Gestão contábil

Balanço patrimonial: passo a passo para fazer o encerramento do seu

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Escrito por Ivanise Magalhaes
Publicado em: 06/02/2019 Tempo estimado de leitura: 5 minutos

Um dos processos mais importantes do setor financeiro das empresas, é o balanço patrimonial. Com o relatório contendo todas as informações, a empresa fica livre de sofrer problemas, principalmente quando se trata de obrigações fiscais junto ao governo.

O que é o Balanço Patrimonial?

Balanço Patrimonial é a demonstração contábil destinada a evidenciar, qualitativa e quantitativamente, numa determinada data, a posição patrimonial e financeira da Entidade.

O intuito principal desta peça contábil é prestar informação relevante para os sócios, fomentando a tomada de decisão e para o fisco, munindo o governo de informações para o devido acompanhamento dos contribuintes.

Com o balanço patrimonial também é possível reconhecer as origens e aplicação dos recursos que fazem a operação da empresa acontecer, bem como obter vários índices de acompanhamento financeiro e econômico.

Qual a legislação que norteia?

A previsão da obrigatoriedade de escrituração contábil e apuração do Balanço Patrimonial é decorrente de Lei (Código Civil Brasileiro, artigo 1.179 e seguintes e 6.404/76 – Lei das S/A, artigo 176 e seguintes).

A contabilidade deve escriturar toda a movimentação financeira, inclusive bancária, contendo a movimentação das contas: caixa, bancos conta corrente, bancos conta aplicações, numerários em trânsito, entre outras.

Passos necessários para o encerramento do balanço

Para facilitar o trabalho na hora de realizar o encerramento do balanço, preparei um passo a passo importante para você. Confira!

1) Levantamento do balancete de verificação

Ao final do exercício, como se deve fazer em todos os meses, é necessário fazer o levantamento do balancete de verificação, com o objetivo de conhecer os saldos das contas do razão e conferir sua exatidão.

No balancete são relacionadas todas as contas utilizadas pela empresa, quer patrimoniais quer de resultado, demonstrando seus débitos, créditos e saldos.

As contas do balancete no fim do exercício, sejam patrimoniais ou de resultado, nem sempre representam entretanto, os valores reais do patrimônio naquela data, nem as variações patrimoniais do exercício, porque os registros contábeis não acompanham a dinâmica patrimonial no mesmo ritmo em que ela se desenvolve.

Variações durante o exercício

Desta forma, muitos dos componentes patrimoniais aumentam ou diminuem de valor, sem que a contabilidade registre tais variações. Bem como muitas das receitas e despesas, recebidas ou pagas durante o exercício, não correspondem realmente aos ingressos e ao custo do período.

Daí a necessidade de se proceder ao ajuste das contas patrimoniais e de resultado, na data do levantamento do balanço, para que elas representem em realidade, os componentes do patrimônio nessa data, bem como suas variações no exercício.

2) Conciliações dos saldos contábeis

A conciliação consiste, basicamente, na comparação do saldo de uma conta com uma informação externa à contabilidade, de maneira que se possa ter certeza quanto à exatidão do saldo em análise.

As fontes de informações mais usuais para verificação dos registros contábeis são os livros fiscais, os extratos bancários, as posições de financiamentos e carteiras de cobranças, as folhas de pagamento, os controles de caixa, etc.

3) Ajustes e reclassificações patrimoniais

As disponibilidades de uma maneira geral são as primeiras contas olhadas com uma maior minucia no momento de encerramento. Qualquer discrepância ou variação muito brusca de um período para outro sinaliza que algo na operação da empresa está fora do padrão.

Isso não quer dizer necessariamente que seja uma coisa ruim, apenas que se não for algo planejado pode deixar a liquidez da empresa comprometida.

Para elaboração do balanço devem ser efetuados vários ajustes e reclassificações nas contas patrimoniais, como bancos, aplicações financeiras, estoques, empréstimos, contas a pagar e outros direitos e obrigações.

3.1 Conta Bancos

Registrar todas as operações realizadas e conciliar o saldo dos extratos bancários com os registros contábeis, de modo que o saldo contábil represente com fidelidade a realidade patrimonial.

Para ajudar neste processo, a maioria dos sistemas contábeis disponibiliza integrações com extrato bancário e mecanismos que otimizam substancialmente a execução e principalmente a conferência dos lançamentos.

Cheques pré-datados e cheques não compensados devem ser registrados adequadamente. Os cheques pré-datados, por serem uma obrigação a vencer, deverão ser registrados em rubrica específica, no passivo.

3.2 Aplicações Financeiras

Contabilizar os juros devidos pelo regime de competência, fazendo o rateio da taxa pelos dias aplicados até a data do balanço.

3.3 Inventário e Estoques

No final de cada exercício, as empresas devem inventariar seus estoques de materiais (matérias primas, materiais de embalagem, etc.), produtos acabados e em elaboração, serviços em andamento e mercadorias para revenda.

Tal inventário deve ser escriturado no livro de inventário, sendo que devem ser observadas as prescrições fiscais exigidas (ICMS, IPI e Imposto de Renda).

3.4 Empréstimos obtidos ou concedidos

Efetua-se o ajuste (juros e encargos devidos) dos empréstimos e financiamentos obtidos, conforme previstos nos contratos com as respectivas Instituições Financeiras.

3.5 Obrigações tributárias

Contabilizar adequadamente, incluindo juros e multas das obrigações tributárias vencidas e vincendas (PIS, COFINS, IPI, ICMS, ISS, Contribuições Previdenciárias), inclusive débitos parcelados (REFIS), separando-os conforme o prazo de vencimento das parcelas (passivo circulante as parcelas vencíveis até 12 meses do balanço e as demais no passivo não circulante).

3.6 Folha de Pagamento

A folha de pagamento, incluindo pró-labore, deve ser contabilizada em conta de obrigação, caso não tenha sido integralmente paga até o final do Balanço Patrimonial.

Para esse passo, é importante que em cada período o regime de competência seja mantido, ou seja, se todo mês a folha de pagamento é gerada. Porém o pagamento só ocorre de fato até o quinto dia útil do mês subsequente, então as despesas referente a cada verba de folha devem ser contabilizadas como despesa dentro de cada competência e o saldo a pagar deve ser registrado no passivo, sendo zerado por ocasião do pagamento.

3.7 Provisões

Através dos relatórios de Recursos Humanos, faz-se o ajuste para a provisão de férias, bem como os devidos encargos incidentes sobre elas. Entre outros motivos, contabiliza-se o valor devido à participação nos lucros ou resultados dos funcionários e administradores, segundo o regime de competência.

Calcula-se também a provisão de décimo terceiro, seguindo o mesmo conceito já comentado no item 3.6.

Outras provisões como as que são feitas para o Imposto de Renda e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, de acordo com as normas tributárias vigentes, fazendo-se a respectiva contabilização.

Você tem em mente todos os passos que comentamos? Conta pra gente nos comentários e aproveite para saber os 5 erros na contabilidade que o contador jamais deve cometer.

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Sobre o autor

Ivanise Magalhaes

Coordenadora de Relacionamento da Fortes Tecnologia.
Contadora, Especialista em Administração Estratégica. Experiência de 15 anos na área contábil, gestão patrimonial e de tecnologia da informação.

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