A nota fiscal eletrônica (NFe) é um documento obrigatório que registra as vendas da empresa. Apesar da importância e obrigatoriedade, muitas empresas têm dificuldade com o gerenciamento desse documento. Sempre que a empresa recebe algum tipo de pagamento é obrigatório emitir uma nota fiscal para o cliente e em alguns casos pode ser necessário emitir a nota fiscal de estorno. Muitas empresas não sabem da importância de realizar esse procedimento, e em muitos casos, não sabe como executá-lo.

Para ajudá-lo, preparamos este artigo que vai sanar as dúvidas mais frequentes relacionadas a nota fiscal de estorno. 

Quando e porque é necessário emitir a nota fiscal de estorno?

Quando a nota fiscal é emita, mas por algum motivo a mercadoria deixou de ser vendida, e o prazo de 24 horas para realizar o cancelamento da nota expirou – limite de tempo determinado pelo Ato COTEPE ICMS n.º 13/2010 e n.º 35/10 – neste caso, é necessário emitir uma Nota Fiscal de Estorno.

Em primeiro lugar, ao realizar o estorno da NFe o imposto pago pela empresa será reembolsado, caso a nota não seja estornada, a empresa terá que incluir a venda na contabilização de imposto do mês em questão. Além disso, não realizar o estorno da nota fiscal pode gerar inconsistência de estoque de mercadoria. Visto que, no momento que a nota fiscal é emitida os órgãos de fiscalização entendem que a mercadoria foi vendida e isso pode gerar divergências nas declarações da empresa.

Regras para emitir a nota fiscal de estorno

Antes de emitir a NFe de estorno, alguns pontos importantes devem ser observados:

• O documento deve ter sido recebido e aprovado pelo fisco;
• a circulação do produto ou a prestação de serviço não pode ter acontecido;
• o prazo de 24 horas para cancelamento da nota fiscal deve ter sido expirado.

Diferença entre cancelamento e estorno de NFe

Antes de mais nada, o cancelamento pode ser feito de forma manual, no prazo de até 24 horas. No entanto, é importante ressaltar que a mercadoria não pode ter sido transportada. Normalmente esse tipo de situação acontece quando o cliente desiste da compra, quando acontece erros de digitação ou até mesmo de cálculos fiscais, entre outros. 

No caso do estorno, como explicamos, é feito quando o prazo estipulado pela Receita Federal (24 horas) expirou e a mercadoria não circulou ou o serviço não foi realizado. O objetivo neste caso é devolver a mercadoria ao estoque e compensar o imposto pago. 

Qual a importância de ter um sistema de armazenamento de NFe?

Como falamos anteriormente, a nota fiscal é um documento que precisa ser organizado e cuidadosamente armazenado pelo setor financeiro ou gestores responsáveis pela empresa.

No entanto, como as empresas costumam emitir e receber muitas notas fiscais, se torna inviável realizar o controle desse documento de forma manual. Sendo necessário a utilização de um sistema que permita emitir e armazenar de forma automatizada esses documentos fiscais.

Veja como emitir a nota fiscal de estorno

– O usuário devera informar um CFOP referente ao estorno;
– Como também informar a Natureza da Operação;
– E o referenciamento à nota fiscal que está sendo estornada.

Esse procedimento é utilizado como registro de cancelamento para conhecimento da Contabilidade e para ser estornado o valor do imposto desta NFe.

Vejamos como trabalhar com Nota de Estorno pelo Fortes Financeiro:

Em Movimentos >>> Notas Fiscais de Saída >>> Botão Opções >>> Emitir Nota de Estorno (NFe)

Primeiramente seleciona a nota fiscal que será estornada e clica em “Emitir Nota Fiscal de Estorno”, abrirá uma tela para informar o CFOP de estorno como também o motivo do estorno.

Feito isso, a nova nota fiscal deverá ser enviada para SEFAZ.

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