Como anda o gerenciamento dos documentos fiscais na sua empresa? Além de cumprir todas as obrigações previstas pelos protocolos fiscais brasileiros, é fundamental que seu negócio usufrua de uma infraestrutura interna de processos eficaz. Isso garante que todos os tributos vinculados à organização estejam em dia com o Fisco.

Mas quais seriam as particularidades dos principais documentos fiscais e, principalmente, qual é a melhor forma de gerenciá-los? Fique por dentro das respostas e transforme sua empresa em uma organização alinhada com o futuro!

Principais documentos fiscais e suas particularidades

A complexidade da legislação tributária adotada no Brasil exige uma organização e gestão capaz de deixar tudo no seu devido lugar. Caso contrário, a empresa tende a se perder e, pior, ficar com pendências relacionadas ao recolhimento de tributos. As consequências, como se sabe, são a emissão de multas e o desequilíbrio fiscal.

Para que seu negócio fique bem longe desses e de outros transtornos, você precisa ficar atento aos aspectos específicos de cada um dos seguintes itens.

NF-e

De todas as siglas exibidas aqui, sem dúvida, a NF-e (nota fiscal eletrônica) é a mais conhecida. Praticamente símbolo do SPED (Sistema Público de Escrituração Fiscal), a NF-e surgiu com o intuito de ocupar o lugar das notas fiscais 1 e 1A. Os impostos atrelados a ela são os seguintes:

• PIS;
• COFINS;
• ICMS;
• IPI.

Para que uma NF-e seja gerada, basta que uma pessoa jurídica exerça atividades comerciais, como reparos, baixas de estoque, vendas e outras transações correlatas.

NFS-e

Enquanto a NF-e está atrelada ao registro de operações comerciais, a NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) cumpre a função de lançar todas as atividades ligadas à realização de algum serviço. A partir desse documento fiscal, os municípios de origem envolvidos na prestação do serviço conseguem cobrar o ISS (Imposto Sobre Serviços).

Por se tratar de um tributo municipal, vale destacar que o ISS segue legislações tributárias específicas. Isso porque todas as cidades têm autonomia na elaboração do formulário de declaração e na alíquota (situada entre 2% e 5%) utilizada no cálculo.

Diante de tudo isso, é aconselhável reservar um tempo na agenda para ler a lei tributária do município onde a sua empresa está localizada. Igualmente importante é o acompanhamento de eventuais atualizações da referida legislação — cuidado que deve ser tomado com qualquer tributo, inclusive.

Cupom Fiscal

O tradicional Cupom Fiscal, por sua vez, tem o propósito de gerar o ICMS devido a cada transação comercial efetuada por organizações do setor varejista. De maneira similar ao que acontece com o ISS, o ICMS é controlado de acordo com interesses e regras estabelecidas por cada unidade federativa.

Em determinados estados, as empresas devem imprimir o Cupom Fiscal em um dispositivo criado para esse fim. Alguns deles vão além, regulando os moldes nos quais esses documentos podem ser geridos via software. Como é de se esperar, a equipe tributária das organizações que emitem Cupom Fiscal precisa ficar atenta a esses pontos.

NFC-e

Versão eletrônica do Cupom Fiscal, a NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) foi criada para facilitar a operação. Na prática, isso se reflete na flexibilidade de impressão, já que o procedimento independe de uma impressora específica. O uso do dispositivo também é livre da necessidade de anuência do estado para tal.

CT-e

Todo transporte de mercadorias entre estados ou municípios implica a emissão de um CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) equivalente. Em termos fiscais, esse documento fiscal unifica todos os anteriores, que representavam os modais (aquaviário, rodoviário, ferroviário, dutoviário e aéreo) de deslocamento de produtos.

Com padronização ímpar, o CT-e é válido em todas as unidades do território brasileiro. A uniformização faz com que o acompanhamento e fiscalização das movimentações de cargas pelo país seja muito mais ágil e efetiva. Por fim, vale ressaltar que a emissão do CT-e está atrelada ao:

• PIS;
• COFINS;
• SEST/SENAT;
• ICMS.

MDF-e

Após o desenvolvimento do MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais), o intervalo de espera nos postos de fiscalização foi consideravelmente reduzido. Além de conter todos os dados inerentes à NF-e e CT-e, o MDF-e contempla uma série de informações a respeito do transporte, como:

• especificações do veículo usado;
• motorista encarregado da operação;
• origem e destino da carga.

Ainda com relação ao MDF-e, é importante dizer que a obrigatoriedade de apresentação do documento nos postos fiscais é relativamente recente (início em 2014). Caso o motorista chegue a um ponto de parada e não estiver munido do item exigido, a empresa tende a ser multada — sob risco de ter o veículo de transporte apreendido pelos fiscais.

Software para gestão de documentos fiscais eficiente

Boa parte do crescimento das organizações atualmente se deve à introdução de soluções tecnológicas. As empresas que já usufruem dos benefícios proporcionados pela automatização de processos têm muito a comemorar.

A partir de uma cultura pautada na inovação, você pode levar a tecnologia às mais variadas áreas da sua empresa e empregá-la das mais diversificadas maneiras. Nesse sentido, imagine a possibilidade de gerir cada um dos documentos mencionados por meio de um software intuitivo, fácil de usar e rápido.

Não há complexidade do sistema tributário brasileiro que justifique a continuidade de uma gestão lenta e antiquada. Com o software ideal, seu escritório contábil receberá as seguintes vantagens.

Aumento da produtividade dos colaboradores

Livres de tarefas mecânicas e repetitivas, os funcionários do escritório poderão se voltar a atividades que agreguem valor à empresa. Assim, fica mais fácil implantar um arquétipo organizacional direcionado ao sucesso do cliente.

Ampliação da segurança do armazenamento de dados

Não se trata apenas de um ganho associado à velocidade dos processos internos, pois um software de gestão fiscal também amplia a margem de segurança dos arquivos. Para isso, basta que eles sejam enviados a servidores em nuvem, plenamente atualizados com os mais recentes recursos de proteção contra interceptação de dados.

E se, além de tudo isso, você pudesse contar com um software que oferecesse:

• layout diferenciado;
• escrituração fiscal automática;
• download automático de arquivos XMLS e sem falhas;
• armazenamento de dados em um data center da Amazon — desfrutando do que há de melhor em tecnologia de ponta.

Com tanta tecnologia à disposição do gerenciamento dos documentos fiscais da sua empresa, finalmente será possível realizar mais atividades em menos tempo.

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