Lidar com as imensas responsabilidades do DP é um desafio e tanto, especialmente quando não se tem uma rotina bem organizada e práticas alinhadas. A organização no departamento pessoal e a adoção de boas práticas são imprescindíveis para alcançar bons resultados, evitando o caos, surgimento de novos problemas e multas por não cumprimento de obrigações legais. Certamente, ninguém deseja passar por esse tipo de situação.

Pensando nisso, reunimos 8 incríveis dicas que você pode aplicar desde já na rotina do seu setor. Vamos conhecê-las?

1. Defina prioridades

Estabelecer prioridades na sua rotina é o primeiro e grande passo para uma boa prática no Departamento Pessoal. Priorize o que é realmente necessário no momento, evitando que tudo se torne extremamente urgente e você tenha que agir como um bombeiro, apagando incêndios o tempo todo.

Antes de encerrar o seu expediente, faça a si mesmo as seguintes perguntas diariamente:

• O que eu preciso fazer amanhã que é prioritário?
• Quais são as três principais prioridades do dia que devo realizar?
• Qual é o melhor horário em que tenho mais disposição para resolver/fazer as tarefas?

Particularmente, aconselhamos iniciar o dia resolvendo as tarefas mais desafiadoras e prioritárias logo no início da sua jornada, pois geralmente é quando você está mais disposto a resolver problemas. Além disso, essa abordagem proporcionará a sensação de dever cumprido e fará com que o restante do dia pareça mais leve.

Lembre-se de que durante o dia, novas demandas e solicitações surgirão, e caberá a você ponderar o que realmente é prioridade e o que pode esperar até o dia seguinte. Não atropele os prazos e evite inverter as ordens das tarefas.

Comece agora mesmo inserindo essa primeira dica na sua rotina e logo perceberá a diferença em sua eficiência e organização.

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2. Tire um tempo para se atualizar

Atuar com folha de pagamento exige um contínuo compromisso com o estudo e a atualização diária, devido à constante dinâmica das mudanças e à quantidade intensa de legislações que surgem a todo momento.

Não espere apenas que o seu gestor ou colega faça uma pergunta para então buscar o conhecimento necessário; antecipe-se sempre e busque aprimorar suas habilidades constantemente.

Embora saibamos que a rotina no Departamento Pessoal é agitada, dinâmica e intensa, é fundamental reconhecer que o estudo e a atualização são imprescindíveis para se destacar como um profissional diferenciado.

Ao investir no seu conhecimento e estar sempre atualizado sobre as novidades e mudanças na área, você se tornará um recurso valioso para a equipe e para a organização como um todo. Além disso, estará mais preparado para enfrentar os desafios e demandas do dia a dia.

Lembre-se de que o aprendizado é um processo contínuo e que cada nova informação adquirida é um passo importante para o seu crescimento profissional. Então, não deixe de dedicar um tempo regularmente para estudar e se manter atualizado, pois isso fará toda a diferença na sua carreira e na qualidade do seu trabalho no Departamento Pessoal.

3. Estabeleça processos

O Departamento Pessoal enfrenta uma era de constantes mudanças, que vão desde a legislação até os cálculos e formatos de trabalho. A mentalidade do “aperta botão” ou depender somente de “geradores de guia” já ficou no passado.

Para obter grandes resultados, é crucial ter processos bem definidos e estruturados, o que proporcionará diversos benefícios, tais como:

• Otimização de tempo
• Aumento da produtividade
• Redução de erros e multas

Acredite, muitos profissionais que se sentem sobrecarregados não estão enfrentando falta de mão de obra, mas sim a falta de processos bem estabelecidos. Avalie isso no seu dia a dia!

Pense na situação em que um novo integrante da equipe não sabe onde encontrar informações básicas para acessar o sistema de folha de pagamento, não consegue localizar a senha do empregador Web e tem dúvidas sobre quais documentos devem ser salvos na admissão. Esses são exemplos típicos e práticos da falta de um processo claro, o que pode dificultar os resultados e causar confusão.

Portanto, é essencial investir em recursos como softwares e planilhas, além de desenhar e documentar todos os processos. Isso garantirá que todas as etapas sejam seguidas de forma consistente, promovendo uma execução mais eficiente das atividades e mais produtividade no setor.

Além disso, considere a possibilidade de promover treinamentos internos para a equipe, a fim de garantir que todos estejam cientes e capacitados para seguir os processos estabelecidos.

4. Fique atento a datas e prazos importantes

No âmbito do Departamento Pessoal, o conhecimento e o cumprimento rigoroso dos prazos são fundamentais para uma boa prática. O setor deve estar profundamente familiarizado com os prazos de declarações, vencimentos de guias e outras obrigações relacionadas, para oferecer orientação precisa aos gestores e à equipe financeira.

Utilizar ferramentas de controle e estar sempre atualizado é essencial para evitar multas e juros elevados. Cumprir os prazos não apenas demonstra responsabilidade, mas também contribui para manter a credibilidade e a reputação da empresa perante os órgãos fiscalizadores e o mercado em geral.

Ao assegurar o cumprimento pontual das obrigações, o Departamento Pessoal fortalece sua importância estratégica na organização, garantindo o sucesso e a sustentabilidade do negócio.

5. Comunicação

Perceber como é difícil se comunicar com assertividade é essencial no Departamento Pessoal. Lidar com gestores, colaboradores e órgãos governamentais requer habilidades comunicativas, pois os ruídos e meios de comunicação variados são um verdadeiro desafio.

Para garantir uma comunicação eficaz, é importante estabelecer algumas práticas:

• Definir o principal meio de comunicação com o gestor;
• Estabelecer canais de atendimento aos colaboradores;
• Preferencialmente, estabelecer horários específicos para tirar dúvidas;
• Definir as formas de recebimento de solicitações, como admissão, rescisão e férias.

Além disso, é crucial que a comunicação interna entre a equipe seja clara e objetiva, resolvendo questões como:

• Definir responsabilidades, como quem emite o DARF de INSS ou transmite a DCTFWEB;
• Identificar o responsável pelos benefícios;
• Esclarecer a quem reportar problemas imediatos;
• Informar ao gestor o prazo necessário para processos admissionais.

Garantir a clareza nessas questões facilita a comunicação entre a equipe e promove resultados positivos no Departamento Pessoal. O investimento na melhoria da comunicação é fundamental para um trabalho eficiente e bem-sucedido, evitando mal-entendidos e promovendo uma colaboração mais harmoniosa.

6. Antecipe-se

O Departamento Pessoal lida com diversas situações burocráticas e prazos (conforme mencionado na dica 4). Nesse sentido, é essencial lembrar que “os imprevistos são previstos”. Todos estão sujeitos a imprevistos, como doenças ou problemas técnicos. Por isso, não deixe as tarefas para o último minuto.

Organize-se e antecipe suas atividades. Por exemplo, se o prazo máximo para enviar o eSocial é dia 15, não espere até o último dia. Assumir esse risco é perigoso. Planeje-se para evitar transtornos e garantir a eficiência das entregas.

7. Conte com Ferramentas Tecnológicas

É hora de abandonar papéis e caixas, pois o Departamento Pessoal está cada vez mais tecnológico e digital. O governo também tem adotado esse novo formato, com eSocial, CTPS Digital e outras mudanças.

Para manter o DP organizado, use softwares eficientes que proporcionem agilidade e segurança nas informações enviadas ao governo. Os sistemas devem estar preparados para lidar com as alterações na legislação e cálculos, evitando erros na folha de pagamento.

8. Faça pausas

É importante lembrar que descanso e lazer são necessidades básicas. Jornadas extensas não significam necessariamente mais resultados e produtividade. O foco deve ser realizar o trabalho com qualidade em menos tempo.

Faça pequenas pausas durante o dia, como tomar um café ou conversar com colegas. Esses momentos de descanso ajudam a recarregar as energias e possibilitam uma atuação mais estratégica. Mantenha seu Departamento Pessoal em dia e organizado, aproveitando essas pausas para garantir um trabalho mais eficiente e bem-sucedido.

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