O contexto socioeconômico em que se encontra as empresas de contabilidade no Brasil, tem levado à reflexão dos empresários em relação ao assunto de produtividade do escritório contábil, atrelado a um contexto bem maior que imagem profissional ou tão somente organização dos processos internos.

Dependendo da capacidade do escritório, o assunto “produtividade” torna-se uma questão de sobrevivência, pois como fala Roberto Dias Duarte “ entender claramente onde sua empresa está e para onde vai é importante para o empresário contábil. Para isso é imprescindível traduzir esta análise em números – ou indicadores-chave de desempenho”.

Sabemos que o mundo contábil vem passando por momentos bem delicados, onde a legislação muda a todo o momento e, junto com as mudanças, surgem as novas obrigações acessórias, trazendo sempre bons desafios.

 No post de hoje, confira algumas dicas para aumentar a produtividade no escritório contábil. Veja as principais e saia na frente da concorrência:

 5 dicas essenciais para produtividade do escritório contábil

1) Invista tempo em mapeamento de atividades e modelos práticos de controle.

Hoje o mais comum é que este controle esteja atrelado a solução de tecnologia principal utilizada pelo escritório contábil, pois além do check list de atividades e feedbacks de andamento das atividades passados aos gestores, fazer a gestão de horas produtivas fica mais prática e evidente quando a informação tem origem no sistema de operação.

2) Mantenha sua equipe motivada

Esse é o primeiro passo para que o trabalho em equipe possa fluir sem uma pressão maior do seu gestor direto. É de suma importância, existir um acompanhamento individual de cada colaborador, pois o que pode motivar alguns, pode ter efeito contrário em outros.

Nesse caso, é interessante ouvir individualmente cada profissional. Lembre-se que cada pessoa tem um perfil único e opiniões distintas podem ajudar a traçar planos estratégicos. 

3) Proporcione a equipe a possibilidade de trazer ideias disruptivas.

Estimular o pensamento sobre melhores maneiras e maneiras inovadoras de executar os serviços do escritório, pode levar o seu negócio a um novo patamar. 

Outra forma de motivar a equipe é traçando metas de maneira que elas não se tornem mecanismos de pressão dos gestores, em contrapartida, ofereça incentivos de acordo com o acompanhamento individual de cada um.

4) Converse com seu fornecedor de soluções.

Você acredita que conhece a fundo todas as possibilidades de ganho de tempo em atividades corriqueiras que a sua solução de contabilidade te ofere? Se a resposta for não é interessante conversar com seu fornecedor e se for necessário investir em capacitação para ter acesso a todos os ganhos de produtividade que o seu sistema pode te oferecer.

5) Envolva seu cliente no ciclo produtivo de envio e recebimento de informações.

Um dos grandes gargalos na operação de um escritório contábil é o trâmite de informações com os seus clientes, pois além de muitas vezes demorar mais que o previsto, acaba onerando muito a operação.

Se você investir tempo ajudando seu cliente a se organizar, seja ofertando consultoria ou indicando soluções que facilitem a gestão dele, tudo isso volta pra você em forma de ganho de tempo e possibilidade de aumentar a carteira de clientes. Opa! Vai um bônus do ganho de produtividade? Sim, você poderá atender mais clientes!

6) Escolha um processo chave para ser o modelo de eficiência.

Comece melhorando apenas um processo e permita que a equipe experimente a sensação de conseguir concluir uma tarefa com menos esforço. Isso motivará todos a buscarem e opinarem sobre os demais processos.

7) Crie um controle nas rotinas de gerenciamento de atividades

Hoje, existem ferramentas de gerenciamento gratuitas disponíveis na internet que podem ajudar de maneira simples e prática o aumento da produtividade. Através delas é possível fazer um gerenciamento da equipe, dos documentos e dos serviços prestados de forma rápida. Temos como exemplo, o Trello e o Google Apps for Work.

Seria muito interessante se houvesse, também, o uso de software de gestão contábil que atenda as necessidades da sua empresa. Que ele possa lhe ajudar com os lançamentos dos dados e que gere relatórios gerenciais para o acompanhamento. Além do aumento de produtividade, o uso do software lhe garantirá o histórico dos dados.

8) Automatize processos manuais

Por desconhecer ferramentas e sistemas disponíveis que podem sistematizar e agilizar os processos (também devido à natureza das atividades), é comum observar os profissionais da contabilidade encarando um cenário de processos manuais.

Nesse caso, o melhor a se fazer é entrar no mundo da informática e utilizar sistemas de gerenciamento de documentos para o envio e recebimentos de arquivos ou mesmo um sistema para gerenciamento das solicitações de clientes. Automatizar os processos é um investimento de retorno garantido, pois lhe assegura uma diminuição de tempo e aumenta a qualidade na execução do processo.

9) Gerencie e controle o acesso à internet

Por utilizar computadores nas suas tarefas, é comum que os profissionais contábeis permaneçam conectados a internet na maior parte do seu tempo de trabalho. Existem pesquisas que mostram que, em média, 30% do tempo de trabalho é gasto com acesso as redes sociais, ferramentas de comunicação instantânea e sites de entretenimento.

Tendo essas informações é essencial ter esse controle, pois sua equipe pode estar perdendo até um terço do tempo em atividades não relacionadas ao trabalho.

10) Evite horas-extras e excessos de tempo de trabalho

O excesso de trabalho e atividades é um dos fatores mais impactantes para a baixa produtividade. No conceito informal, produtividade nada mais é que produzir mais em menos tempo. Portanto, se sua equipe não esta conseguindo fazer suas entregas dentro do tempo estimado, pode ser que esteja ocorrendo uma desorganização nas distribuições nas tarefas ou no mecanismo de execução.

Lembrando que essas dicas só podem fluir naturalmente se o escritório fizer uso de uma boa comunicação interna. Apresente a todos os envolvidos, os problemas a serem enfrentados e objetivos da empresa como um todo. Essa atitude tende a despertar o sentimento de “vestir a camisa da empresa”.

O primeiro passo é para os gestores: Aprendam a escutar sua equipe. Ela pode lhe apresentar pontos diferenciados de como tratar certas situações.