Tornar-se um empreendedor exige o manejo de muitas funções e informações, além de uma boa pitada de coragem. Seja por medo, seja por excesso de cautela, para muitos Contadores, ainda é difícil dar esse passo.  Mas, uma vez tomada a decisão, é preciso pensar em uma sequência de etapas lógicas para seguir rumo ao sucesso. Hoje, vamos ajudar você a saber como escolher o melhor software de contabilidade para pequenas empresas.

Como já é de se imaginar, contratar um software contábil é um dos primeiros investimentos na abertura de uma empresa de contabilidade. Esse é um passo muito importante para garantir a organização, a segurança das informações e a produtividade desde o início.

Por isso, é muito importante que essa solução facilite a vida dos empreendedores iniciantes e seja adequada à realidade do negócio. Leia este artigo até o final para entender a importância de escolher o software certo. Também vamos fazer um checklist com 6 dicas valiosas que você precisa considerar na hora dessa decisão. Vamos lá?

Software de contabilidade para pequenas empresas: otimizar o tempo é a chave! 

Toda empresa busca otimizar processos, ou seja, investir menos recursos e aumentar o retorno. Isso se dá de diferentes maneiras, inclusive com a adoção de ferramentas automatizadas.

De acordo com o Mapa do Empreendedorismo na Contabilidade 2020, as maiores prioridades de gestão estratégica para os escritórios brasileiros em 2021 são captação de novos clientes, aumento de produtividade, integração de sistemas de gestão de clientes com o escritório e implantação de novas tecnologias.

Para alcançar esses objetivos, é preciso investir também na implantação de sistemas para o controle de processos e tarefas, como softwares de contabilidade. Tempo não é apenas dinheiro, também é a chave para alcançar metas e garantir o sucesso das operações.

Assim, você usa seu tempo se preocupando com estratégias, não preenchendo planilhas. Já vivemos na era da contabilidade digital, onde soluções inovadoras conseguem dar conta de processos puramente manuais e repetitivos dentro do segmento contábil. Por isso, utilizar o seu tempo de forma otimizada e eficiente gera mais resultados e mais valor ao cliente.

Características do software de contabilidade ideal

Para uma solução contábil ser ideal para pequenas empresas de contabilidade, é preciso que tenha, indispensavelmente, as três características a seguir. 

Totalmente web

Os sistemas 100% web surgiram para trazer muita mobilidade, agilidade e possibilidades para os Contadores, principalmente para autônomos e funcionários ou empreendedores de pequenos negócios.

Esse tipo de software não precisa de instalação em máquina, podendo ser acessado diretamente pelo navegador do computador ou notebook, em qualquer lugar do mundo e a qualquer hora do dia. Geralmente, esses modelos permitem acesso simultâneo, facilitando o trabalho remoto em home office.

Você deve ter percebido que o conceito é muito parecido com o uso de um drive em nuvem, a exemplo do Google Drive, porque é mesmo. A semelhança continua, inclusive, em relação à tecnologia de armazenamento que também é em nuvem.

Automatizado

Um dos pontos cruciais de uma solução para Contadores é fazer com que você aumente sua produtividade e ganhe tempo de qualidade. E isso só é possível com processos automatizados.

Dessa forma, o software precisa ser inteligente e aprender progressivamente com a realização dos processos. De acordo com as parametrizações e mapeamentos autônomos disponíveis, é garantida melhor usabilidade e padronização na execução das atividades baseados na legislação vigente, evitando erros manuais.

Emitir notas, analisar relatórios, importar informações do e-Social, fazer escriturações e outros nunca mais será o mesmo. Claro, pois será possível fazer tudo isso com precisão em questão de poucos minutos.

Bom custo-benefício

O seu negócio pode estar partindo totalmente do zero e isso é bem comum. Então, você sabe a importância de cada centavo investido nesse momento. A solução perfeita para a sua realidade precisa atender todas as suas necessidades e ainda ter um preço que você pode pagar. É importante que esses dois aspectos (valor x preço) estejam balanceados.

Apenas para ressaltar: valor é o que um produto ou serviço entrega de benefício ao usuário ou cliente, e preço é a quantia em dinheiro paga por esse produto ou serviço.

6 aspectos técnicos para você sempre analisar

Considerando tudo que já foi dito, preparamos um checklist valioso com 6 aspectos que você deve sempre analisar antes de contratar um sistema contábil para a sua pequena empresa e garantir um bom negócio.

1 – Integração

Confira se o software é integrado com Contábil, Fiscal, Pessoal e Financeiro. Essa característica vai facilitar muito o seu dia a dia, pois garante que todos esses processos fiquem alinhados entre si e a informação seja processada de forma mais fluida e segura, para que nada se perca no meio do caminho.

Trabalhar com um software diferente para cada processo torna o seu trabalho mais demorado, caro e menos seguro. A integração permite uma melhor experiência para o usuário e para o seu cliente.

2 – Suporte

Quem nunca ficou pendurado no telefone por longos minutos, até horas, esperando que as suas dúvidas ou problemas fossem sanados? Ter uma equipe especializada, eficiente e atenciosa para te atender em caso de necessidade faz toda a diferença! Não abra mão disso.

O papel do suporte vai muito além do operacional. O ideal é que ele também seja consultivo e orientativo na busca de soluções para os problemas tanto do seu cliente, quanto do seu negócio contábil. 

3 – Treinamento 

Já existem sistemas bem intuitivos, feitos para facilitar a vida dos Contadores, mas que acabam sendo subutilizados pela falta de conhecimento do usuário. A solução ideal precisa oferecer treinamento sobre como utilizar bem esse software em todas as suas possibilidades. Esse ponto é muito importante para a qualificação e o alinhamento da equipe da empresa contábil.

4 – Compliance

É importante você se certificar de que o sistema esteja adequado às normas legais e regulamentares em vigência, principalmente no Brasil onde elas mudam constantemente. Ou seja, estar em conformidade fiscal, trabalhista, contábil, assim como atualizado às Normas Brasileiras de Contabilidade, à Legislação Fiscal etc.

Esse é um ponto básico e imprescindível na tomada desta decisão. Você precisa se sentir seguro e assegurar que seu cliente não sofra com transtornos futuros, como multas e processos, e sua empresa tenha que arcar com essa responsabilidade.

5 – Mobilidade

Esse aspecto é um reforço do que já mencionamos antes neste artigo. A mobilidade diz respeito às possibilidades de acesso ao software. Para pequenas empresas, a melhor opção é um sistema totalmente web, com armazenamento na nuvem. Não abra mão disso!

Como já falamos, ele pode ser acessado diretamente pelo navegador do computador ou notebook, em qualquer lugar do mundo e a qualquer hora do dia. Além de permitir acesso simultâneo e facilitar o trabalho remoto em home office. Esta mobilidade vai dar o conforto e a segurança que você precisa.

6 – Segurança da informação

A empresa que fornece o software de contabilidade protege bem seus dados? Vivemos na era da tecnologia onde há uma grande valorização dos dados pessoais e, consequentemente, isso acaba gerando muitos vazamentos e ataques hackers. Acrescente também a segurança da informação ao seu checklist pessoal.

Dica bônus!

Nada melhor do que ser atendido por quem conhece nossas necessidades, certo? Por isso, aposte em empresas com tradição de mercado. Essas marcas já aprenderam muito com as rotinas e adversidades e têm a experiência para lidar com tudo o que você precisa.

Dessa forma, a sacada é olhar para os casos de sucesso. Quem essa empresa já atendeu? Quem ela atende? O que esses clientes conquistaram através dela? O que eles têm a dizer sobre a empresa? Tente fazer essa pesquisa através de amigos e colegas de profissão ou avaliando a reputação da empresa na internet. 

Conheça o Fortes Web, a solução ideal para você 

Depois de tantas dicas, esperamos que você consiga fazer a escolha certa para a sua pequena empresa de contabilidade. Se você quiser aceitar só mais um conselho, sugerimos que conheça o Fortes Web, o melhor software 100% web do mercado.

Desenvolvido pela equipe da Fortes Tecnologia, empresa com mais de 30 anos de história no segmento de inovação tecnológica para Contadores, o Fortes Web possui todos os pré-requisitos mencionados e muito mais para melhorar a sua vida profissional. E tudo isso com o preço que cabe no seu bolso, pois você paga apenas pelos clientes que tem. 
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