as duas ,posso optar por qualquer uma para trabalhar,como fica essa questão?

    Agradeço!

    Te admiro
    bjao!

    • Olá Sara, tudo bem? Obrigada pela admiração e carinho Sara! Sobre as dúvidas, vamos lá.

      No momento da contratação,devo perguntar ao empregado se ele possui a ctps digital? Sim Sara, pois se ele tiver a CTPS digital, você precisa apenas do CPF dele.

      Só poderei seguir as regras referentes a CTPS digital,se o empregado tiver o app no celular ou cadastro na conta de acesso único do governo? Ele precisa realizar o cadastro dele nos links que coloquei na matéria. O app é mais uma facilidade de acesso, porém, é bom ter.

      Caso ele tenha somente a CTPS física mesmo,posso cadastrar no sistema o CPF como numero da CTPS ? Não, neste caso, você deve informar o número da carteira normalmente.

      Ou ainda,se ele tenha as duas ,posso optar por qualquer uma para trabalhar,como fica essa questão? Neste caso, o ideal é optar pelo CTPS digital, principalmente por conta dos históricos contratuais para o eSocial.

      Um grande beijo Sara!

  • Patricia, sou seu admirador, pois acho que competência é algo que se adquire com muito trabaslho e dedicação.
    Minha pergunta (que é a de muitos trabalhadores) como fica os empregados que já estão trabalhando, é obrigatório a mudança para CTPS digital?

    • Olá Eliezer, muito obrigada pelo reconhecimento e carinho. O melhor resultado do meu trabalho é saber que de alguma forma, por mais miníma que seja, faço alguma diferença na vida das pessoas ao meu redor. Obrigada!!

      Sobre sua dúvida, todos os trabalhadores devem sim aderir a CTPS digital, visto que a física em breve ser totalmente substituída.

      Um braço!!

  • bom dia me chamo auciane trabalho 10 anos numa empresa e baixe a ctps no meu celular
    só que na ctps da a palavra nenhum registro trabalhista não encontrado
    o que devo fazer eu já liquei 135 e o atendete disse que para fazer essa atualização e só ser caso eu
    precisa de um beneficio

    • Olá Auciane, tudo bem? Verifique se a empresa onde você trabalha já enviou suas informações trabalhistas para o eSocial e se essas informações estão corretas. Isso pode ajudar.

      Um abraço!

  • Olá!
    Gostaria de saber em relação aos empregados antigos, que já temos cadastrados no sistema, se temos que alterar o número da CTPS no sistema, ou se iremos cadastrar da forma dessa orientação apenas os empregados que estão sendo cadastrados agora após obrigatoriedade da CTPS Digital?

    • Olá Naiara, tudo bem? Você deve informar o CPF apenas nas novas contratações, desde de que o trabalhador já tenha aderido a CTPS digital.

      Um beijo enorme pra você!!

  • Boa tarde Patrícia, muito esclarecedor o texto.
    Tenho uma dúvida. Entendo que o PIS deixará de existir e novos trabalhadores irão vincular o CPF à CTPS. Parece bom, nunca entendi por que temos tantos números se o CPF é único.
    Mas aí tem um problema. Hoje os trabalhadores da maioria das empresas usam o Registrador Eletrônico de Ponto – REP, para fazer sua marcação de ponto e este equipamento fornece um comprovante impresso. Acontece que o REP usa o PIS para cadastrar o colaborador no equipamento. Não existe opção de CPF. CPF e CNPJ estão definidos mas somente para empregador. O REP foi concebido pelo MTE e regulamentado pelo Inmetro pela Portaria n.º 595, de 05 de dezembro de 2013. Lá está bem claro que o PIS é o único número vinculdo ao trabalhador. Colocar forçadamente número de CPF no campo de PIS vai dar erro no dígito verificador. Como vai ficar a situação dos departamentos de RH que querem cadastrar novos funcionários sem PIS no REP? O fabricante terá que alterar o programa certificado do REP? Grande abraço!!!

    • Olá Leo, tudo bem com você?

      Na verdade você deve informar o CPF no campo da CTPS e não do PIS, para atender uma necessidade do CAGED. Sobre o controle do ponto, o que você comentou é bastante relevante e neste, o Ministério da Economia precisará tomar providencias quanto isso e somente após a regulamentação dessa situação é que podemos falar em adaptação ou não do REP. Lembrando que a CAIXA ECONÔMICA FEDERAL é a responsável a criação do registro do PIS, por isso, é necessário também um posicionamento da mesma, por isso, vamos aguardar. Enquanto isso, siga as orientações do comunicado da CAIXA que irei colocar em comentário isolado.

      Um abraço querido!!

      • Patrícia,
        Muito obrigado pela resposta.
        Essa questão do REP realmente não foi levada em conta na criação da 1065, vamos esperar os desdobramentos.

        Abraços!!

  • COMUNICADO CEF 03/10/2019
    CTPS DIGITAL – Portaria SEPT nº 1.065/2019
    Fonte: site Conectividade Social

    Senhores Empregadores Considerando que desde o dia 24/09/2019, para os novos trabalhadores, são geradas somente as CTPS DIGITAIS, cuja numeração corresponde ao número do CPF do trabalhador, orientamos que nos serviços do FGTS e no Cadastro NIS no Conectividade Social, bem como no SEFIP e GRRF, para preenchimento dos campos Número e Série da CPTS , seja utilizado o número do CPF.

    Para o campo Número da Carteira utilizar os primeiros 7 dígitos do CPF e para o campo Série, os 4 dígitos restantes.

    Sempre que houver necessidade de preenchimento de UF de emissão da CTPS, informar a Unidade da Federação do trabalhador ou da empresa.
    Para o campo Data de Emissão da CTPS, utilizar a data do dia de atendimento.

    Para os trabalhadores que possuem a CPTS física, os campo acima indicados são preenchidos normalmente com os dados da Carteira física do trabalhador.

    Agradecemos a constante parceria!
    Atenciosamente
    CAIXA ECONÔMICA FEDERAL

    Fonte: Conectividade Social

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