Com a grande quantidade de aparato tecnológico existente, é difícil imaginar que uma empresa ainda exista sem softwares e sistemas de automatização de processos. Mas o que realmente significa a automação de tarefas dentro de uma empresa?

A automação de tarefas consiste basicamente em substituir tarefas humanas pelas automáticas fazendo também a integração entre sistemas e departamentos.

Esse processo oferece diversos benefícios à empresa como agilidade na troca de informações, eficiência nos processos, redução de custos, produtividade e mensuração concreta de dados durante e após todas as atividades sistematizadas.

1. Características da automatização de atividades

• Integração de sistemas e departamentos interdependentes
• Tarefa contínua e repetitiva
• Ausência ou diminuição da presença humana na realização da atividade
• Mensuração técnica de dados
• Eficiência durante a realização das atividades
• Segmentação de dados
• Segurança das informações prestadas

2. Quais atividades podem ser automatizadas

Diversas atividades podem ser modificadas dentro de uma empresa com o processo de automação de tarefas. Atividades do setor operacional, comercial e financeiro,como controle de coletas e entregas, emissão de documentos fiscais, faturamento, envio e retorno de cobrança para bancos, troca de dados com clientes via EDI e API de integração, etc.

E também gestão comercial. Saiba um pouco mais sobre estes dois exemplos citados:

Controle financeiro: Através de um sistema online, com gestão integrada você pode fazer a interação de departamentos que se relacionam dentro da sua empresa como o setor de vendas, orçamento e pagamento, por exemplo, além da gestão contábil e fiscal.

A automatização de atividades também se estende à recepção de notas fiscais, geração de relatórios e planilhas, e vários outros processos. Dessa forma, você fica livre de operar sistemas diferentes ou utilizar recursos humanos e financeiros o que gera mais ônus para o seu negócio.

Gestão comercial: é possível fazer uma interligação entre os departamentos financeiro e vendas com o cruzamento de dados e verificação de resultados. Além disso, você pode obter resultados mais precisos ao utilizar a ferramenta de e-mail marketing com a segmentação de contatos, atualização automática de preços e cotações.

3. Motivos para automatizar as atividades da sua empresa

Automatizar as atividades da sua empresa certamente trará muitos benefícios para o bom desempenho e crescimento do seu negócio. Veja agora por que você deve adotar o processo de automatização de processos.

Mais produtividade: As tarefas são otimizadas e realizadas em menos tempo. Em uma época em que tempo é uma moeda valiosa, esse benefício que você terá ao automatizar as atividades da sua empresa é muito vantajoso.

Redução de custos: O processo de automatização reduz tempo e gasto com treinamentos, diminui as horas extras do pessoal e inibe possíveis falhas humanas durante a execução das atividades.

Análise de resultados: Com a automatização de atividades, você terá acesso à mensuração exata de dados, podendo verificar a taxa de vendas realizadas, de adesão ao seu produto e assim realizar as correções necessárias.

Mais tempo: Com todos esses benefícios, sobrará mais tempo para você se dedicar à criação de outras estratégias da empresa, analisar desempenho e aprimorar a sua gestão.

Aumento dos lucros: A agilidade na realização das atividades, o corte de gastos, possibilidade de análise e correção de resultados e mais tempo disponível não poderiam gerar um resultado diferente senão o aumento dos lucros da sua empresa.

4. Redução de custos através da automação em logística

A automatização de processos reduz o tempo gasto para cada tarefa, o que representa uma redução de custos a longo prazo, garantindo um melhor custo-benefício para a realização das atividades do setor.

Além disso, com a possibilidade de deixar algumas tarefas para o sistema, os colaboradores podem direcionar seus esforços para outras atividades no local, reduzindo a necessidade de contratar outras pessoas para a realização do trabalho, diminuindo os custos com funcionários.

5. Satisfação do cliente

O resultado de todos os benefícios que falamos anteriormente? Uma maior satisfação do cliente. Quando todo o processo flui adequadamente, há uma produção de melhor qualidade, entregando um produto diferenciado para o cliente, sem avarias e defeitos.

Além disso, agiliza-se o processo de entrega, o que permite ao comprador ter o item desejado mais rapidamente em suas mãos. Sendo este um importante diferencial nos tempos atuais, nos quais as pessoas estão com um maior senso de urgência em relação às suas necessidades.

O resultado? Clientes mais satisfeitos tendem a ser fidelizados, bem como indicam sua organização para outros amigos, aumentando o número de vendas a longo prazo e melhorando a reputação da empresa no mercado.

A automatização de processos é essencial para a empresa que deseja se destacar no ramo de atuação do qual faz parte. A automatização de atividades garante o alcance maior de resultados devido à eficiência do processo. Além de oferecer a técnica e minimização de falhas, características típicas de um sistema informatizado.

Por isso, procure saber mais sobre os sistemas de automação de tarefas bem como o sistema com gestão integrada e de que forma estes processos podem lhe ajudar a controlar melhor todos os recursos da sua empresa.

5. Em resumo

• Com as tarefas automatizadas, os trabalhos repetitivos feitos por humanos, de qualquer departamento ou área da empresa, podem ser executados automaticamente por robôs (também conhecidos por bots ou trabalhadores digitais).  
• Fácil e barato de implementar.
• Reduza custos! Os bots executam tarefas 5x mais rápido do que humanos! 
• Elimine erros e duplicidade de trabalho. 
• Tenha bots operando 24 horas por dia, 7 dias por semana.  
• Padronize e aumente a qualidade dos produtos e serviços oferecidos. 
• Reduza custos operacionais e melhore a performance. 
• Libere funcionários de tarefas repetitivas para que se concentrem naquelas mais estratégicas.